Uvažujete o zavedení efektivní správy dokumentů? Zjistěte, jaké zkušenosti mají ostatní firmy s nasazením DMS systémů. Dozvíte se o očekávání, rizicích a konkrétních výsledcích.
Pokud se chystáte ve firmě zavést účinnou správu dokumentů, jistě vás nejdříve napadne, jak to asi udělaly jiné firmy – proč podobná řešení nasazují, co očekávají a jaká rizika mohou očekávat?
Když si to shrneme, typickými jsou především tyto důvody:
Nutnost efektivně spravovat dokumenty může na firmu naléhat z několika stran. Firma obvykle potřebuje řešení pro snadnou interní komunikaci a spolupráci, kterou zajistí pouze digitalizace dokumentů, potažmo digitalizace firmy. Je ale třeba dodat, že potřeba mnohdy vychází také od externích partnerů nebo klientů firmy. I v tomto případě se může vyplatit jednoduchý přístup k dokumentům, který zajistí perfektní komunikaci. Pokud firma funguje bezchybně uvnitř i navenek, je to důležitá konkurenční výhoda.
Každá firma se vyvíjí, roste. Zpočátku si jistě vystačí s několika šanony a správu dokumentů zvládá papírově. Jenže jakmile přibudou zakázky a zákazníci nároky na administrativu se rapidně zvyšují. V mnoha případech se stává práce s klasickými papírovými dokumenty nemyslitelná. Tedy bez výrazného zásahu, který znamená buď dát zaměstnancům více práce nebo přijmout další. A zbytečné zvyšování nákladů není v zájmu žádné firmy.
Když to jednoduše shrneme – správně zvolené a nasazené řešení pro správu dokumentů firmě pomůže zvýšit produktivitu a zároveň podpořit vztahy s klienty a partnery.
Správa dokumentů je spojena s nasazením DMS řešení. Na řadu nejdříve přichází analýza, která zjišťuje, s jakými dokumenty firma pracuje. Následuje hrubé členění dokumentů (obchodní, neobchodní, strukturované, nestrukturované apod.). Z hlediska vzniku a používání dokumentů mnohé z nich procházejí dalšími stádii, jako je úprava dokumentů, schvalování, klasifikace nebo likvidace.
Firmy také uvažují o tom, kdo s jakými dokumenty pracuje. Může jít o různá firemní oddělení (marketing, personální, právní…). Jaký je charakter dokumentů a jaké například vyžadují zabezpečení. Významnou otázkou je také to, jak naložit s existujícími dokumenty. Je třeba je digitalizovat a vložit do systému pro správu dokumentů?
Podívejte se, jak funguje efektivní a bezpečná správa elektronických a skenovaných dokumentů.
V zavádění řešení pro správu dokumentů DMS hraje významnou roli IT oddělení. To dohlíží na realizaci požadavků uživatelů a má zodpovědnost za technickou funkčnost řešení.
Podle různých případových studií je zásadní důraz kladený na:
Čeho se vyvarovat při implementaci DMS softwaru pro správu dokumentů? Nejčastěji rizika plynou z nedostatečně zvládnutého procesu plánování, jehož součástí je nedokonalá definice požadavků na nový systém. Kritické může být rovněž testování výkonnosti nebo zajištění škálovatelnosti.
Mnoho firem také často podcení množství času, které je potřebné pro zavedení systému pro správu dokumentů.
Chcete se při zavádění systému pro správu dokumentů vyhnout všem potížím?
Chcete přistoupit k digitalizaci účetních dokladů? Mít možnost s nimi jednoduše pracovat a archivovat je? Zjistěte, jaké výhody vám přinese digitalizace účetnictních dokladů.
Pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku je zřízení datové schránky zákonnou povinností. Jako majitelé společnosti ji stoprocentně máte založenou. Používáte však všechny možnosti, nebo ji…
Milan Loucký z CFOworld vyzpovídal našeho obchodního ředitele, Jiřího Cmírala. Hlavním tématem rozhovoru byly rozdíly mezi aplikacemi pro digitalizaci účetnictví a DMS systémem. Přečtěte si celý…
