Čím více dokumentů firma využívá, tím více roste potřeba mít v nich pořádek. Zjistěte, v čem tkví kouzlo a potřeba systému pro správu dokumentů a jaké má funkce.
Lidstvo se s papírovými dokumenty potýká od nepaměti. Už když byl vynalezený papír, vznikla potřeba dokumenty spravovat. Hovořit o systému je možná trochu nadnesené. Ale každý, kdo má doma nějaké dokumenty, snaží se je systematicky schraňovat, například s využitím šanonů.
Dnes musí každá menší a velký společnost uchovávat neskutečné množství papírů. Kvůli zpětnému vyhledávání informací nebo kvůli doložení skutečnosti. Prostě „co je psáno, to je dáno“.
Navíc, každý podnik produkuje denně klidně i tisíce dokumentů, jako jsou zprávy, objednávky, reporty apod. Zaměstnanci na různých pozicích s nimi musí pracovat. Je tedy důležité využít systém pro správu dokumentů, který usnadňuje práci a šetří čas. Je jasné, že moderní firmy potřebují mnohem víc než jen fyzické šanony a složky.
Efektivní systém pro správu dokumentů je důležitý také v tom, že lidé v dokumentech dohledávají informace, schvalují je nebo vytvářejí revize. A pokud by se tak dělo výhradně v papírové podobě, zaměstnanci by se dřív nebo později v dokumentech utopili.
Počátky systémů pro správu dokumentů (DMS software) sahají do 80. let 20. století. Velké firmy si začaly uvědomovat, že evidence obrovské masy papírových dokumentů je dlouhodobě neudržitelná. Proto začaly vyvíjet systémy pro správu dokumentů, který dokáže uchovávat data a dále s nimi pracovat. Systém pro správu dokumentů tak začal nahrazovat prostý file system, kdy jsou dokumenty pouze uloženy na úložišti.
Vývoj systémů pro správu dokumentů jde stále kupředu v souvislosti s tím, že stále více společností si je vědomo výhod digitalizace. Proto na trhu najdete řadu šikovných systémů pro správu dokumentů, ze kterých můžete vybírat. Můžete si tak najít DMS řešení, které přesně vyhoví požadavkům firmy.
Jak už jsme naznačili výše, systém pro správu dokumentů nabízí řadu praktických funkcí, které ho odlišují od běžného ukládání dokumentů na disk nebo do cloudu. Tady jsou ty nejzajímavější.
Síla systémů pro správu dokumentů není jenom v tom, že můžete snadno sdílet obsah dokumentu. Zásadní jsou totiž metadata, která v dokumentu primárně obsažená nejsou.
Systém pro správu dokumentu sleduje, co se s elektronickými soubory děje. Kdo dokumenty upravuje, kdo je schvaluje nebo kdo je archivuje. Systém tak zaznamenává změny a dokáže archivovat všechny verze dokumentu. Metadata dovolují snadnější katalogizaci a vyhledávání. Pokročilé systémy pro správu dokumentů si díky tomu poradí i s fulltextovým vyhledáváním.
Systémů pro správu dokumentů je na trhu celá řada. Pokud si zadáte klíčové slovo “systém pro správuu dokumentů”, vypadne na vás masa odkazů. Je třeba si uvědomit, že se jednotlivé systémy pro správu dokumentů značně liší.
Některá řešení například fungují jako cloudová služba, jiná je možné implementovat jako firemní platformu na soukromém serveru. Záleží také, jestli chcete využívat webové rozhraní nebo vlastní interface. Parametrů, které při výběru systému pro správu dokumentů zvážit, je skutečně hodně.
Jak vybrat vhodný systém pro správu dokumentů? Máme pro vás praktické rady a tipy v článku.
Pokud o systému pro správu dokumentů minimálně uvažujete, jste na dobré cestě. Existuje mnoho výzkumů, které dokazují, že DMS systémy výrazně zefektivňují práci.
Všechny systémy pro správu dokumentů mají zjednodušit jejich sdílení, správu, orientaci v nich a umožnit vzdálený přístup, zvýšit dostupnost a v neposlední řadě také bezpečnost.
Důkazem, že systémy pro správu dokumentů fungují, jsou případové studie. Například naše řešení DOCU-X dokáže společnosti ASEKOL šetřit 210 000 Kč ročně. A to je pouze špička ledovce.
Při integraci systému pro správu dokumentů je třeba počítat s investicí a s tím, že jde o dlouhodobější proces. Investice se však vrátí v podobě přehledné, rychle dostupné centrální evidence všech dokumentů firmy. od faktur po ISO dokumentaci.
Chcete vědět, jak systém pro správu dokumentů funguje v praxi? Jak ho implementovat a jaké má výhody? Domluvte si živou online ukázku, ve které vám ho předvedeme. Datum a čas jsou na vás.
Stojí vás administrativa spoustu peněz a času? Vyměňte ruční přepisování, kontrolu a schvalování za vytěžování dat a digitalizaci. Zjistěte, jak vám automatické vytěžování dat zrychlí a zjednoduší…
Čas práce vystřídal čas zábavy. Celý tým SOCOS IT si vyrazil na teambuilding, aby si užil parádní relax. Takhle to vypadalo...
Milan Loucký z CFOworld vyzpovídal našeho obchodního ředitele, Jiřího Cmírala. Hlavním tématem rozhovoru byly rozdíly mezi aplikacemi pro digitalizaci účetnictví a DMS systémem. Přečtěte si celý…
