3 hlavní důvody, proč dát přednost komplexnímu DMS systému před cloudovými aplikacemi na digitalizaci účetnictví

Dnes snad najdete cloudovou aplikaci na všechno. Také řešení pro správu účetních dokladů zažívají boom. Tyto aplikace jsou jednoduché a dostupné. Menší firma si s nimi vystačí. Zvlášť v případě, kdy během roku zpracovává stovky faktur. 

Jenže na účetnictví v cloudu se čím dál častěji spoléhá řada středních a velkých firem. Zpočátku se to může zdát výhodné. Jenže jakmile chce firma digitalizovat další typy dokumentů, najednou narazí. Cloudové aplikace na správu účetních dokladů mají svá omezení. A proto je nutné hledat další jednotlivé aplikace na další úkoly. Představte si, že vaše firma roste a vy se vydáte touto cestou. Najednou máte třeba 3 aplikace, které si nerozumí. Takže prvotní cíl, aby byly procesy ve firmě efektivnější a zvýšila se produktivita, je fuč. 

Pokud jste v podobné situaci, nebo teprve pátráte po vhodném řešení, prozkoumejte pečlivě výhody Document Management System (DMS).

Už jsme to naznačili výše. Pokud máte již zavedenou některou aplikaci na digitalizaci účetních dokladů, pravděpodobně vám může solidně sloužit v začátcích podnikání, nebo pokud jste společnost s jednoduchým schvalovacím procesem. Jenže s nárůstem počtu dokladů (nejen účetních) a růstem firmy si všímáte, že jejich schvalování a oběh nefunguje tak hladce jako dřív. 

Faktur už nemáte pouze 50 měsíčně, ale najednou stovky. Schvalovací proces již není dvou krokový, ale potřebujete schvalovat paralelně napříč odděleními, nebo firmami v případě holdingů. Potřebujete schvalovat i další typy dokladů jako objednávky, interní žádanky, normy a směrnice atd. 

Pokud v téhle fázi chcete od aplikací v cloudu víc, může se dost snadno stát, že narazíte. Tyto aplikaci jsou totiž často úzce zaměřené pouze na jednu oblast.. 

Přitom lze všechny rutinní úkoly automatizovat a ušetřit spoustu času. S praktickým DMS systémem usnadníte a zrychlíte tok jakýchkoliv dokumentů, dokážete řídit jejich životní cyklus a jednoduše je schvalovat. Další výhodou DMS je, že je snadno propojíte s firemním CRM, ERP nebo dalšími systémy.

Cloudové aplikace pro digitalizaci účetních dokladů jsou stvořeny výhradně pro práci s tímto typem dokladů. Mají i některé pokročilé funkce, jako je elektronické vytěžování dat, schvalování nebo úpravy. Jenže firma není jen o fakturách a účetnkách. 

Firma musí denně pracovat se  stovkami různých dokumentů, mezi které patří například objednávky, dodací listy, datové zprávy, smlouvy, směrnice… Jak efektivní by to asi bylo, kdybyste elektronicky zpracovávali pouze faktury a ostatní dokumenty řešili ručně? 

Proto pokud chcete být ve firmě skutečně efektivní, workflow by mělo fungovat komplexně, nejen pro účetní doklady. S workflow tak dokážete řídit veškeré požadavky, co se firemní dokumentace týče. Ať už jde o schvalování dokumentů, nastavení kompetencí nebo tvorbu úkolů. 

Cloudové aplikace na digitalizaci účetních dokladů je v podstatě “nalajnovaná aplikace”. Můžete si obvykle vybrat z několika cenových plánů podle předem nastavených parametrů. Každá taková aplikace má však své limity. To znamená, že zákazník se musí aplikaci přizpůsobit, ať se děje, co se děje. 

To je velmi nepříjemné v situacích, kdy váš byznys roste a vy potřebujete víc. Pokud účetnictví v cloudu nestačí, nezbyde vám nic jiného, než se poohlédnout po jiném řešení. A to není zrovna nic moc příjemného, když už máte zajetý nějaký systém. Změna s sebou vždycky nese náklady a čas navíc, kterého máte jako šafránu. 

S DMS je to všechno naopak. Kvalitní dodavatel se postará o to, aby řešení splňovalo všechny vaše požadavky. A mnohem víc. DMS systém se může vyvíjet v průběhu času s potřebami firmy. 

Takže pokud potřebujete například zautomatizovat nový proces, nemusíte nic měnit. V rámci řešení dojde k upgradu nebo k vytvoření nového modulu. Zkrátka, s DMS je vždy prostor získat víc.