Jak mít v dobách home office firemní dokumenty stále pod kontrolou?

Vytisknout dokument, vstát od počítače, jít přes 3 kanceláře k tiskárně, vzít dokument, podepsat, donést šéfovi do kanceláře ke kontrole, zanést zpátky do systému… 

Uf. Náročná práce, která je sama o sobě velmi zdlouhavá a neefektivní. Aktuálně v “době virové” pro mnoho firem také nemožná – kdo může, raději pracuje z domu, aby neriskoval zdraví své i ostatních. 

Jenže kdo teď udělá tu černou práci, když kancelář zeje prázdnotou?

Digitální řešení správy dokumentů je teď na místě. Mnohem víc než kdykoliv předtím. Práce z domu by vás neměla připravit o možnost pracovat s firemními dokumenty. 

Řešením jsou DMS systémy (systémy pro digitální správu dokumentů), které umožňují bezpečný vzdálený přístup ke všem dokumentů, se kterými firma přichází denně do styku. 

A vůbec nevadí, že účetní teď pracuje doma v bytě na Praze 5 a projektový manažer se rozhodl zpříjemnit si home office pobytem na chalupě v Jizerkách. Díky elektronické správě dokumentů mají různí uživatelé přístup definovaný na základě rolí odkudkoliv. 

Co takový DMS systém například umí? 

• Systematický přístup k dokumentům.
• Nastavení jasných odpovědností za dokumenty a přístupových práv k dokumentům.
• Automatizace oběhu dokumentů s Workflow. 
• Zabezpečení proti ztrátě a zničení dokumentů. 
• Rychlé a efektivní vyhledávání. 
• Propojení s ERP, CRM a dalšími systémy. 

To pomáhá významně zefektivnit procesy při nakládání s dokumenty a jejich výměně v týmech, což zásadně usnadňuje práci z domova. 

V praxi to znamená, že se dokumenty snadno dostanou ke kolegům v týmu. Získat stanovisko je tak velmi rychlé a další distribuce jednoduchá.

OCR (systém pro automatické vytěžování dat z dokumentů) a DMS systémy si poradí s různými typy dokumentů, například: 

• Interní směrnice. 
• Evidence a schvalování smluv. 
• Distribuce dokumentů pro nové zaměstnance. 
• Správa ISO dokumentace. 
• Evidence došlé pošty apod. 

Ukažme si ale systém na fakturách, které patří mezi nejběžnější dokumenty v každé firmě. 

Zapomeňte na běžnou kancelářskou praxi, kdy každá jednotlivá faktura prochází rukama účetní. A to i několikrát. 

Díky digitalizaci není třeba faktury ručně zadávat do systému. OCR systém faktury automaticky vytěží a založí je do DMS systému a zároveň do účetního softwaru. Příchozí faktura nekoluje ve firmě v papírové podobě a není proto třeba nutně sedat v kanceláři. Vše jde řešit pohodlně z home office díky řízenému přístupu. 

Představte si, že takto efektivně pracujete se všemi firemními dokumenty. Chcete vědět víc?