
SOCOS IT na nabitém teambuildingu v Žabonosech
Čas práce vystřídal čas zábavy. Celý tým SOCOS IT si vyrazil na teambuilding, aby si užil parádní relax. Takhle to vypadalo...
Říká se, že obchodní vztahy stojí na smlouvách. Jenže když se vám začnou v kancelářích hromadit štosy papírů na stole, začíná v tom být zmatek. Může se také stát, že díky nedokonalé evidenci smluv na leccos zapomenete a zaděláte si na průšvih. Nepřicházejte o zákazníky. Už jste přemýšleli o elektronické evidenci smluv?
Také to znáte? Hromadí se vám papíry? Neustálé dohledáváte v šanonech, jaké máte podepsané smlouvy a jaké důležité termíny z nich plynou?
Vztahy uvnitř i vně firmy jsou založené na smlouvách. Proto je velmi důležité, aby byly procesy týkající se smluv průhledné a standardizované. Elektronická evidence smluv zajistí sledování podmínek a termínů smluv. Nikdy vám tak neutečou zásadní informace a data.
Jenže ve firmách to mnohdy vypadá spíš takto…
V moderním pojetí správy dokumentů se evidence smluv přesouvá z papírové do elektronické podoby. Veškeré procesy běží na cloudu, mimo firemní servery – v případě výpadků jsou všechny evidované smlouvy firmy v bezpečí. Elektronická evidence smluv zvládne vše, na co jinak využíváte blok, kartotéku nebo složky v počítači na pevném disku.
Se smlouvami teď pracujete odkudkoliv. Pracovat s nimi může kdokoliv, kdo k nim dostane přístup. O tom, kdo se kam dostanete, si rozhodujete sami. Bez ohledu na přístupy ale ani vy ani váš zaměstnanec už nemusíte hlídat data, kdy vyprší platnost smluv uložených v evidenci. Systém si je totiž pamatuje a sám se na ně zeptá a připomene je.
Jeden z nejznámějších nástrojů pro evidenci smluv je šanon. Haldy papírů zařazených do plastových složek, které se zdají perfektně uložené.
I když máte v této formě evidence smluv perfektní systém, stejně vás jednou za čas přepadne pocit, že se někde může stát chybka a že smlouvy nemáte pod naprostou kontrolou. Pak dojde na dohledávání smluv a čas najednou běží rychleji, než jste si kdy mohli myslet.
Podívejte se, jak vypadá efektivní a bezpečná správa elektronických a skenovaných dokumentů.
Automatizace procesů týkající se evidence smluv zvyšuje produktivitu a snižuje náklady. Zaměstnanci navíc získají řešení pro rychlou a snadnou výměnu informací a podporují efektivní týmovou práci.
Nástroj pro evidenci smluv zaznamenává veškeré změny v dokumentu. K dispozici je kompletní stopa životního cyklu dokumentu.
Evidované smlouvy jsou uloženy bezpečným způsobem. Snadno splníte požadavky na zpracování a úschovu dokumentů.
Každý člen firmy, který má oprávnění k přístupu, může ukládat, otevírat a spravovat smlouvy z jednoho místa a odkudkoliv.
Časově náročné manuální úkony jsou díky automatizaci minulostí. Vše, co v souvislosti s evidencí smluv potřebujete udělat, zvládnete rychle a jednoduše na několik kliknutí.