Stále ve firmě schvalujete faktury a další doklady klasickým „papírováním”? Přemýšlíte, jak agendu přenést z papíru do digitální podoby? Zjistěte víc o přínosech elektronického schvalování faktur.
Kdybyste se zeptali manažerů na vyšším stupni řízení, co je na jejich práci nejvíce štve, asi by vám shodně řekli, že je to papírování. A s tím nekonečné vysedávání v kanceláři, které by raději vyměnili za přínosnější činnosti.
I když digitalizace prostupuje stále více firemními procesy, v mnoha českých firmách se pořád „papíruje“. Agenda se řeší fyzicky na papíře. Manažer nebo jiná zodpovědná osoba musí sedět hodiny v kanceláři, přebírat dokumenty, ručně je podepisovat nebo si „užívat” schvalovací kolečko.
Ono pověstné „papírování“ je pomyslnou koulí na noze každého, koho se schvalování faktur týká. Dotyčný je v podstatě připoutaný na kancelářské židli a je obírán o drahocenný čas, který by šel využít mnohem účinněji.
Představte si, že by bylo možné fakturu schválit například cestou do práce, v mezeře mezi jednáními nebo v kavárně. Jistě tušíte, že tohle v dnešní době není vůbec sci-fi. V moderní firmě lze jednoduše schvalovat faktury i vzdáleně…
Faktury a další dokumenty jako jsou třeba smlouvy můžete upravovat a schvalovat elektronicky, na dálku. A to včetně podpisu, časového razítka nebo archivace. Obvykle stačí k elektronickému schvalování faktur chytrý telefon, tablet nebo notebook s přístupem k internetu.
Nebavíme se tady o posílání elektronických verzí dokumentů e-mailem tam a zase zpátky. Ale o sofistikovanějším interním systému pro elektronický oběh, správu a schvalování faktur, tedy o DMS (Document Management System).
DMS je řešení, do kterého můžete zapojit pověřené zaměstnance pro elektronické schvalování faktur nebo dalších dokumentů. Zaměstnancům přidělíte různou úroveň oprávnění, takže získáte přehled nad tím, kdo a jak faktury schvaluje.
Práva se dají kdykoli přenastavit, administrátor tak může učinit rovněž na dálku několika kliknutími. Veškerá dokumentace je uložená v cloudu. DMS pro elektronické schvalování faktur je tak možné využívat kdekoliv.
Elektronické schvalování faktur probíhá tak, že zodpovědná osoba, například účetní, zavede digitální verzi dokladu do DMS. Nejefektivnějším řešením je využití OCR software pro vytěžování dat. Dotyčný dokument pošle vybraným manažerům. Po odeslání elektronickou cestou přijde všem zúčastněným notifikace e-mailem. V prostředí DMS stačí fakturu otevřít, schválit a poslat zpátky pomocí workflow.
Takové elektronické schválení faktury je možné zvládnout bez propisky, třeba z metra. U schválené faktury je vidět, kdo a kdy ji schválil a rovnou se archivuje.
Jestliže jste například manažeři a máte pravomoc faktury schvalovat, nemusíte se bát velkého štosu papíru na pracovním stole. Faktury tak můžete jednoduše schválit elektronicky. Z kanceláře, nebo klidně z domova.
Tady najdete ukázku, že elektronické schvalování faktur vám ušetří moře času i peněz.
Zjistěte, jak společnost ASB díky našemu řešení dokáže zpracovávat faktury až 4× rychleji a snížit kontrolu jednoho dokladu z hodiny na 2 minuty.
No protože s elektronickým schvalováním faktur nedochází k prostojům a komplikacím. Všechny doklady jsou bezpečně uložené na jednom místě. A i když společnost využívá externí účetní, systém dokonale funguje.
Elektronický proces schvalování faktur je možné zkrátit z hodin na minuty, což je pro firmy zásadní. Zvlášť pro ty, které řeší ročně tisíce dokladů. Včasné schvalování fktur podporuje dobré jméno firmy a drží si dobré vztahy se svými dodavateli a dalšími obchodními partnery.
Při vytěžování dat z faktur a dalších dokumentů už není nutné přepisovat data ručně. Moderní programy dokážou převést skeny nebo dokumenty z e-mailů do digitální podoby i zcela automaticky. Jak na…
Zkoušeli jste si někdy spočítat, kolik papíru ve firmě spotřebujete za den, týden nebo za měsíc? Podle průzkumů jde skoro polovina veškerých papírů rovnou do koše ještě v ten samý pracovní den. Proč…
S každým rokem přichází na řadu povinnost udělat si pořádek v dokumentech a mimo jiné archivovat účetní doklady. Co o archivaci účetních dokladů praví zákon? Na co si dát při archivaci pozor? V…
