Máte správně nastavené firemní procesy?

Procesní řízení (Business Process Management) je soubor činností, které se týkají plánování a sledování výkonnosti zejména realizačních firemních procesů. Firemní proces by se dal definovat také jako sled činností, který vedou k předem stanovenému cíli. 

Firemní proces je popsán určitou metodou a podílí se na něm jeden nebo více pracovníků. Technicky vzato je firemní proces datový objekt, který prochází různými etapami. Odráží se v něm aktuální témata, která je ve firmě nutné aktivně řešit. 

V nejjednodušším případě firemní proces automatizuje a podporuje pořadí kroků při plnění úkolu. Například uživatel vytvoří nový úkol a předá ho jinému uživateli. Druhý uživatel úkol vyřeší a o vyřešení informuje původního uživatele, který převezme výsledky a pak celou záležitost uzavře.

Každá firma je v podstatě soustava procesů a činností. Ty činnosti a procesy na sebe vzájemně navazují, vzájemně interagují a probíhají napříč organizačními jednotkami, reagují na různé podněty z vnitřního i vnějšího prostředí. 

Ve firemních procesech se transformují vstupy a zdroje na výstupy, které zhodnocuje zákazník procesu. Procesy existují bez ohledu na to, jak dobře jsou řízeny. Každý den jsme všichni účastníci nejrůznějších procesů, ať si to uvědomujeme nebo ne. Aby organizace dosáhla svých cílů, musí své procesy řídit, aby byly vykonávány pokud možno efektivně a účelně. Firmy tedy mají snahu procesy řídit, zlepšovat, optimalizovat. Obvykle je však v praxi spíše komplikují.

Firemní procesy jsou často zaměňovány s projekty. Je ale nutné je odlišit. Projekty mají konkrétní cíle. Jakmile projekt úspěšně zvládnete, končí. V projektu si předem nastavíte kroky, které máte udělat, zdroje, které můžete pro práci využít a časování jednotlivých kroků. Pak se snažíte zajistit, aby to všechno bez problémů, komplikací a zpoždění dopadlo tak, jak jste si naplánovali.

Firemní procesy se neopak opakují a nikdy nekončí. Skládají se z jednotlivých úkolů, které na sebe navazují. A protože se opakují, nechcete ve firmě nad nimi stále dokola přemýšlet. Efektivnější je snažit se o automatizaci. A čím je proces delší a čím více do něj zasahuje lidí, tím je složitější na nastavení i řízení.

Když se řekne optimalizace firemních procesů, mnohým hned naskočí husí kůže. Nastavování procesů ve firmě je obecně vnímáno jako nutné zlo. Díky funkčním procesům jsou ale firmy konkurenceschopnější a získávají řadu dalších benefitů:

• Dokáží obsloužit více zákazníků. 
• Nabízejí kvalitnější služby. 
• Dosahují vyšších zisků. 
• Mají pod kontrolou práci týmů. 
• Zvládají dobře řídit a koordinovat práci na dálku.

Nastavování firemních procesů je obvykle zásadní projekt, jehož součástí je včetně majitele společnosti management a další zaměstnanci. Optimalizace firemních procesů je často brána jako práce navíc, a proto je nutné si předem společně říci, proč to děláte a jaké z toho plynou pro všechny výhody. 

Všichni se pak uklidní a lépe spolupracují. Hlavně v případě, když si optimalizaci firemních procesů spojí s konkrétním problémy, které je v práci trápí. Pokud například ve firmě účetní zbytečně přepisuje data z faktur do počítače ručně, určitě jí snadno vysvětlíte, že se zavedením automatického zpracování faktur si ušetří spoustu času a starostí. 

Majitele potěší, že pomocí procesů se vymaní ze začarovaného kruhu rutiny a nepostradatelnosti, a přitom bude mít práci zaměstnanců více pod kontrolou. Jedním z důležitých přínosů je totiž možnost delegovat a být zastupitelný.

Samozřejmě, že nastavování firemních procesů je věc náročná. Je ale dobré přivést lidi ve společnosti k uvědomění, že nastavování procesů sice stojí nějaké peníze, ale je to hlavně investice do budoucna. 

Práce na firemních procesech je navíc taky investice časová, protože každý proces vyžaduje a zaslouží si dostatek času na zmapování, rozmýšlení a vylepšování. Když se do toho ve firmě pustíte, potřebujete dost energie a vytrvalosti. Když ale nastavení konkrétního firemního procesu nedotáhnete do cíle, dosáhnete ledatak frustrace a demotivace. 

Řešení DOCU-X od společnosti SOCOS IT fungovalo do poslední doby převážně jako DMS systém. S novou a vylepšenou verzí se však řešení posunulo k nástroji pro řízení firemních procesů. 

Součástí řešení se totiž stal přehledný a robustní designér na procesy, se kterým je možné v rámci DOCU-X digitalizovat jakýkoliv schvalovací či jiný proces. Tato platforma běží napříč společností a napříč využívány systémy včetně ERP. S DOCU-X teď lze využít všechny výše uvedené výhody a mnohem víc. 

Jeden ze zákazníků společnosti SOCOS IT vybral pro svou firmu řešení DOCU-X jako nástroj pro řízení firemních procesů. Hlavním důvodem byl problém s obsazením administrativně-ekonomických pozic spolehlivými zájemci. Situaci popsal takto:

“Výrazně jsme zefektivnili ekonomicky-administrativní úsek (menší náklady, nižší chybovost) a získali rychlejší, přehlednější a dostupnější informace informace pro management. Díky DOCU-X si vystačíme s ¼ zaměstnanců oproti původnímu plánu.”