Business Process Management. Proč a jak?

Business process management je praxe modelování, optimalizace a analýzy komplexních podnikových procesů, díky kterými si jednodušeji a efektivně splníte strategické obchodní cíle. Metodika business process managementu (BPM) se aplikuje na úkoly a procesy, které se často opakují nebo jsou předvídatelné. 

Jednoduše řečeno můžete pomocí business process managementu najít způsob, jak celkově zlepšit účinnost fungování firmy, snížit náklady, chybovost a podpořit úsilí vedoucí k digitální transformaci. 

• Business process management je proces, se kterým můžete optimalizovat postupy a obchodní strategie, abyste zákazníkům dodávali lepší produkty a služby.
  
  
• Business process management je komplexní. Zahrnuje hodnocení a koordinaci všech lidí, vstupů, výstupů, informací, pracovních postupů a technologií, které tvoří proces a vytvářejí konkrétní výsledek.
  
  
• BPM zahrnuje použití technologie nebo softwaru ke zlepšení procesů. Business process management však není jen technologie samotná. .
  Business process management vyžaduje vizi, důslednost a nastavení cílů. Pokud chcete ve firmě optimalizovat procesy a implementovat nová řešení, bez toho se nehnete.
  
  
• Business process management zahrnuje automatizaci. Ale jenom v tom případě, že to pro firmu dává smysl a když pomáhá dosáhnout obchodních cílů. 

Efektivní řízení podnikových procesů je zásadní pro úspěch každého podniku. BMP lze zapojit prakticky do jakéhokoliv procesu v mnoha oblastech, například ve financích, HR nebo při evidenci zakázek. S užitečným řešením si můžete vytvořit formulář na cokoliv a jednoduše si nadesignovat celý proces a automatizovat ho. Pokud k tomu máte správné nástroje. 

Příkladem mohou být interní požadavky zaměstnanců. Představte si, že ve firmě máte 300 zaměstnanců, využíváte ERP systém, ale požadavky svých zaměstnanců řešíte stále papírovými žádankami nebo e-mailovou komunikací. Je jasné, že takový proces zabere spoustu času, který by šlo využít pro důležitější úkoly. S využitím BMP jako nástavby nad DMS a ERP systémem získáte procesní platformu, která bude v rámci schvalovacích procesů fungovat digitálně a automatizovaně. 

1. Analýza – Prvním krokem k optimalizaci procesů je analýza současného stavu. Je nutné zvážit, co funguje a kde je třeba řešit nějaký problém. Zároveň je důležité odhalit, jak to všechno souvisí s dalšími úkoly nebo procesy.
   
   
2. Modelování – Jde o hledání cesty ke zlepšení procesů a k návrhu ideální implementace. Pomocí procesního modelu prozkoumáte, jak by business process management fungoval v praxi v různých scénářích.
   
   
3. Realizace – Jakmile je proces namodelován, můžete implementovat změny. Nezapomeňte zdokumentovat, co se změnilo a proč.
   
   
4. Monitoring – Po implementaci nového procesu jej budete muset sledovat, abyste zjistili, zda došlo ke zlepšení. Shromažďujte data pro měření pokroku v porovnání s obchodní strategií. Vidíte zvýšení efektivity? Snížily se náklady? Jsou produkty dodávány rychleji?

Optimalizujte a automatizujte. Jakmile na proces použijete metodologii BPM, budete jej muset neustále monitorovat a zlepšovat. Optimalizace může nějakou dobu trvat a metriky se můžou měnit. Proto by mělo zavedení business process managementu probíhat průběžně.

Je třeba si ujasnit, že business process management není technologie. Je to praxe, kterou provádějí lidé. Nástroje a další automatizaci je však vhodné použít  k implementaci identifikovaných vylepšení procesů. Automatizace pomáhá zefektivnit podnikání tak, aby se snížily náklady, složitosti a chyby. 

BPM je metodika, která vám umožňuje lépe porozumět vašim komplexním obchodním procesům. Automatizaci obchodních procesů lze použít k průběžné kontrole a rozvoji efektivity.

BPM umožňuje efektivnější modelování procesů

To znamená identifikovat počáteční a koncové body, stejně jako jakékoliv úkoly nebo aktivity, které se vyskytují v rámci procesu. Zároveň je důležité porozumět roli procesu v rámci oddělení a také tomu, kdo práci dělá. Pokud jsou některé z těchto prvků nejasné, je třeba je zkontrolovat a/nebo definovat, než bude možné proces optimalizovat.

Business process management identifikuje příležitosti k optimalizaci

Jakmile je proces organizován a pochopen, je pravděpodobné, že některé prvky nefungují tak dobře, jak by mohly – nebo možná výstup procesu postrádá konzistenci nebo kvalitu. Optimalizace se týká provádění vylepšení procesu. 

BPM stanovuje metody měření a monitorování

Mít přehled o tom, jak procesy fungují – a jak dobře fungují – je ústřední složkou jakékoli strategie BPM. Sledováním stavů, KPI a dalších metrik mohou manažeři procesů identifikovat úzká místa nebo další problémy. Mohou také mnohem přesněji předpovídat výsledky.

S business process managementem organizuje procesy v celém podniku

V rámci organizace existuje mnoho různých typů procesů. Některé z nich jsou obsaženy v konkrétních odděleních nebo týmech. Jiné překračují hranice oddělení a spoléhají na data z několika aplikací nebo systémů. BPM pomáhá zajistit, aby tyto procesy fungovaly společně, nikoli proti sobě. Duplicitní práce je omezena nebo odstraněna, spolupráce je lepší a celková viditelnost se zvyšuje.

Business process management jako cesta k automatizaci procesů

Firmy se stále více obracejí k automatizaci, aby zlepšily uživatelské zkušenosti a zvýšily produktivitu. Ať už to znamená robotickou automatizaci procesů (RPA), BPA nebo kombinaci těchto dvou, procesy je třeba pochopit a optimalizovat před implementací. 

Je to proto, že automatizace efektivního procesu zvyšuje jeho efektivitu, ale automatizace neefektivního procesu pouze zvyšuje neefektivitu. Business process management pomáhá zajistit, aby procesy byly zdravé ještě před samotnou automatizací.

Řešení DOCU-X od společnosti SOCOS IT fungovalo do poslední doby převážně jako DMS systém. S novou a vylepšenou verzí se však řešení posunulo k Business Process Managementu. 

Součástí řešení se totiž stal přehledný a robustní designér na procesy, se kterým je možné v rámci DOCU-X digitalizovat jakýkoliv schvalovací či jiný proces. Tato platforma běží napříč společností a napříč využívány systémy včetně ERP. S DOCU-X teď lze využít všechny výše uvedené výhody a mnohem víc. 

Jeden ze zákazníků společnosti SOCOS IT vybral pro svou firmu řešení DOCU-X jako BPM. Hlavním důvodem byl problém s obsazením administrativně-ekonomických pozic spolehlivými zájemci. Situaci popsal takto:

“Výrazně jsme zefektivnili ekonomicky-administrativní úsek (menší náklady, nižší chybovost) a získali rychlejší, přehlednější a dostupnější informace informace pro management. Díky DOCU-X si vystačíme s ¼ zaměstnanců oproti původnímu plánu.”