Jak na řízení dokumentace ve firmě?

Ať už ve firmě potřebujete řídit ISO dokumentaci nebo běžnou dokumentaci jako jsou například faktury a objednávky, teoreticky se obejdete absolutně bez výpočetní techniky a jakýchkoliv elektronických nástrojů. 

Otázkou je, jestli je takové “papírové” řízení dokumentace dlouhodobě únosné. Zvláště v případě, pokud to s vlastní firmou myslíte vážně a chcete ji podpořit. Papírové řízení dokumentace se na první pohled může stát poměrně nenákladné, ale časová náročnost a plýtvání pracovní silou jsou jistě nezanedbatelné. 

Zejména pokud chcete dodržovat efektivitu práce a normy, je řízení dokumentace papírově značně neohrabané: 

• jednoznačnost autora, data vzniku jednotlivých verzí a obsahu změny dokumentu
• zachování jednotlivých verzí dokumentů, minimálně na úrovni schválené dokumentace
• možnost připomínkování a schvalování dokumentů
• řízení přístupových oprávnění k dokumentům v jednotlivých fázích procesu řízení dokumentace
• potvrzení o přečtení dokumentu, notifikace o přiděleném úkolu atp.

V drtivé většině firem je stále běžnou metodou řízení dokumentace práce s dokumenty v papírové podobě. Je fakt, že papíry snadno uložíte do složek k archivaci, ale tím všechny výhody tohoto způsobu řízení dokumentace končí. 

Představte si, co všechno musíte s dokumenty udělat, pokud je chcete například sdílet. Náklady na tisk, manipulace a obtížná aktualizace “papírů” po změnách jsou zdrojem vysokých časových ztrát. 

Papírové dokumenty lze tak maximálně doporučit pro dlouhodobou archivaci, ale pro běžný chod firem by měla být cílem spíše minimalizace.

Pokud se bavíme o “digitalizaci”, nejčastějším způsobem řízení dokumentů je obvyklé sdílení na síťových discích. Horší variantou je sdílení dokumentů e-mailem, které je opravdovým pojídačem cenného času každého člena firmy. 

Stejně jako v případě papírových dokumentů je nutné pečlivě dodržovat postupy řízení dokumentace. Jinak snadno dojde ke ztrátě dat a narušení efektivního procesu – častou vadou na kráse je neřízení přepsání schváleného obsahu pozměněnou verzí, o kterém se pověřené osoby dozví pozdě nebo vůbec.

Řízení dokumentace v rámci ERP systémů

Propracované informační firemní systémy (ERP) velmi často obsahují také funkce pro řízení dokumentace. Jenže různé ERP systémy řeší řízení dokumentace jinak, takže mnohdy takové řešení zcela nevyhoví všem potřebám firmy.

DMS (Document Management System) jsou v obecném pojetí systémy pro řízení a správu dokumentace v celém životním cyklu. Mezi DMS systémy najdete řešení, která zahrnují nejen problematiku od vzniku elektronických dokumentů až po jejich skartaci, ale také digitalizaci dokumentů a jejich management. 

I když implementace DMS není nejjednodušší, tak jeho benefity zcela převáží veškeré úsilí vynaložené při zavádění. DMS software totiž zvládne efektivně řídit celý životní cyklus dokumentace. Od návrhu přes jeho připomínkování, schvalování a následnou publikaci, včetně sledování platnosti dokumentu v čase. Součástí řešení je podrobná evidence o všech uživatelích, kteří se podílejí na vzniku a úpravách dokumentů.

Součástí kvalitních systémů pro správu dokumentů řešení je workflow, které uživatele informuje o stavu například prostřednictvím e-mailových notifikací nebo upozorňuje na vykonání úkolů v nastavených časových lhůtách.

Řízení dokumentace s využitím DMS systémů má kromě výše uvedených výhod také další přínosy, například:

Minimalizace chyb, které způsobuje lidský faktor

Například dokládat shodu výrobního procesu podle ISO bez digitálního řízení dokumentace je velmi časově i finančně nákladné. Se zavedením softwaru pro řízení dokumentace (DMS) dojde k úsporám času, peněz a k odstranění chybovosti, která je způsobená lidským faktorem. Od určité velikosti firmy se řízení dokumentace bez DMS neobejde. 

DMS řízení dokumentace podporuje efektivní správu i vyhledávání

Šikovné a profesionální nástroje pro řízení dokumentace podporují účinné vyhledávání obsahu, generování protokolů a statistik o zpracovaných dokumentech. Takový systém si snadno poradí se správou faktur, dodacích listů, pracovních smluv nebo ISO dokumentace v rámci jednoho řešení. Dojde k úsporám času, vynaložených prostředků a peněz při plném zabezpečení dat.

Řízení dokumentace a bezpečnost dat

Velmi praktickou možností pro řízení dokumentace s využitím DMS je cloud. Přenesení správy systému je výhodné například kvůli bezpečnosti dat a jejich dostupnosti. Jednak pro běžné řízení dokumentace, ale také pro vznik nenadálých událostí ve firmě.