5 důvodů, proč se firmě vyplatí elektronická evidence smluv

Také to znáte? Hromadí se vám papíry? Neustálé dohledáváte v šanonech, jaké máte podepsané smlouvy a jaké důležité termíny z nich plynou?

Vztahy uvnitř i vně firmy jsou založené na smlouvách. Proto je velmi důležité, aby byly procesy týkající se smluv průhledné a standardizované. Elektronická evidence smluv zajistí sledování podmínek a termínů smluv. Nikdy vám tak neutečou zásadní informace a data.

Jenže ve firmách to mnohdy vypadá spíš takto…

V moderním pojetí správy dokumentů se evidence smluv přesouvá z papírové do elektronické podoby. Veškeré procesy běží na cloudu, mimo firemní servery – v případě výpadků jsou všechny evidované smlouvy firmy v bezpečí. Elektronická evidence smluv zvládne vše, na co jinak využíváte blok, kartotéku nebo složky v počítači na pevném disku. 

Se smlouvami teď pracujete odkudkoliv. Pracovat s nimi může kdokoliv, kdo k nim dostane přístup. O tom, kdo se kam dostanete, si rozhodujete sami. Bez ohledu na přístupy ale ani vy ani váš zaměstnanec už nemusíte hlídat data, kdy vyprší platnost smluv uložených v evidenci. Systém si je totiž pamatuje a sám se na ně zeptá a připomene je.

Jeden z nejznámějších nástrojů pro evidenci smluv je šanon. Haldy papírů zařazených do plastových složek, které se zdají perfektně uložené. 

I když máte v této formě evidence smluv perfektní systém, stejně vás jednou za čas přepadne pocit, že se někde může stát chybka a že smlouvy nemáte pod naprostou kontrolou. Pak dojde na dohledávání smluv a čas najednou běží rychleji, než jste si kdy mohli myslet.

Efektivní evidence smluv podporuje produktivitu

Automatizace procesů týkající se evidence smluv zvyšuje produktivitu a snižuje náklady. Zaměstnanci navíc získají řešení pro rychlou a snadnou výměnu informací a podporují efektivní týmovou práci.

Transparentní procesy = absolutní přehled

Nástroj pro evidenci smluv zaznamenává veškeré změny v dokumentu. K dispozici je kompletní stopa životního cyklu dokumentu.

Bezpečné uložení smluv pro rychlé dohledávání

Evidované smlouvy jsou uloženy bezpečným způsobem. Snadno splníte požadavky na zpracování a úschovu dokumentů.

Smlouvy dostupné kdykoliv a kdekoliv

Každý člen firmy, který má oprávnění k přístupu, může ukládat, otevírat a spravovat smlouvy z jednoho místa a odkudkoliv.

Úspora času díky chytrým nástrojům

Časově náročné manuální úkony jsou díky automatizaci minulostí. Vše, co v souvislosti s evidencí smluv potřebujete udělat, zvládnete rychle a jednoduše na několik kliknutí.