Teď to nejdůležitější – forma zápisů z porad. Mezi nejznámější a nejpoužívanější patří papírový zápis z porady a zápis z porady zaznamenávaný například na flipchart. Jenže až ten třetí způsob je nejefektivnější…
1. Klasický zápis z porady vedený na papíře
Je to běžný způsob tvorby zápisu z porady, který je sice jednoduchý, ale také s sebou nese řadu problémů s další distribucí zápisů na další pověřené osoby. Rozdávání úkolů je komplikované a může nastat riziko, že k některým vůbec nedoje.
2. Zápis tvořený v průběhu porady na tabuli
Zapisovatel zapisuje poznámky v průběhu porady tak, aby je mohli ostatní zúčastnění vidět a vyjadřovat se k nim. K těmto účelům poslouží magnetická tabule nebo flipchart.
Tento způsob sice udržuje pozornost účastníků porady, ale stejně jako v prvním případě ho limituje jednoduchá distribuce všem zúčastněným. V první řadě je totiž nutný ruční přepis, který je časově náročný.
3. Zápis z porady, který automaticky generuje úkoly a předává je dál
Tvorba zápisu z porady může být mnohem účinnější než v předchozích dvou případech. Představte si, že chytrý software za vás udělá spoustu úkolů:
- generování a distribuce úkolů z dokumentu zápisu do přehledné databáze úkolů
- centrální evidence všech úkolů
- monitorování a kontrola plnění úkolů výkonnými pracovníky po dobu řešení
- vytváření podkladů o plnění úkolů na další poradu (tvorba seznamu nesplněných úkolů)
- filtrování a vyhledávání úkolů podle zadaných kritérií
Slouží k tomu DMS systémy, které jednoduše vyřeší mnohem víc než jen zápisy z porad.