Co je to řízená dokumentace a jak efektivně na to?

Z hlediska systému pro řízení dokumentace jsou právě řízené dokumenty pro firmy zásadní. Jde o veškeré dokumenty, které vyžaduje systém managementu jakosti a podléhají procesnímu řízení. 

Mezi řízené dokumenty patří na jedné straně dokumenty interní, které jsou vytvořeny uvnitř organizace jejími zaměstnanci. Na druhé straně stojí dokumenty externí vytvořené vně organizace, např. dodavateli. 

Kromě řízených dokumentů jsou obvykle součástí také dokumenty, které nepodléhají procesu řízení. Nemusí tedy splňovat dané úpravy. 

Prohlédnout řešení pro řízení firemní ISO dokumentace>>

Řízená dokumentace znamená, že dokumenty podléhají pevnému životnímu cyklu, který zahrnuje celý proces od vytvoření, uvolnění až po archivaci. Jednoduše se dá říci, že dokumenty zkrátka nejde jenom tak mazat a zakládat. Řízené dokumenty by měly procházet předem naplánovaným procesem. Typickým příklad řízené dokumentace jsou směrnice, normy nebo výrobní dokumentace. Tedy dokumenty, u kterých je nutné vědět, od kdy do kdy jsou platné verze, podle níž se musí postupovat. 

Řízená dokumentace dovoluje organizacím mít pod kontrolou různé verze dokumentů. Takových, podle kterých se někdo nebo něco řídí. V těchto případech musí být jasné, jaká verze je platná, kdy vyprší platnost nebo kdy musí jít k archivaci. Jde třeba o výše zmíněné výrobní postupy, ISO dokumentaci nebo manuály. 

Každý řízený dokument musí být vytvořen na základě jasně určeného a dokumentovaného postupu. Při vytvoření řízeného dokumentu jsou určeny osoby zodpovědné za jeho vytvoření, ověřování a schválení. Od okamžiku vytvoření do okamžiku používání prochází připomínkovacím cyklem. 

V případě, že osoba zodpovědná za ověřování řízeného dokumentu vypracuje připomínky, je třeba zajistit jejich zaslání autorovi dokumentu, který je povinen na základě těchto připomínek dokument přepracovat. Nemá-li ověřovatel žádné připomínky k dokumentu je tento podstoupen schvalovateli, který k němu taktéž může vypracovat připomínky nebo jej schválit. Dokument se stává aktuálním v okamžiku schválení, čímž se zároveň stává jeho předchozí verze neplatnou. 

Mezi řízené externí dokumenty řadíme dokumenty potřebné pro činnost organizace, které nebyly vytvořeny organizací. To mohou být například výkresy zákazníků, požadavky zákonů a norem nebo vyhlášky. Tyto dokumenty nepodléhají reviznímu řízení, přesto musí být určena osoba odpovědná za jejich aktuálnost a distribuci. 

Důležitost řízení dokumentace vystihuje celá řada produktů a služeb, které jsou za tímto účelem vytvořené. Moderní firmy a organizace už dávno vyměnily fyzické řízení dokumentů za digitální. 

Automatizace procesů je totiž základním kamenem moderního řízení. Tento způsob se nemůže vyhýbat ani takovému procesu, jako je správa dokumentů v organizaci. Jedná se o efektivní systém podpory správy a oběhu dokumentů, který bude jednoduše integrovatelný, nasaditelný, nejlépe customatizovatelný (modulární multifunkční balík aplikací ovládaných přes webový prohlížeč) a škálovatelný tak, aby pokryl veškeré požadavky organizace.

Řešení pro řízení dokumentace může mít podobu aplikace nebo on-premise. Zásadní je, že efektivní řešení umožňuje nahradit zdlouhavé a problematické papírové potvrzování dokumentů elektronickým způsobem. Výhody řešení pro elektronické řízení dokumentace jsou pak například: 

• Účinné vyhledávání – rychlé, přehledné a přesné vyhledávání podle jednotlivých atributů strukturování dokumentů - dokument může být složen z libovolného počtu souborů, jiných dokumentů nebo částí dokumentů.
  
  
• Klasifikace dokumentů – pomocí uživatelsky definovaných atributů dokumentů.
  
  
• Verzování dokumentů – úplné verzování, všechny starší verze dokumentů jsou uchovány a lze se k nim kdykoliv vrátit.
  
  
• Workflow a stavové řízení – definuje posloupnosti činností při práci s dokumenty, každý dokument má definovaný životní cyklus a jednotlivé stavy v tomto cyklu, jimiž prochází.
  
  
• Notifikační – upozorňuje na např. překročení časových lhůt, změny stavů, atd.
  
  
• Bezpečnost – definice přístupových práv a rolí, možnost autorizace všech činností v systému, možnost použití bezpečnostních certifikátů, elektronických podpisů.
  
  
• Dokonalý přehled o dokumentaci.
  
  
• Rychlý přístup k potřebným informacím, ke zněním jednotlivých dokumentů.