Zajímá vás, co přesně znamená zkratka DMS? Co všechno se pod zkratkou DMS skrývá a jak to může firmě pomoci se správou dokumentů?
Zkratka DMS znamená Document Management System. Jde tedy o systém, který je určený pro správu dokumentů. Takový nástroj slouží nejen pro správu všech firemních dokumentů, ale také pro jejich schvalování nebo bezpečné uložení. Pod zkratkou DMS si tak můžete zkrátka představit řešení pro efektivní práci s dokumenty.
Proč vůbec řešit DMS? Každý firemní dokument má svůj životní cyklus. A někdy si dokument dělá “co chce”, což pro firmu není žádoucí. Někdo dokument stvoří, někdo ho schvaluje a jiní ho zase připomínkují. Pokud jde o papírový dokument, je jeho správa poměrně komplikovaná. Zvlášť, když firma řeší ročně desetitisíce různých dokumentů, jako jsou faktury, dodáky apod.
Zkratka DMS by vás měla zajímat ve chvíli, kdy vám papírová správa dokumentů nestačí. Stačí si představit, když dokument někam založíte, nebo omylem skartujete. Je nadobro pryč. Proto je mnohem výhodnější elektronická správa dokumentů, která je jednodušší, efektivnější a úspornější.
Pokud teprve zjišťujete, co znamená zkratka DMS, pravděpodobně neznáte všechny výhody DMS systémů. Některé jsme uvedli výše. Jenže mnoho firem nedokáže docenit celou přidanou hodnotu DMS. Není to jenom o tom, že dokument uložíte třeba do cloudu.
Hlavní předností DMS je procesní řízení při práci s dokumenty. Zjednodušeně řečeno to znamená, že d vstupu do firmy je celý životní cyklus dokumentu veden procesem s konkrétními aktivitami, z nichž vycházejí úkoly. To vše pomocí snadno nastavitelných pravidel a systému přidělování práv.
Při vstupu dokumentu do procesu se přidávají základní metadata, která znamenají základní evidenční informace. Na základě těchto údajů se vyhodnocuje, jak se proces bude krok za krokem chovat. Pokud chcete zjistit, jak funguje Document Management System, klikněte sem.
Ještě ve firmě ručně přepisujete faktury? Stojí vás to hromadu času, který byste jinak mohli využít efektivněji? Jednoduché řešení vás může posunout od manuálního kontrolování a zadávání údajů k…
Přemýšlíte, zda využít některou z aplikací na digitalizaci účetnictví v cloudu? Nebo jestli rovnou sáhnout po řešení, které si poradí s digitalizací všech dokumentů ve firmě? Zjistěte, v jakých…
Přehledný zápis z porady je důležitý, protože z něj vyplývají další úkoly pro celý tým. Pokud tohle nefunguje, vznikají zbytečné komplikace, nedorozumění a problémy se splněním úkolů. Zjistěte, jak…
