Důležitost řízení dokumentace vystihuje celá řada produktů a služeb, které jsou za tímto účelem vytvořené. Moderní firmy a organizace už dávno vyměnily fyzické řízení dokumentů za digitální.
Automatizace procesů je totiž základním kamenem moderního řízení. Tento způsob se nemůže vyhýbat ani takovému procesu, jako je správa dokumentů v organizaci. Jedná se o efektivní systém podpory správy a oběhu dokumentů, který bude jednoduše integrovatelný, nasaditelný, nejlépe customatizovatelný (modulární multifunkční balík aplikací ovládaných přes webový prohlížeč) a škálovatelný tak, aby pokryl veškeré požadavky organizace.
Řešení pro řízení dokumentace může mít podobu aplikace nebo on-premise. Zásadní je, že efektivní řešení umožňuje nahradit zdlouhavé a problematické papírové potvrzování dokumentů elektronickým způsobem. Výhody řešení pro elektronické řízení dokumentace jsou pak například:
- Účinné vyhledávání – rychlé, přehledné a přesné vyhledávání podle jednotlivých atributů strukturování dokumentů - dokument může být složen z libovolného počtu souborů, jiných dokumentů nebo částí dokumentů.
- Klasifikace dokumentů – pomocí uživatelsky definovaných atributů dokumentů.
- Verzování dokumentů – úplné verzování, všechny starší verze dokumentů jsou uchovány a lze se k nim kdykoliv vrátit.
- Workflow a stavové řízení – definuje posloupnosti činností při práci s dokumenty, každý dokument má definovaný životní cyklus a jednotlivé stavy v tomto cyklu, jimiž prochází.
- Notifikační – upozorňuje na např. překročení časových lhůt, změny stavů, atd.
- Bezpečnost – definice přístupových práv a rolí, možnost autorizace všech činností v systému, možnost použití bezpečnostních certifikátů, elektronických podpisů.
- Dokonalý přehled o dokumentaci.
- Rychlý přístup k potřebným informacím, ke zněním jednotlivých dokumentů.