Říká se, že obchodní vztahy stojí na smlouvách. Jenže když se vám začnou v kancelářích hromadit štosy papírů na stole, začíná v tom být zmatek. Může se také stát, že díky nedokonalé evidenci smluv na leccos zapomenete a zaděláte si na průšvih. Nepřicházejte o zákazníky. Už jste přemýšleli o elektronické evidenci smluv?
Také to znáte? Hromadí se vám papíry? Neustálé dohledáváte v šanonech, jaké máte podepsané smlouvy a jaké důležité termíny z nich plynou?
Vztahy uvnitř i vně firmy jsou založené na smlouvách. Proto je velmi důležité, aby byly procesy týkající se smluv průhledné a standardizované. Elektronická evidence smluv zajistí sledování podmínek a termínů smluv. Nikdy vám tak neutečou zásadní informace a data.
Jenže ve firmách to mnohdy vypadá spíš takto…
V moderním pojetí správy dokumentů se evidence smluv přesouvá z papírové do elektronické podoby. Veškeré procesy běží na cloudu, mimo firemní servery – v případě výpadků jsou všechny evidované smlouvy firmy v bezpečí. Elektronická evidence smluv zvládne vše, na co jinak využíváte blok, kartotéku nebo složky v počítači na pevném disku.
Se smlouvami teď pracujete odkudkoliv. Pracovat s nimi může kdokoliv, kdo k nim dostane přístup. O tom, kdo se kam dostanete, si rozhodujete sami. Bez ohledu na přístupy ale ani vy ani váš zaměstnanec už nemusíte hlídat data, kdy vyprší platnost smluv uložených v evidenci. Systém si je totiž pamatuje a sám se na ně zeptá a připomene je.
Jeden z nejznámějších nástrojů pro evidenci smluv je šanon. Haldy papírů zařazených do plastových složek, které se zdají perfektně uložené.
I když máte v této formě evidence smluv perfektní systém, stejně vás jednou za čas přepadne pocit, že se někde může stát chybka a že smlouvy nemáte pod naprostou kontrolou. Pak dojde na dohledávání smluv a čas najednou běží rychleji, než jste si kdy mohli myslet.
Podívejte se, jak vypadá efektivní a bezpečná správa elektronických a skenovaných dokumentů.
Automatizace procesů týkající se evidence smluv zvyšuje produktivitu a snižuje náklady. Zaměstnanci navíc získají řešení pro rychlou a snadnou výměnu informací a podporují efektivní týmovou práci.
Nástroj pro evidenci smluv zaznamenává veškeré změny v dokumentu. K dispozici je kompletní stopa životního cyklu dokumentu.
Evidované smlouvy jsou uloženy bezpečným způsobem. Snadno splníte požadavky na zpracování a úschovu dokumentů.
Každý člen firmy, který má oprávnění k přístupu, může ukládat, otevírat a spravovat smlouvy z jednoho místa a odkudkoliv.
Časově náročné manuální úkony jsou díky automatizaci minulostí. Vše, co v souvislosti s evidencí smluv potřebujete udělat, zvládnete rychle a jednoduše na několik kliknutí.
Používáte ve firmě tradiční postupy ručního vedení ISO firemní dokumentace? Trápí vás chybovost a značná neefektivita? Přesvědčte se o tom, že s ruční správou v dnešní době neobstojíte. Přečtěte si…
Anonymizace dokumentů je velmi diskutovaným tématem. Registr smluv, GDPR i další případy ji nutně vyžadují. Kde a kdy musíte anonymizaci dokumentů skutečně využít? Jaké je nejvhodnější řešení?
Co znamená pojem Business Process Management? Používáte ho ve firmě? Proč byste měli? A jaké vám to může přinést výhody? Zjistěte nejdůležitější informace o Business Process Managementu v našem…
