Jaké výhody má vytěžování faktur a jak funguje?

Zpracování přijatých dodavatelských faktur je nedílnou součástí firemních procesů. Stále běžnou praxí je jejich ruční přepis, který s sebou ovšem nese řadu nevýhod. Druhou možností je digitalizace, o kterou se starají tzv. OCR systémy. Ty dokážou provést rozpoznání typu dokumentu, vytěžit klíčové údaje a převést dokument do digitální formy.

Vytěžování faktur se odlišuje od běžného skenování. Pokud faktury skenujete a uložíte například v pdf do počítače, máte vlastně také vytěženou fakturu. Takto vytěžené faktury si můžete však jenom někam uložit do složky a později si ji prohlédnout. Jestliže chcete data dostat do podnikového systému, musíte je ručně vypisovat nebo kopírovat z faktury. 

Automatické vytěžování faktur toho ale dokáže mnohem víc. OCR programy rozpoznají data (znaky) na faktuře a automaticky je převedou do digitální podoby. Jestliže jde automatické vytěžování faktur ruku v ruce s účetním nebo podnikovým systémem, dojde k automatickému získání dat. Z toho plyne, že všechna data z vytěžených faktur máte uložená na jednom místě a je možné s nimi dál jednoduše pracovat. 

1. Automatické vytěžování faktur snižuje náklady spojené s manuálním přepisem dat

Běžnou praxí je, že zpracování faktur provádí kvalifikovaní pracovníci, například účetní. Je škoda, když musí velký podíl své práce věnovat ručnímu přepisu dat nebo skenování dokumentů. V podstatě jde o plýtvání schopností lidí, jejichž vzdělání a praxe je předurčuje k odbornějším činnostem. Je to jako byste studovali archeologii, a pak dělali výkopy pro odpadní potrubí… 

Nástroje pro vytěžování faktur jsou intuitivní a samoučící se. Proto není nutné speciální nastavení – systém sám vyhledává a ukládá data. Je jasné, že účetní se věnuje své hlavní činnosti a neplýtvá čas zbytečnými administrativními úkony, které zvládne udělat chytrý systém.

2. Snížení chybovosti – systém pro vytěžování faktur vs člověk: 1:0

Při vytěžování faktur odpadá ruční práce, tedy zadávání. Ruční přepisování dat s sebou totiž přináší spoustu chyb, jako jsou překlepy, chybná data splatnosti apod. Vyšší kvalitu a přesnost při vytěžování dat hlídá verifikace, tedy ověřování správnosti. 

Verifikátor překontroluje správnost vytěžených dat. Pokud vytěžovací nástroj na faktuře objeví chybu nebo nesrovnalost (například špatný formát bankovního účtu), verifikátor chybu opraví, čímž se poučí a další faktura už je vytěžena správně. To znamená, že chybovost se při automatickém vytěžování faktur rapidně sníží, v mnoha případech až na nulu.

3. Automatické vytěžování faktur zásadně šetří čas

Jistě si sami dokážete představit, kolik času zabere ruční přepis faktury. To ani nemluvíme o schvalovacím kolečku. Faktury v elektronickém formátu všechny procesy rapidně zkrátí. 

Ruční vytěžení jedné faktury zabere přibližně 3 minuty. Pokud jich účetní ve firmě zpracuje 20 denně, jedna hodina pracovní doby se rozplyne jako pára nad hrncem. K tomu ještě musí každá projít výše zmíněným schvalovacím kolečkem, které se může s přehledem prodloužit i na několik dní. 

Více o úspoře času s automatickým vytěžováním faktur se dočtete v případové studii>>

4. Vyloučení ztráty nebo poškození faktur

Faktura na papíře je jenom papír a člověk není neomylný. Proto se lehce může stát, že se faktura poničí nebo zašantročí. S vytěžováním faktur souvisí také centralizace dokumentů, které jsou v elektronické podobě uchovány na úložišti – bezpečně a snadno dohledatelné.

5. Vytěžování faktur zajišťuje konzistenci dat

Pro optimalizaci automatizace při vytěžování faktur lze využít data z ERP systémů pro ověřování dat a zajištění soudržnosti napříč všemi podnikovými systémy. Příkladem může být tzv. křížová kontrola zvyšující pravděpodobnost správného vytěžení dat z faktur. Další nespornou výhodou je automatické předávání dat do DMS systému. 

6. Vytěžování faktur a automatické procesy

Pokud vytěžuje faktury a zároveň využíváte DMS systém, můžete se rozhodnout, jak s digitalizovanými dokumenty naložit. Vytěžené faktury mohou putovat rovnou do účetního softwaru, nebo mohou proběhnout procesy jako je schvalování, párování na rozpočty nebo objednávky apod. Všechny tyto procesy lze po vytěžení faktur nastavit automaticky. Díky tomu se tak žádná vytěžená faktura nezatoulá. 

7. Příprava na audity s vytěžováním faktur

Audity jsou nutností. Většinou zaberou hromadu času. Díky vytěžování faktur získáte data, která jsou uložená na centrálním úložišti. Proto se nemusíte stresovat s vyhledáváním dokumentů. Data máte připravená, v bezpečí a přístupná pouze těm osobám, které jsou k tomu určené. 

Při vytěžování faktur jsou údaje z dokumentů získávány pomocí šablon a klíčových slov. Algoritmy se v průběhu času učí, v jakých částech vytěžované faktury najde potřebná data (díky tomu je už po vytěžení 5 faktur od jednoho dodavatele přesnost 100%). Následně dojde k uložení do podnikového systému. 

Čím vyšší počet faktur OCR systém vytěží, tím lepších výsledků je při automatickém získávání dat dosaženo. Tím pádem není nutné data ručně přepisovat, snížíte pracnost a také minimalizujete množství potenciálních chyb při ručním přepisování. 

Vytěžování faktur bez nutnosti zásahu obsluhy

Když jsou veškeré vytěžené údaje z faktur platné (validní), data se automaticky exportují do podnikového systému. Obsluha tak nemusí do procesu vůbec zasahovat. Jestliže systém pro vytěžování dat z faktur nalezne chybu, sám ji zvýrazní a zobrazí důvod, proč k chybě došlo. 

Pokročilé systémy pro automatické vytěžování dat z firemních dokumentů poskytují přednastavené validace, díky čemuž je systém velmi flexibilní a lze ho nastavit podle požadavků konkrétních druhů dokumentů.

K vytěžování faktur potřebujete klasický skener, který je základní výbavou každé kanceláře. Abyste získala vhodná data, pro digitalizaci faktur se hodí skener s minimálním rozlišením 300 × 300 DPI. Ideální je však skener s co nejvyšším rozlišením. 

Pro vytěžení dat z faktury do strukturované podoby je nutné využít specializovaný OCR program. Na internetu možná naleznete programy ve free verzích, které vám převedou vytěženou fakturu do formátu jpg nebo pdf. Nejvýhodnější jsou však pokročilá OCR řešení, která dokáží dále vytěžená data zprocesovat. 

V každé firmě, která se chce vyhnout zdlouhavým procesům spojených s náročnou administrativou a vznikem chyb. Nástroj pro vytěžování faktur se vám hodí, pokud vyžadujete:

• žádné přepisování dat z faktur do ERP systému
• jednoduché vyhledávání v dokumentech
• faktury k dispozici ihned po uložení do DMS systému
• snížení nákladů na spotřební materiál
• zabezpečení faktur proti ztrátě
• urychlení schvalovacího kolečka
• zvýšení přehlednosti celého procesu