5 důvodů, proč digitalizovat účetní doklady

Množství účetních dokladů, které musíte mít ve firmě stále po ruce, může být neskutečné. Abyste udrželi chod firmy, potřebujete nad nimi mít přehled a snadno je dohledat. Pokud ale leží v hromadách na stole, moc dobře to nepůjde. 

Navíc musíte mít dost místa, kde všechny ty papíry uložíte. Často je nutné si pronajmout prostory mimo sídlo firmy, abyste se v dokladech neutopili. Čím více papírů, tím náročnější je udržet si přehled o důležitých dokumentech. Co takhle digitalizace účetních dokladů? 

Přechod od papírové podoby k digitalizaci účetních dokladů ušetří peníze i úložný prostor. Digitalizované dokumenty zaberou mnohem méně místa. Digitalizovaná dat se snadno zálohují a jsou bezpečně uložená. Vyhledávání dat z dokumentů je rychlejší… Podrobněji o výhodách digitalizace účetních doklady tady:

Papírové účetní doklady obvykle zabírají místo i v několika místnostech firmy. Kartotéky se plní ze dne na den. Mnoho velkých firem využívá celé místnosti k uložení dokumentů a někdy potřebují místo mimo firmu.

Po digitalizaci účetních dokladů? Na 1 GB místa uložíte veškeré dokumenty, které mají miliony stránek. Na 1 GB se v průměru vejde 15 477 naskenovaných obrazových souborů.  V případě souborů aplikace Microsoft Excel můžete na 1GB uložit přibližně 165 791 stránek.

Zkrátka, proč se zahrabávat do papírů, když díky digitalizaci účetních dokladů můžete ušetřit tolik místa? 

V případě papírových dokumentů je jediným způsobem, jak zajistit, aby vaše důležité záznamy nebyly zničeny při požáru nebo jiné katastrofě, mít zálohu každého dokumentu, ideálně mimo pracoviště. S digitálními soubory však můžete uchovávat záznamy v bezpečném úložišti. 

Se řešením DOCU-X DMS pro elektronickou správu dokumentů jsou vaše data zabezpečená. Můžete udělovat přístupy pro zodpovědné osoby a data jednoduše a rychle vyhledávat odkudkoliv.  

Digitalizace účetních dokladů okamžitě snižuje náklady v různých oblastech. Když digitalizujete, výrazně snížíte nebo odstraníte náklady spojené s ukládáním papírových dokumentů, kopírováním a poštovními a kurýrními službami. 

Můžete přestat platit za ukládání papírových dokladů mimo pracoviště. Vaši zaměstnanci mohou přestat trávit svůj pracovní čas zdlouhavým vyhledáváním. 

Dokonce můžete snížit počet zaměstnanců nebo jim dávat odborné úkoly, pro které jste je do firmy přijali. Důkazem je například tato případová studie:

Digitalizace účetních dokladů usnadňuje jejich vyhledávání. Namísto ztrácení času hledáním papírů v šanonech nebo utrácení peněz za jejich přepravu z externího úložiště, můžete několika kliky najít přesně to, co potřebujete. 

DOCU-X DMS nabízí funkci provazování souvisejících dokumentů. K faktuře tak vidíte např. dodací list, předávací protokol, smlouvu. Dokonce dokáže hlídat budgety pro jednotlivá oddělení, objednávky, smlouvy.

K digitálním účetním dokladům lze přistupovat odkudkoliv. Ale pouze pověřné osoby, které k tomu mají oprávnění. Díky těmto systémům jsou vaše záznamy bezpečné a zároveň snadno přístupné. Z počítače i telefonu.

Kromě časové a finanční úspory je to jedna z největších výhod digitalizace účetních dokladů. Vzdálený přístup k dokumentům je nyní důležitější než kdy dřív. Důkazem byla třeba pandemie covidu. 

Díky digitalizaci účetních dokladů můžete efektivněji pracovat velmi brzy. Automatické zpracování dodavatelských faktur, workflow, snadné elektronické schvalování dokumentů, archivace… To je pouze vrchol ledovce, který vám digitalizace účetních dokladů nabízí.