Co je to digitalizace dokumentů? Jak přispěje k efektivnějšímu chodu firmy? Jak se do digitalizace pustit? Přečtěte si vše podstatné, co potřebujete vědět.
Množství dokumentů, se kterými se ve firmě musíte denně poprat, může být až frustrující. Už i u malých a středních firem se stává, že “papírů” je tolik, že se nevejdou do kanceláře a člověk aby se z nich zbláznil. Přitom je potřebujete mít denně k dispozici…
Přechod k digitalizaci dokumentů firmě okamžite ušetří peníze, čas a dokonce i místo. Digitalizovat a vytěžovat data můžete z jakýchkoliv dokumentů, ať už jde o faktury, dodací listy, smlouvy nebo účtenky a zákaznickou dokumentaci.
Čas jsou peníze. Každá společnost by měla řešit časovou úsporu na běžných činnostech, kterými se zaměstnacni denně zabývají. Pracovní vytížení je vysoké a nároky na kvalitní práci jakbysmet.
Řešením je digitální transformace, která umožňuje digitalizaci dokumentů, a tím pádem úsporu času právě v podobě úbytku nutných administrativních úkonů s papírovou podobou dokumentů a jejich oběhem v rámci společnosti.
Představte si, že pověřený zaměstnanec má všechny dokumenty přístupné v rámci počítače nebo mobilního zařízení. Snadno si najde dokument podle stanoveného indexu nebo dokonce dle obsahu v něm uvedeném. To všechno v řádu sekund až minut. Porovnejte to s časem, kdy se zaměstnanec musí prohrabovat ve štosu papíru, prohledávat šanony nebo chodit do jiné místnosti, kde jsou dokumenty uložené.
Digitální dokumenty jsou jsou hlavním stavebním prvkem, který firmě zajistí vyšší efektivitu a tím i nižší náklady – zaměstnanci zvládnou více práce a s minimální chybovostí.
Digitalizace dokumentů se může jevit jako jednoduchý proces. Vezmete list papíru, naskenujete ho a necháte poslat do úložiště dokumentů. U mnoha implementací to může být tak jednoduché.
Ale i v těch nejjednodušších implementacích si udělejte čas na prozkoumání základních pilířů digitalizace dokumentů. Můžete objevit příležitosti pro úsporu nákladů a zvýšení produktivity, které byste jinak neobjevili.
Změny jsou pro mnoho lidí děsivé, i když jim v konečném důsledku usnadní život. Před přechodem na digitalizaci dokumentů je nutné pochopit a posoudit, jestli je firma připravená na změnu.
Při plánování přechodu z papírové kanceláře na řešení automatické správy dokumentů byste si měli odpovědět na 5 otázek:
Jaké informace a dokumenty firma vytvoří a poté uloží? Odhalte, jaké informace dokumenty mají, proč existují a jakou obchodní hodnotu mají pro firmu. Firmy často vytvářejí a spravují dokumenty, které ve skutečnosti ani nepotřebují, a proto je není nutné uchovávat.
Identifikujte dokumenty:
S digitalizací dokumentů nezačínejte v případě, že procesy ve firmě nefungují správně. Nejprve zkontrolujte, zda je můžete vylepšit. Automatizace špatných procesů může problémy ještě prohloubit.
Položte si alespoň tyto 4 otázky:
Před jakýmkoliv technologickým rozhodnutím zvažte své potřeby a požadavky. Pamatujte, že technologie je nástroj, nikoliv odpověď na všechny otázky. Pokud jde o digitalizaci dokumentů, zamyslete se nad těmito otázkami:
Je důležité si udělat představu o tom, jaký druh dokumentů chcete digitalizovat. To vám pomůže vybrat, jakou metodu použít. Například s oboustrannými dokumenty nebo barevnými dokumenty bude nutné zacházet trochu jinak.
Zajistěte, aby byly dokumenty připravené k digitalizaci. Je důležité zajistit, aby dokumenty neobsahovaly obyčejné kancelářské objekty, jako jsou kancelářské sponky, špendlíky, nálepky apod.
Existuje celá řada aplikací a softwarů, které umožňují skenování dokumentů. Multifunkční tiskárny a skenery mohou poskytovat dostatečný výkon, ale pro velkoobjemové skenování nejsou žádoucí. Proto je důležité pro digitalizaci dokumentů najít vhodný hardware, který přesně vyhoví potřebám společnosti.
Digitální dokumenty můžete ukládat jako obrázky nebo soubory PDF. Volba mezi těmito dvěma formáty zahrnuje hodnocení samotného dokumentu. Například pokud se jedná o ručně psaný dokument, může být praktičtější uložit ho jako obrázek.
Digitalizované dokumenty lze snadno třídit podle předem určených specifikací a následně přenést do určeného prostředí. Dokumenty mohou být přístupné odkudkoliv podle nastavených práv – ideálním řešením jsou DMS systémy pro správu dokumentů.
Takto zpracované digitální dokumenty přispívají k účinnější správě, a tedy k rychlejším firemním procesů, které dokáží pružně reagovat na požadavky ve firmě nebo na požadavky zákazníků. Finální uživatelé dokáží učinit snadnější a kvalifikovanější rozhodnutí.
Ve společnosti Asekol se dlouhodobě potýkali s neefektivním zpracováním faktur. Zaměstnanci se museli denně zabývat 4,5 hodiny fakturami. Po digitalizaci dokumentů a nastavení procesů se společnost dostala k těmto výsledkům:
Optické rozpoznávání znaků (OCR – Optical Character Recognition) je jednou z metod pro efektivní získávání dat z dokumentů. Jaké jsou výhody OCR software? Může pomoci s dokumenty také ve vaší firmě?
Pravidelné porady jsou nezbytnou součástí bezproblémového chodu každé firmy. Jak vést poradu tak, aby byli všichni spokojení a přinášela kladné výsledky?
Ztrácíte přehled o přijaté elektronické i papírové poště? Zabírá vám její zpracování neúnosný počet hodin? Netušíte, kde se přesně nachází přijatý dokument, když potřebujete jeho data? Nejvyšší čas…