Business Process Management pro efektivní digitalizaci procesů

Abyste dosáhli cíle, zjistěte, jak s využitím Business Process Managementu zpřehlednit a digitalizovat schvalovací procesy ve firmě. Objevte jeho výhody a konkrétní řešení, které můžete snadno aplikovat také ve vaší společnosti. Digitalizace procesů přitom nemusí být pro firmy sci-fi, které je nedosažitelné. S Business Process Managementem můžete uspět také vy.  

Business Process Management (BPM) lze obecně definovat jako analýzu a následné vylepšování podnikových procesů, ke kterému se tyto nástroje využívají. Existují nástroje, díky kterým můžete BMP poměrně jednoduše ihned uvést v praxi, prostřednictvím otevřených rozhraní je integrovat na další informační systémy, například s ERP systémy nebo systémy dodavatelů.  
 
BPM je vlastně byznysová disciplína, která slouží k poznání a řízení procesů ve společnosti. Obvykle se totiž měří pouze jenom výsledky. S BPM však můžete měřit také procesy. Můžete tak jednoduše zjistit, jak dlouho vám například trvá prodat produkt, obsloužit klienta nebo jak ve firmě optimalizovat a automatizovat procesy tak, abyste ušetřili.  

HR, finance, schvalovací procesy… tyto a mnohé další činnosti je vhodné podpořit nástrojem, který dovoluje zaměstnancům jednoduše spolupracovat na jednotlivých úkolech a výrazně tak zvýšit efektivitu jejich práce. Manažerům na druhé straně toto plnohodnotné workflow poskytuje detailní přehled o plnění zadaných úkolů a jejich vývoji kdykoliv a kdekoliv.  
 
Každá firma totiž potřebuje mít ve svých agendách pořádek a efektivitu – díky Business Process Managementu je jednoduché zpřehlednit interní agendu, digitalizovat schvalovací procesy, snížit chybovost a dobu prodlení, zvýšit produktivitu nebo urychlit zpracování dokumentů. S BPM je navíc hračka sdílet informace a znalosti v týmu nebo mezi jednotlivými týmy.  
 
„Je třeba si uvědomit, že doba papírů a e-mailů je dávno pryč. Že jedině digitální doba dokáže zajistit dokonalý pořádek v řízení firmy. Business Process Management v konečném důsledku znamená zvýšení kvality práce, provozní efektivity a eliminaci plýtvání. A hlavně podporuje poskytování zákazníkům lepších produktů a služeb,“ říká Jiří Cmíral, obchodní ředitel Socos IT.  
 
Pokud to jednoduše shrneme, tak je BMP účinným nástrojem procesního řízení z těchto důvodů: 

• Zaměření BPM na standardizaci procesů snižuje riziko lidské chyby. 
• Poskytuje manažerům lepší přehled o výkonnosti procesů a pomáhá jim identifikovat úzká místa. 
• Automatizační nástroje zvyšují efektivitu a umožňují zaměstnancům soustředit se na úkoly, které vyžadují lidské znalosti a zásahy. 
• Všechny výše uvedené dávají zaměstnancům více času na identifikaci dalších procesních vylepšení a automatizací pro neustálé zlepšování podnikových procesů. 

Efektivní řízení podnikových procesů je zásadní pro úspěch každého podniku. BMP lze zapojit prakticky do jakéhokoliv procesu v mnoha oblastech, například ve financích, HR nebo při evidenci zakázek. S užitečným řešením si můžete vytvořit formulář na cokoliv a jednoduše si nadesignovat celý proces a automatizovat ho.  
 
Příkladem mohou být interní požadavky zaměstnanců.  

„Představte si, že ve firmě máte 300 zaměstnanců, ale jen 10% má přístup do ERP systému. Požadavky svých zaměstnanců proto řešíte stále papírovými žádankami nebo e-mailovou komunikací. Je jasné, že takový proces zabere spoustu času, který by šlo využít pro důležitější úkoly. S využitím BMP jako nástavby nad ERP systémem získáte procesní platformu, která bude v rámci schvalovacích procesů fungovat digitálně a automatizovaně.“ Jiří Cmíral, obchodní ředitel Socos IT. 

Řešení DOCU-X od společnosti Socos IT fungovalo do poslední doby převážně jako DMS systém. S novou a vylepšenou verzí se však řešení posunulo k Business Process Managementu.  
 
Součástí řešení se totiž stal přehledný a robustní designér na procesy, se kterým je možné v rámci DOCU-X digitalizovat jakýkoliv schvalovací či jiný proces. Tato platforma běží napříč společností a napříč využívanými systémy včetně ERP. S DOCU-X teď lze využít všechny výše uvedené výhody a mnohem víc.  

Jeden ze zákazníků společnosti Socos IT vybral pro svou firmu řešení DOCU-X. Hlavním důvodem byl problém s obsazením administrativně-ekonomických pozic spolehlivými zájemci. Situaci popsal takto: 
 
“Výrazně jsme zefektivnili ekonomicky-administrativní úsek (menší náklady, nižší chybovost) a získali rychlejší, přehlednější a dostupnější informace pro management. Díky DOCU-X si vystačíme s ¼ zaměstnanců oproti původnímu plánu.” Adam Příhoda, PBW GROUP s.r.o.