Jak na vytěžování dat z dokumentů? Návod pro každou firmu

V dnešní době je pro většinou firem důležitá efektivita všech procesů. Přesto se stále při vytěžování dokumentů setkáte s manuálním procesem, kdy pracovníci dokumenty čtou a ručně přepisují informace. Možná, že se tenhle způsob vytěžování hodí pro malé množství dokumentů. Podle nás by však každá společnost měla uvažovat o nějakém způsobu efektivního vytěžování. 

Ruční vytěžování je zbytečně časově náročné a vede k chybovosti a k neefektivitě při práci s větším objemem dat. Na druhou stranu s využitím kvalitního OCR systému lze převést dokumenty, jako jsou například faktury, velmi rychle, bez chyb a bez vstupu člověka do procesu. 

V téhle problematice se často pletou dva pojmy a zaměňují se termíny digitalizace a vytěžování dat. Velmi zjednodušeně lze za digitalizaci dokumentů považovat spíše prosté naskenování dokumentu do digitální podoby, například do PDF souboru. Takto digitalizované dokumenty si můžete jen prohlížet nebo je posílat dál. A pokud je potřeb data z takových dokumentů dostat například do ERP systému, je nutné data vytěžit. 

A tady přichází na řadu právě vytěžování dat z dokumentů, jako jsou faktury nebo třeba smlouvy. Při vytěžování OCR software rozpozná znaky a převede tištěný text do digitálního dokumentu se strukturovanými daty. S těmi je pak možné dále efektivně pracovat. 

Nejpoužívanější a nejúčinnější technologií pro vytěžování dat z dokumentů je optické rozpoznávání znaků – OCR (Optical Character Recognition). S využitím šikovného systému lze dokumenty zpracovat automaticky. Mezi hlavní výhody OCR řešení patří například:

• Zpracování bez nutnosti zásahu uživatele – Plně automatický průchod dokumentu bez zásahu uživatele v případech, kdy si je systém 100% jistý.
• Chytrý, učící se algoritmus – Algoritmus učící se v průběhu času – vylepšení výsledků při automatickém vytěžování dat.
• Automatická kontrola vytěžených údajů – Automatická validace vytěžených i zadaných údajů s vyznačením chybových hodnot.

První fází při automatickém vytěžování dokumentů je příprava dat. Probíhá převod dokumentů do vhodného formátu, obvykle do elektronické podoby. Následuje rozpoznávání znaků nebo obrázků. Během segmentace dokumentu OCR software rozdělí dokument do bloků. Analyzuje obsah každého bloku za účelem extrakce relevantního textu či obrázků. 

Následuje identifikace entit, jako jsou jména, čísla, data, místa nebo jiné specifické informace. Proces pokračuje extrakcí klíčových informací, strojovým učením a klasifikací dokumentů. V závěrečné fázi vytěžování dat je na řadě validace dat a korekce chyb.

Když pak software na vytěžování propojíte se svým účetním nebo jiným interním systémem, automaticky vám příslušná data z dokumentu doplní do těch správných kolonek v softwaru. Tím si ušetříte spoustu práce. Typickým případem je automatické zpracování faktur.

K vytěžování dokumentů vám postačí většina klasických kancelářských skenerů či all-in-one tiskáren. Pro úspěšnou digitalizaci potřebujete skener s rozlišením alespoň 300 × 300 DPI. Pro hladkou a bezchybnou digitalizaci je vhodný skener s co nejvyšším rozlišením. Nejlepší ale je, když vám partneři posílají dokumenty rovnou elektronicky. 

Pro základní použití lze využít například program ABBYY FineReader, který umožňuje převod obrázků dokumentů do digitálních, editovatelných formátů, zejména do aplikace Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint. 

Pro firmy jsou ale vhodnější robustní řešení, specializovaná na vytěžování dat z dokumentů a jejich správu. Mezi ta nejlepší patří naše DOCU-X. 

Podívejte se, jak naše řešení na vytěžování dat a správu dokumentů pomáhá firmám v praxi: