Práce z domu je pro mnohé firmy a její zaměstnance čárou přes rozpočet. Řada interních procesů neodpovídá specifickým podmínkách home office. Týká se to i správy firemních dokumentů. Nastává správná chvíle, kdy minimálně popřemýšlet o digitalizaci. Jaké mají výhody DMS a OCR systémy, které zůstanou firmě i po “době virové”?
Vytisknout dokument, vstát od počítače, jít přes 3 kanceláře k tiskárně, vzít dokument, podepsat, donést šéfovi do kanceláře ke kontrole, zanést zpátky do systému…
Uf. Náročná práce, která je sama o sobě velmi zdlouhavá a neefektivní. Aktuálně v “době virové” pro mnoho firem také nemožná – kdo může, raději pracuje z domu, aby neriskoval zdraví své i ostatních.
Jenže kdo teď udělá tu černou práci, když kancelář zeje prázdnotou?
Digitální řešení správy dokumentů je teď na místě. Mnohem víc než kdykoliv předtím. Práce z domu by vás neměla připravit o možnost pracovat s firemními dokumenty.
Řešením jsou DMS systémy (systémy pro digitální správu dokumentů), které umožňují bezpečný vzdálený přístup ke všem dokumentů, se kterými firma přichází denně do styku.
A vůbec nevadí, že účetní teď pracuje doma v bytě na Praze 5 a projektový manažer se rozhodl zpříjemnit si home office pobytem na chalupě v Jizerkách. Díky elektronické správě dokumentů mají různí uživatelé přístup definovaný na základě rolí odkudkoliv.
Co takový DMS systém například umí?
To pomáhá významně zefektivnit procesy při nakládání s dokumenty a jejich výměně v týmech, což zásadně usnadňuje práci z domova.
V praxi to znamená, že se dokumenty snadno dostanou ke kolegům v týmu. Získat stanovisko je tak velmi rychlé a další distribuce jednoduchá.
OCR (systém pro automatické vytěžování dat z dokumentů) a DMS systémy si poradí s různými typy dokumentů, například:
Ukažme si ale systém na fakturách, které patří mezi nejběžnější dokumenty v každé firmě.
Zapomeňte na běžnou kancelářskou praxi, kdy každá jednotlivá faktura prochází rukama účetní. A to i několikrát.
Díky digitalizaci není třeba faktury ručně zadávat do systému. OCR systém faktury automaticky vytěží a založí je do DMS systému a zároveň do účetního softwaru. Příchozí faktura nekoluje ve firmě v papírové podobě a není proto třeba nutně sedat v kanceláři. Vše jde řešit pohodlně z home office díky řízenému přístupu.
Představte si, že takto efektivně pracujete se všemi firemními dokumenty. Chcete vědět víc?
Čím více dokumentů firma využívá, tím více roste potřeba mít v nich pořádek. Zjistěte, v čem tkví kouzlo a potřeba systému pro správu dokumentů a jaké má funkce.
Digitalizace účetnictví se v poslední době často skloňuje. Víte, co to vlastně digitalizace účetnictví je? Jak zautomatizovat účetní procesy? Jaký je rozdíl mezi účetnictvím v cloudu a účetnictvím s…
Jak ve firmě řešíte procesy? Rozlišujete projekty a procesy? Chcete efektivně řídit firmu a mít zmáknutou opakující se práci? Zjistěte, jak nastavit procesy, co to obnáší a jaké k tomu potřebujete…
