Co je DMS systém a jak ho využít?

co-je-dms

Zajímá vás, co je to DMS systém? Jak funguje a proč prospěje vaší firmě? V článku se seznámíte se základními parametry, výhodami a oblastmi využití.

Většina úkonů, kterých se ve firmě účastníte, je spojena s dokumenty – příchozí pošta, faktury, dobropisy, smlouvy, ISO dokumentace… Proto je správa dokumentů jedním z faktorů, které dokáží zásadně ovlivnit efektivní chod firmy. Jestliže pracujete například ve středně velké firmě, jistě už jste zjistili, že jejich organizace vyžaduje celkem výrazné úsilí. Zvláště v případě, kdy chcete, aby byl v dokumentech řád, aby byly přístupné a sdílené. 

Čím více dokumentů ve firmě máte (a že stále přibývají), tím více roste potřeba se v nich orientovat a vyhledávat informace. A pokud správu dokumentů nemáte dobře “ošetřenou”, často se stává, že dokumenty bývají znovu a znovu tvořeny namísto toho, aby se opakovaně využívaly. 

V tomto bodě si správně kladete otázku, co je to DMS a jak ho využít.

Co je to DMS systém – definice

DMS (document management system) je nástroj pro správu a oběh dokumentů, který pro mnoho firem může být zásadní konkurenční výhodou. Práce s dokumenty a daty v nich obsažených jsou totiž jednou z nejpodstatnějších činností firmy. 

Základním stavebním kamenem DMS jsou dokumenty a procesy, se kterými úzce souvisí.

Co je dokument v pojetí DMS systému?

Dokument v rámci DMS si můžete představit nejen jako klasický kancelářský papír, ale také jako soubor v elektronické podobě, který je uložený v různých formátech. Nejběžnějšími formáty jsou dokumenty MS Office nebo PDF soubory, ale nesmíme opomíjet ani e-maily, audio nebo video soubory, výkresy apod. 

Podstatné je, že každý dokument je nositelem dat, která jsou tvořena, měněna, sdílena a ukládána. DMS systémy vznikly pro potřebu pracovat se strukturovanými i nestrukturovanými dokumenty a propojit je s reálně běžícími firemními procesy, jako je například zpracování a schvalování faktur.

DMS systém – funkcionality, které přispívají ke snadnému chodu firmy

Primárním cílem zavedení DMS systému je efektivní spravování a sdílení jakýchkoliv dokumentů, které obsahují důležité informace. Na centrálním úložišti dovoluje aplikace DMS bohatou funkcionalitu pro zpracování dokumentů, přístup a bezpečné sdílení. 

Co například dokáže DMS? 

  • přehledná organizace dokumentů
  • automatická tvorba a řízení verzí a revizí dokumentů
  • práce více uživatelů na jednom dokumentu
  • účinné vyhledávání dokumentů
  • podpora vytváření standardizovaných dokumentů
  • podpora elektronického schvalování a uvolňování
  • evidence historie práce s dokumenty
  • podpora digitalizace

7 výhod zavedení DMS do firmy

1. Řízený oběh – DMS zajišťuje automatický řízený oběh v celé firmě, který zaručuje dodržování předem nastavených postupů a pravidel. 

2. Dodržování legislativních požadavků – Přednastavené procesy DMS usnadňují dodržování norem. Příkladem je automatické hlídání platnosti dokumentů. 

3. Komunikace – Efektivní správa datových schránek a propojení s workflow, komunikace s Registrem smluv. 

4. Rychlé vyhledávání – DMS systémy vynikají pokročilým vyhledáváním v dokumentech. 

5. Kategorizace dokumentů – DMS zachází s dokumenty na úrovni logických celků. Dokáže je například třídit podle individuálního nastavení nebo nastavit archivační či skartační plány. 

6. Vytěžování informací – Ve spojení s OCR řešením DMS umí vyčíst data z dokumentů. Postará se například o automatickou kontrolu doby splatnosti z faktury apod. 

7. Vzdálený přístup – Uživatelé se dostanou k dokumentům odkudkoliv. Přístup není vázaný na jedno místo, což přispívá k vyšší efektivitě práce.

co-je-dms-1
co-je-dms-1

3 nejběžnější oblasti využití DMS

1. Dokumenty jako výstup firemních procesů

Dopis zákazníkovi, projektová dokumentace, objednávka… Typy dokumentů, které vznikají ve firmě a DMS systém podporuje jejich celý životní cyklus od jejich vzniku – schvalování, sdílení, vyhledávání apod. 

2. Dokumenty, které do firemních procesů vstupují

DMS systém figuruje také v procesech, kdy je třeba dokumenty evidovat. Běžně jde o jejich digitalizaci a schvalování pomocí workflow. Typickým příkladem jsou příchozí faktury, které je nutné nejdříve zaevidovat, schválit, zaúčtovat. Pro veškeré vstupní dokumenty platí, že DMS je dokáže také bezpečně uložit, protože každá firma musí zpětně prokázat činnosti, které prováděla na jejich základě. 

3. Dokumenty sloužící jako podklady pro úkolování

Některé dokumenty v rámci DMS podporují firemní procesy. Jsou to dokumenty, které pracovníci potřebují jako podklad pro plnění svých úkolů. DMS systém zajišťuje jejich dostupnost a dohledatelnost. Jedná se například o smlouvy, nabídky, vnitřní předpisy, ISO dokumentaci apod.

Workflow – procesní řízení při práci s dokumenty

Co by byl DMS systém bez workflow… Běžně to ve firmě při práci s dokumenty vypadá tak, že je někdo nahraje na centrální síťový disk nebo na cloud a je to hotové. Jenže když si kladete otázku, co je to DMS, tak byste měli vzít v úvahu všechny jeho benefity. Jedním z těch nejvýraznějších je workflow, které má pro práci s dokumenty klíčový význam. 

Hlavním přínosem workflow je systém procesního řízení. Když dokument vstupuje do firmy (do oběhu), jeho životní cyklus je vedený přesnými aktivitami, které vznikají podle nastavených pravidel a přidělených práv. V praxi to znamená, že DMS systém nemusí daný uživatel přesně znát – přesto dodrží určitá pravidla, protože systém nedovolí jinak.

Příkladem může být udělení rolí a práv, které se vztahují k určitému dokumentu. Pokud do firmy vstoupí třeba důležitá smlouva, lze nastavit přístupová práva pouze pověřené osobě. Ostatní osoby například o dokumentu vědí, ale nemohou zasahovat do jeho úprav.

Metadata jako základní evidenční informace 

Když dokument vstupuje do procesu, jsou k němu přidány základní evidenční informace, tzv. metadata – například typ dokumentu, zodpovědná osoba nebo firemní oddělení. Na základě těchto dat se pak vyhodnotí, jak bude proces přesně vypadat.