Digitalizace dokumentů se může jevit jako jednoduchý proces. Vezmete list papíru, naskenujete ho a necháte poslat do úložiště dokumentů. U mnoha implementací to může být tak jednoduché.
Ale i v těch nejjednodušších implementacích si udělejte čas na prozkoumání základních pilířů digitalizace dokumentů. Můžete objevit příležitosti pro úsporu nákladů a zvýšení produktivity, které byste jinak neobjevili.
1. Lidé – jsou na digitalizaci dokumentů připraveni?
Změny jsou pro mnoho lidí děsivé, i když jim v konečném důsledku usnadní život. Před přechodem na digitalizaci dokumentů je nutné pochopit a posoudit, jestli je firma připravená na změnu.
Při plánování přechodu z papírové kanceláře na řešení automatické správy dokumentů byste si měli odpovědět na 5 otázek:
- Digitalizace dokumentů ovlivní procesy ve firmě. Jsou zaměstnanci připraveni?
- Vysvětlili jste zaměstnancům důvod, proč chcete digitalizovat dokumenty?
- Jaké školení bude potřeba, aby digitalizace dokumentů fungovala efektivně?
- Jak digitalizace dokumentů ovlivní zaměstnance? Osobně i profesně? Získají více času na další úkoly?
Očekáváte nesouhlas? Jak byste ho řešili?
2. Informace – s jakými dokumenty firma pracuje
Jaké informace a dokumenty firma vytvoří a poté uloží? Odhalte, jaké informace dokumenty mají, proč existují a jakou obchodní hodnotu mají pro firmu. Firmy často vytvářejí a spravují dokumenty, které ve skutečnosti ani nepotřebují, a proto je není nutné uchovávat.
Identifikujte dokumenty:
- Jsou dokumenty, které ve firmě vznikají, digitální (e-mail, smlouvy PDF atd.)? Nebo vznikají jako jiná média?
- Jaké jsou tyto dokumenty – smlouvy, faktury, zápisy z porad atd.?
- Musí být dokument na papíře? Pokud ano, proč?
- Odkud dokument pochází?
- Jaká je obchodní hodnota dokumentu?
3. Procesy – s digitalizací dokumentů začněte při jejich správném fungování
S digitalizací dokumentů nezačínejte v případě, že procesy ve firmě nefungují správně. Nejprve zkontrolujte, zda je můžete vylepšit. Automatizace špatných procesů může problémy ještě prohloubit.
Položte si alespoň tyto 4 otázky:
- Jaké procesy jsou spojeny s dokumenty?
- Kdo musí schvalovat dokumenty?
- Jak informace vstupují a opouštějí procesy?
- Ovlivní automatizace jednoho procesu také související procesy?
4. Technologie – zvažte své potřeby a požadavky
Před jakýmkoliv technologickým rozhodnutím zvažte své potřeby a požadavky. Pamatujte, že technologie je nástroj, nikoliv odpověď na všechny otázky. Pokud jde o digitalizaci dokumentů, zamyslete se nad těmito otázkami:
- Jak “dostanete” digitální dokumenty a data do svých systémů pro správu dokumentů?
- Jaký hardware potřebujete k digitalizaci dokumentů – skenery nebo mobilní zařízení?
- Kdo a jak dokumenty digitalizuje?
- Kde budou dokumenty digitalizovány? Na centralizovaném místě?
- Budete používat software pro rozpoznávání dat?
- Jak bude probíhat integrace DMS systému?