Systémy pro automatické vytěžování údajů dokáží z faktur a dalších naskenovaných a elektronický dokumentů přepisovat data do podnikového systému. Jak vytěžování dat z faktur funguje? Jaké výhody automatické řešení přináší?
Zpracování přijatých dodavatelských faktur je nedílnou součástí firemních procesů. Stále běžnou praxí je jejich ruční přepis, který s sebou ovšem nese řadu nevýhod. Druhou možností je digitalizace, o kterou se starají tzv. OCR systémy. Ty dokážou provést rozpoznání typu dokumentu, vytěžit klíčové údaje a převést dokument do digitální formy.
Běžnou praxí je, že zpracování faktur provádí kvalifikovaní pracovníci, například účetní. Je škoda, když musí velký podíl své práce věnovat ručnímu přepisu dat nebo skenování dokumentů. V podstatě jde o plýtvání schopností lidí, jejichž vzdělání a praxe je předurčuje k odbornějším činnostem. Je to jako byste studovali archeologii, a pak dělali výkopy pro odpadní potrubí…
Nástroje pro vytěžování faktur jsou intuitivní a samoučící se. Proto není nutné speciální nastavení – systém sám vyhledává a ukládá data. Je jasné, že účetní se věnuje své hlavní činnosti a neplýtvá čas zbytečnými administrativními úkony, které zvládne udělat chytrý systém.
Při vytěžování faktur odpadá ruční práce, tedy zadávání. Ruční přepisování dat s sebou totiž přináší spoustu chyb, jako jsou překlepy, chybná data splatnosti apod. Vyšší kvalitu a přesnost při vytěžování dat hlídá verifikace, tedy ověřování správnosti.
Verifikátor překontroluje správnost vytěžených dat. Pokud vytěžovací nástroj na faktuře objeví chybu nebo nesrovnalost (například špatný formát bankovního účtu), verifikátor chybu opraví, čímž se poučí a další faktura už je vytěžena správně. To znamená, že chybovost se při automatickém vytěžování faktur rapidně sníží, v mnoha případech až na nulu.
Jistě si sami dokážete představit, kolik času zabere ruční přepis faktury. To ani nemluvíme o schvalovacím kolečku. Faktury v elektronickém formátu všechny procesy rapidně zkrátí.
Ruční vytěžení jedné faktury zabere přibližně 3 minuty. Pokud jich účetní ve firmě zpracuje 20 denně, jedna hodina pracovní doby se rozplyne jako pára nad hrncem. K tomu ještě musí každá projít výše zmíněným schvalovacím kolečkem, které se může s přehledem prodloužit i na několik dní.
Faktura na papíře je jenom papír a člověk není neomylný. Proto se lehce může stát, že se faktura poničí nebo zašantročí. S vytěžováním faktur souvisí také centralizace dokumentů, které jsou v elektronické podobě uchovány na úložišti – bezpečně a snadno dohledatelné.
Podívejte se, jak systém DOCU-X OCR pomáhá šetřit čas a peníze ve společnosti ASB.
Při vytěžování faktur jsou údaje z dokumentů získávány pomocí šablon a klíčových slov. Algoritmy se v průběhu času učí, v jakých částech vytěžované faktury najde potřebná data (díky tomu je už po vytěžení 5 faktur od jednoho dodavatele přesnost 100%). Následně dojde k uložení do podnikového systému.
Čím vyšší počet faktur OCR systém vytěží, tím lepších výsledků je při automatickém získávání dat dosaženo. Tím pádem není nutné data ručně přepisovat, snížíte pracnost a také minimalizujete množství potenciálních chyb při ručním přepisování.
Když jsou veškeré vytěžené údaje z faktur platné (validní), data se automaticky exportují do podnikového systému. Obsluha tak nemusí do procesu vůbec zasahovat. Jestliže systém pro vytěžování dat z faktur nalezne chybu, sám ji zvýrazní a zobrazí důvod, proč k chybě došlo.
Pokročilé systémy pro automatické vytěžování dat z firemních dokumentů poskytují přednastavené validace, díky čemuž je systém velmi flexibilní a lze ho nastavit podle požadavků konkrétních druhů dokumentů.
V každé firmě, která se chce vyhnout zdlouhavým procesům spojených s náročnou administrativou a vznikem chyb. Nástroj pro vytěžování faktur se vám hodí, pokud vyžadujete:
Podle zákona musíte před odesláním smlouvy do registru smluv začernit citlivé údaje. Jinak je malér. Víte, co všechno anonymizovat a jak to udělat co nejrychleji a nejjednodušeji?
Perete se ve firmě každodenně s datovými zprávami? Nevyhovuje vám webovém běžné webové rozhraní? Stává se vám, že občas nějaké zprávy přehlédnete a jsou z toho jenom problémy? Nebo že zprávy dokonce…
Řízení procesů ve firmách je poměrně složité. Jak si ho zjednodušit a zrychlit všechny části procesu? Zaměřte se na automatizaci postupů díky nástroji workflow, který zefektivní elektronický oběh a…