Správa dokumentů v praxi. Proč firmy využívají DMS řešení?

sprava-dokumentu

Uvažujete o zavedení efektivní správy dokumentů? Zjistěte, jaké zkušenosti mají ostatní firmy s nasazením DMS systémů. Dozvíte se o očekávání, rizicích a konkrétních výsledcích.

Proč se firmy začnou zajímat o správu dokumentů?

Pokud se chystáte ve firmě zavést účinnou správu dokumentů, jistě vás nejdříve napadne, jak to asi udělaly jiné firmy – proč podobná řešení nasazují, co očekávají a jaká rizika mohou očekávat? 

Když si to shrneme, typickými jsou především tyto důvody:

  • usnadnění vyhledávání informací zaměstnancům
  • jednoduchý přístup k aktuálním verzím dokumentů
  • podpora kvalitního a rychlého rozhodování
  • snížení rizik spojených s neaktuálními nebo špatnými informacemi

Správa dokumentů, ze které profituje firma i partneři

Nutnost efektivně spravovat dokumenty může na firmu naléhat z několika stran. Firma obvykle potřebuje řešení pro snadnou interní komunikaci a spolupráci, kterou zajistí pouze digitalizace dokumentů. Je ale třeba dodat, že potřeba mnohdy vychází také od externích partnerů nebo klientů firmy. I v tomto případě se může vyplatit jednoduchý přístup k dokumentům, který zajistí perfektní komunikaci. Pokud firma funguje bezchybně uvnitř i navenek, je to důležitá konkurenční výhoda.

Když je práce s klasickými papíry neúnosná…

Každá firma se vyvíjí, roste. Zpočátku si jistě vystačí s několika šanony a správu dokumentů zvládá papírově. Jenže jakmile přibudou zakázky a zákazníci nároky na administrativu se rapidně zvyšují. V mnoha případech se stává práce s klasickými papírovými dokumenty nemyslitelná. Tedy bez výrazného zásahu, který znamená buď dát zaměstnancům více práce nebo přijmout další. A zbytečné zvyšování nákladů není v zájmu žádné firmy. 

Když to jednoduše shrneme – správně  zvolené a nasazené řešení pro správu dokumentů firmě pomůže zvýšit produktivitu a zároveň podpořit vztahy s klienty a partnery.

Jak se provádí implementace řešení pro správu dokumentů

Správa dokumentů je spojena s nasazením DMS řešení. Na řadu nejdříve přichází analýza, která zjišťuje, s jakými dokumenty firma pracuje. Následuje hrubé členění dokumentů (obchodní, neobchodní, strukturované, nestrukturované apod.). Z hlediska vzniku a používání dokumentů mnohé z nich procházejí dalšími stádii, jako je úprava dokumentů, schvalování, klasifikace nebo likvidace. 

Firmy také uvažují o tom, kdo s jakými dokumenty pracuje. Může jít o různá firemní oddělení (marketing, personální, právní…). Jaký je charakter dokumentů a jaké například vyžadují zabezpečení. Významnou otázkou je také to, jak naložit s existujícími dokumenty. Je třeba je digitalizovat a vložit do systému pro správu dokumentů?

DOCU‑X DMS

Podívejte se, jak funguje efektivní a bezpečná správa elektronických a skenovaných dokumentů.

Správa dokumentů a součinnost s IT oddělením

V zavádění řešení pro správu dokumentů hraje významnou roli IT oddělení. To dohlíží na realizaci požadavků uživatelů a má zodpovědnost za technickou funkčnost řešení. 

Podle různých případových studií je zásadní důraz kladený na:

  • výkon
  • spolehlivost
  • škálovatelnost
  • integraci s dalšími systémy
  • zálohování
  • zabezpečení

Rizika spojená s řešením pro správu dokumentů

Čeho se vyvarovat při implementaci softwaru pro správu dokumentů? Nejčastěji rizika plynou z nedostatečně zvládnutého procesu plánování, jehož součástí je nedokonalá definice požadavků na nový systém. Kritické může být rovněž testování výkonnosti nebo zajištění škálovatelnosti. 

Mnoho firem také často podcení množství času, které je potřebné pro zavedení systému pro správu dokumentů. 

Chcete se při zavádění systému pro správu dokumentů vyhnout všem potížím?