Vše, co potřebujete vědět o digitalizaci dokumentů

Množství dokumentů, se kterými se ve firmě musíte denně poprat, může být až frustrující. Už i u malých a středních firem se stává, že “papírů” je tolik, že se nevejdou do kanceláře a člověk aby se z nich zbláznil. Přitom je potřebujete mít denně k dispozici… Vhodnou cestou je digitalizace dokumentů. 

Přechod k digitalizaci dokumentů firmě okamžite ušetří peníze, čas a dokonce i místo. Digitalizovat a vytěžovat data můžete z jakýchkoliv dokumentů, ať už jde o faktury, dodací listy, smlouvy nebo účtenky a zákaznickou dokumentaci. 

Čas je nejdražší komoditou, kterou máte, tak proč s ní plýtvat

Čas jsou peníze. Každá společnost by měla řešit časovou úsporu na běžných činnostech, kterými se zaměstnacni denně zabývají. Pracovní vytížení je vysoké a nároky na kvalitní práci jakbysmet. 

Řešením je digitální transformace, která umožňuje digitalizaci dokumentů, a tím pádem úsporu času právě v podobě úbytku nutných administrativních úkonů s papírovou podobou dokumentů a jejich oběhem v rámci společnosti.

Digitalizace dokumentů zvyšuje efektivitu a snižuje náklady

Představte si, že pověřený zaměstnanec má všechny dokumenty přístupné v rámci počítače nebo mobilního zařízení. Snadno si najde dokument podle stanoveného indexu nebo dokonce dle obsahu v něm uvedeném. To všechno v řádu sekund až minut. Porovnejte to s časem, kdy se zaměstnanec musí prohrabovat ve štosu papíru, prohledávat šanony nebo chodit do jiné místnosti, kde jsou dokumenty uložené. Typickým příkladem je digitalizace faktur. 

Digitalizace dokumentů je hlavním stavebním prvkem, který firmě zajistí vyšší  efektivitu a tím i nižší náklady – zaměstnanci zvládnou více práce a s minimální chybovostí.

Výše jsme ve zktrace popsali hlavní výhody digitalizace dokumentů. Ale těch benefitů je mnohem víc. Přečtěte si o těch nejdůležitějších. 

Digitalizace dokumentů radikálně šetří místo

Šanony, pořadače, štosy papírů, obrovské skříně, které zabírají celou kancelář. Pokud firma funguje už nějaký ten pátek, papíry se dost nahromadily. Pokud se nepřikloníte k digitalizaci dokumentů, haldy se budou stále zvětšovat. 

Uvolnění prostoru je jedním z důvodů, proč digitalizovat dokumenty. Představte si například, že se v kanceláři kvůli velké kartotéce mačká 5 pracovníků. Když dokumenty digitalizujete, uvolníte místo v prostoru například pro další zaměstnance. Čím míň papírů, tím zkrátka lépe. 

Digitalizované dokumenty nepodléhají degradaci

Papír je prostě jenom papír. Můžete ho mít někde uložený v archivu. Jenže čas, lidská chyba nebo nehoda ho můžou nadobro vymazat. Vždyť stačí polít smlouvu kafem nebo nečekaná katastrofa. 

Digitalizace dokumentů jejich 100% bezpečí. Dokumenty jsou bezpečně uložené v cloudu, kde se jim nic nemůže stát. A věřte, že to po letech oceníte. 

Digitalizace dokumentů šetří náklady na tisk, poštovné apod. 

Každá koruna dobrá. A ve větších firmách se papírem a tonery zase tak nešetří. Když si spočítáte roční náklady právě na papíry, tonery nebo poštovné, může to být v průměru klidně až 3 000 Kč na jednoho zaměstnance. A tohle nejsou u středních a velkých firem nezanedbatelné náklady. Takže i když investujete do digitalizace dokumentů, návratnost je jistá. 

S digitalizací dokumentů neexistují hranice

Digitalizace dokumentů a jejich řízení je budoucnost. A vlastně i přítomnost. Stále častěji se setkáváme s prací na home office. A těžko si budou zaměstnanci papíry tahat domů s sebou, když je potřebuje ve firmě více lidí. Digitalizované dokumenty jsou uložené v cloudu a dovolují okamžitý přístup odkudkoliv. To se hodí například také pro nadnárodní organizace. 

Digitalizované dokumenty se snadno vyhledávají

Představte si ty nervy, když se musíte hrabat ve štosu papírů a nemůžete najít třeba smlouvu. To je k zbláznění. Digitalizace dokumentů přináší do věcí zcela nový řád. Dokumenty jsou uložené v cloudu a vy je vyhledáváte zadáním klíčových slov. Během pár sekund tak máte požadovaný dokument před sebou, připravený k akci. 

Digitální dokumenty jsou v největším bezpečí

Digitalizace dokumentů zajišťuje tak potřebnou bezpečnost. Data jsou šifrována a umístěna do cloudu nebo na firemní server. Je možné omezit přístup nebo udělovat práva k otevírání či stahování dokumentů. Pokud digitalizujete dokumenty s citlivými daty, je tohle naprostá nutnost. 

Digitalizace dokumentů šetří životní prostředí

Ono to zní jako klišé, ale je to tak. Podle průzkumů zpracuje běžná firma ročně přes 10 000 kusů papíru. Podle jiné studie firma do 50 zaměstnanců spotřebuje papír vyrobený ze 16 smrků. Takže když to zkusíte s digitalizací dokumentů, můžete výrazně zmírnit environmentální ztráty. 

Ale na druhou stranu to nemusíte brát tak, že nemůžete vůbec tisknout. Tisk je potřeba, i když digitalizujete dokumenty. Jen je třeba vynaložit veškeré úsilí pro maximální úsporu.

Digitalizace dokumentů se může jevit jako jednoduchý proces. Vezmete list papíru, naskenujete ho a necháte poslat do úložiště dokumentů. U mnoha implementací to může být tak jednoduché.

Ale i v těch nejjednodušších implementacích si udělejte čas na prozkoumání základních pilířů digitalizace dokumentů. Můžete objevit příležitosti pro úsporu nákladů a zvýšení produktivity, které byste jinak neobjevili. 

1. Lidé – jsou na digitalizaci dokumentů připraveni?

Změny jsou pro mnoho lidí děsivé, i když jim v konečném důsledku usnadní život. Před přechodem na digitalizaci dokumentů je nutné pochopit a posoudit, jestli je firma připravená na změnu. 

Při plánování přechodu z papírové kanceláře na řešení automatické správy dokumentů byste si měli odpovědět na 5 otázek:

• Digitalizace dokumentů ovlivní procesy ve firmě. Jsou zaměstnanci připraveni? 
• Vysvětlili jste zaměstnancům důvod, proč chcete digitalizovat dokumenty?
• Jaké školení bude potřeba, aby digitalizace dokumentů fungovala efektivně?
• Jak digitalizace dokumentů ovlivní zaměstnance? Osobně i profesně? Získají více času na další úkoly? 
  Očekáváte nesouhlas? Jak byste ho řešili?

2. Informace – s jakými dokumenty firma pracuje

Jaké informace a dokumenty firma vytvoří a poté uloží? Odhalte, jaké informace dokumenty mají, proč existují a jakou obchodní hodnotu mají pro firmu. Firmy často vytvářejí a spravují dokumenty, které ve skutečnosti ani nepotřebují, a proto je není nutné uchovávat. 

Identifikujte dokumenty:

• Jsou dokumenty, které ve firmě vznikají, digitální (e-mail, smlouvy PDF atd.)? Nebo vznikají jako jiná média?
• Jaké jsou tyto dokumenty – smlouvy, faktury, zápisy z porad atd.?
• Musí být dokument na papíře? Pokud ano, proč?
• Odkud dokument pochází?
• Jaká je obchodní hodnota dokumentu?

3. Procesy – s digitalizací dokumentů začněte při jejich správném fungování

S digitalizací dokumentů nezačínejte v případě, že procesy ve firmě nefungují správně. Nejprve zkontrolujte, zda je můžete vylepšit. Automatizace špatných procesů může problémy ještě prohloubit. 

Položte si alespoň tyto 4 otázky:

• Jaké procesy jsou spojeny s dokumenty? 
• Kdo musí schvalovat dokumenty?
• Jak informace vstupují a opouštějí procesy?
• Ovlivní automatizace jednoho procesu také související procesy?

4. Technologie – zvažte své potřeby a požadavky

Před jakýmkoliv technologickým rozhodnutím zvažte své potřeby a požadavky. Pamatujte, že technologie je nástroj, nikoliv odpověď na všechny otázky. Pokud jde o digitalizaci dokumentů, zamyslete se nad těmito otázkami:

• Jak “dostanete” digitální dokumenty a data do svých systémů pro správu dokumentů?
• Jaký hardware potřebujete k digitalizaci dokumentů – skenery nebo mobilní zařízení?
• Kdo a jak dokumenty digitalizuje?
• Kde budou dokumenty digitalizovány? Na centralizovaném místě? 
• Budete používat software pro rozpoznávání dat? 
• Jak bude probíhat integrace DMS systému? 

1. Identifikace dokumentů pro digitalizaci

Je důležité si udělat představu o tom, jaký druh dokumentů chcete digitalizovat. To vám pomůže vybrat, jakou metodu použít. Například s oboustrannými dokumenty nebo barevnými dokumenty bude nutné zacházet trochu jinak. Pokud jste úplně na začátku a uvažujete o digitalizaci dokumentů, obraťte se rovnou na nás. 

2. Příprava dokumentů pro digitalizaci

Zajistěte, aby byly dokumenty připravené k digitalizaci. Je důležité zajistit, aby dokumenty neobsahovaly obyčejné kancelářské objekty, jako jsou kancelářské sponky, špendlíky, nálepky apod. 

3. Digitalizace dokumentů skenováním

Existuje celá řada aplikací a softwarů, které umožňují skenování a tedy digitalizaci dokumentů. Multifunkční tiskárny a skenery mohou poskytovat dostatečný výkon, ale pro velkoobjemové skenování nejsou žádoucí. Proto je důležité pro digitalizaci dokumentů najít vhodný hardware, který přesně vyhoví potřebám společnosti. 

4. Přechod do digitálního režimu

Digitální dokumenty můžete ukládat jako obrázky nebo soubory PDF. Volba mezi těmito dvěma formáty zahrnuje hodnocení samotného dokumentu. Například pokud se jedná o ručně psaný dokument, může být praktičtější uložit ho jako obrázek.

5. Správa digitálních dokumentů

Digitalizované dokumenty lze snadno třídit podle předem určených specifikací a následně přenést do určeného prostředí. Dokumenty mohou být přístupné odkudkoliv podle nastavených práv – ideálním řešením jsou DMS systémy pro správu dokumentů. 

Takto zpracované digitální dokumenty přispívají k účinnější správě, a tedy k rychlejším firemním procesů, které dokáží pružně reagovat na požadavky ve firmě nebo na požadavky zákazníků. Finální uživatelé dokáží učinit snadnější a kvalifikovanější rozhodnutí. Zásadní e ovšem využívat efektivní systém pro správu dokumentů. 

Ve společnosti Asekol se dlouhodobě potýkali s neefektivním zpracováním faktur. Zaměstnanci se museli denně zabývat 4,5 hodiny fakturami. Po digitalizaci dokumentů a nastavení procesů se společnost dostala k těmto výsledkům: 

• časová úspora 105 dní v roce
• snížení chybovosti na 0 %
• urychlení zadávání faktur o 78 %
• úspora 210 000 kč ročně