Jak na řízení dokumentace ve firmě?

rizeni-dokumentace-uvodni

S dokumenty se to ve firmě jenom hemží. Jak je zkrotit tak, abyste se v nich vyznali? Vystačíte si ještě s papírovým řízením? Nebo je lepší využít elektronický systém pro správu dokumentů?

Řízení dokumentů papírově – jde to ale…

Ať už ve firmě potřebujete řídit ISO dokumentaci nebo běžné dokumenty jako jsou například faktury a objednávky, teoreticky se obejdete absolutně bez výpočetní techniky a jakýchkoliv elektronických nástrojů. 

Otázkou je, jestli je takové “papírové” řízení dokumentů dlouhodobě únosné. Zvláště v případě, pokud to s vlastní firmou myslíte vážně a chcete ji podpořit. Papírové řízení dokumentů se na první pohled může stát poměrně nenákladné, ale časová náročnost a plýtvání pracovní silou jsou jistě nezanedbatelné. 

Zejména pokud chcete dodržovat efektivitu práce a normy, je řízení dokumentů papírově značně neohrabané: 

  • jednoznačnost autora, data vzniku jednotlivých verzí a obsahu změny dokumentu
  • zachování jednotlivých verzí dokumentů, minimálně na úrovni schválených dokumentů
  • možnost připomínkování a schvalování dokumentů
  • řízení přístupových oprávnění k dokumentům v jednotlivých fázích procesu řízení dokumentace
  • potvrzení o přečtení dokumentu, notifikace o přiděleném úkolu atp.

Fyzické řízení dokumentace jako standardní metoda firem

V drtivé většině firem je stále běžnou metodou řízení dokumentů pracovat s dokumenty v papírové podobě. Je fakt, že papíry snadno uložíte do složek k archivaci, ale tím všechny výhody tohoto způsobu řízení dokumentů končí. 

Představte si, co všechno musíte s dokumenty udělat, pokud je chcete například sdílet. Náklady na tisk, manipulace a obtížná aktualizace “papírů” po změnách jsou zdrojem vysokých časových ztrát. 

Papírové dokumenty lze tak maximálně doporučit pro dlouhodobou archivaci, ale pro běžný chod firem by měla být cílem spíše minimalizace.

rizeni-dokumentace-papirovani
rizeni-dokumentace-papirovani

Řízení dokumentů pomocí síťových disků

Pokud se bavíme o “digitalizaci”, nejčastějším způsobem řízení dokumentů je obvyklé sdílení na síťových discích. Horší variantou je sdílení dokumentů e-mailem, které je opravdovým pojídačem cenného času každého člena firmy. 

Stejně jako v případě papírových dokumentů je nutné pečlivě dodržovat postupy řízení dokumentace. Jinak snadno dojde ke ztrátě dat a narušení efektivního procesu – častou vadou na kráse je neřízení přepsání schváleného obsahu pozměněnou verzí, o kterém se pověřené osoby dozví pozdě nebo vůbec.

Řízení dokumentace v rámci ERP systémů

Propracované informační firemní systémy (ERP) velmi často obsahují také funkce pro řízení dokumentace. Jenže různé ERP systémy řeší řízení dokumentace jinak, takže mnohdy takové řešení zcela nevyhoví všem potřebám firmy.

Řízení dokumentace s využitím DMS

DMS (Document Management System) jsou v obecném pojetí systémy pro řízení a správu dokumentů v jeho celém cyklu. Mezi DMS systémy najdete řešení, která zahrnují nejen problematiku od vzniku elektronických dokumentů až po jejich skartaci, ale také digitalizaci dokumentů a jejich management. 

I když implementace DMS není nejjednodušší, tak jeho benefity zcela převáží veškeré úsilí vynaložené při zavádění. DMS systém totiž zvládne efektivně řídit celý životní cyklus dokumentu. Od návrhu přes jeho připomínkování, schvalování a následnou publikaci, včetně sledování platnosti dokumentu v čase. Součástí řešení je podrobná evidence o všech uživatelích, kteří se podílejí na vzniku a úpravách dokumentů.

Součástí kvalitních DMS řešení je workflow, které uživatele informuje o stavu například prostřednictvím e-mailových notifikací nebo upozorňuje na vykonání úkolů v nastavených časových lhůtách.

Podívejte se, jak DMS systémy šetří firmám náklady