6 tipů, jak vybrat Document Management System

Dny ukládání firemních dokumentů do šanonů už jsou téměř pryč. Funkci klasické archivace přebírá Document Management System, který spravuje dokumenty bezpečně a efektivně. 

Jak ale správně vybrat DMS, když trh je plný různých softwarů a řešení? V článku se vám vysvětlíme, co je to vlastně Document Management System, jak funguje, jaké má pro firmy přínosy a na co si dát při volbě pozor. Jdeme na to.

Když to napíšeme velmi zjednodušeně, Document Management System si můžete představit jako “elektronické šanony”, které využijete pro organizaci, správu a řízení veškeré firemní dokumentace, ať už papírových nebo digitálních. 

Jakýkoliv tištěný dokument jednoduše nahrajete do DMS pomocí skeneru, čímž ho digitalizujete. Při vstupu dokumentu do DMS může uživatel zadávat metadata potřebná k uspořádání všech uložených souborů.

Většina řešení pro správu dokumentů má integrovaný vyhledávací modul, který umožňuje uživatelům rychle procházet i ty nejrozsáhlejší knihovny dokumentů a získávat přístup k příslušným souborům. Při správě dokumentů s citlivými daty lze nastavit oprávnění, což zajišťuje přístup k informacím pouze příslušnému uživateli.

Výběr Document Management System by měl začít přesným posouzením potřeb organizace. Hlavní volbou je, zda chcete desktopové nebo cloudové řešení. 

Každý typ systému nabízí podobné funkce, ale existuje několik klíčových rozdílů ve způsobu ukládání dat a údržby DMS.

Při výběru DMS máte 2 hlavní možnosti:

1. Desktopové řešení Document Management System

Desktopové řešení vyžaduje, abyste využívali své vlastní servery a úložiště. To znamená, že se sami musíte starat o údržbu. Budete také odpovědni za zabezpečení všech svých dat, takže je důležité je zálohovat.

Toto DMS řešení má obvykle smysl pro větší společnosti kvůli vyšším technickým nárokům. Na druhou stranu dává firmě přímou kontrolu nad vlastním systémem. 

Výhody desktopového Document Management System – Největší výhodou je, že máte svůj systém neustále pod kontrolou a nespoléháte se na to, že ho bude udržovat a provozovat kdokoli jiný. Nejste závislí ani na připojení. Pokud připojení selže, máte stále přístup ke všem svým dokumentům.

Nevýhody desktopového Document Management System – S pořízením DMS jsou spojené velké počáteční náklady a také roční náklady na aktualizace softwaru. Kromě toho je na vás, abyste se ujistili, že máte zavedený správný zálohovací systém, protože vaše soubory nejsou automaticky ukládány do cloudu.

2. Cloudové řešení Document Management System

Cloudové Saas řešení zahrnuje v určitém paušálním poplatku veškerou údržbu a aktualizace DMS softwaru. Ačkoliv pravidelně platíte předem zvolenou částku, máte jistotu kvalitních a spolehlivých služeb. 

Výhody cloudového Document Management System – Největší výhodou je, že nepotřebujete IT tým k instalaci softwaru a k zajištění jeho správného chodu a neexistují žádné velké počáteční náklady. Cloudové DMS systémy můžete ovládat odkudkoliv, kde máte online přístup. Soubory nemusíte zálohovat, protože se automaticky ukládají v cloudu.

Nevýhody cloudového Document Management System – Jste závislí na tom, jak poskytovatel udržuje systém. Pokud by měl například poskytovatel problém se svým datovým centrem, můžete mít problémy s přístupem. To lze na druhou stranu v dnešní době jen stěží předpokládat. Další problém může nastat, pokud máte nestabilní připojení – k souborům se nedostanete.

Ten umí to a ten zas tamto. Při výběru DMS software je podstatné zvážit, zda obsahuje některé z nejdůležitějších funkcí: 

• Ukládání dokumentů – Nejzákladnější a nejdůležitější funkcí DMS je bezpečné a snadno prohledatelné ukládání dokumentů vaší společnosti.
• Vyhledávání podle klíčových slov – Kvalitní Document Management System má širokou možnost vyhledávání podle klíčových slov, takže můžete jednoduše přistupovat k jakémukoli dokumentu na základě konkrétních výrazů. Některé systémy obsahují metadata a značky, které usnadňují vyvolání dokumentu nebo skupin dokumentů. Například označení všech faktur jako „faktura“ usnadňuje kontrolu všech dokumentů tohoto typu pomocí jednoduchého vyhledávání.
• Podmíněný přístup k určitým dokumentům – Vytvořením víceúrovňových oprávnění můžete určitým zaměstnancům poskytnout přístup k určitým dokumentům a všem ostatním zabránit v jejich prohlížení nebo úpravách.
• Nástroje pro monitorování přístupu k dokumentům – Tyto nástroje vám umožňují sledovat, kdo ve vaší společnosti má přístup k jakým dokumentům. Toto je základní funkce zabezpečení pro vlastníky malých podniků, aby byla zajištěna bezpečnost jejich důvěrných dokumentů.
• Historie úprav a obnovení dokumentů – Document Management System by měl mít možnosti sledování historie a obnovení dokumentů, abyste viděli, kdo a jak nakládal s dokumenty. Správa verzí vám umožňuje vyvolat staré verze dokumentů, které byly revidovány, a přesně zjistit, jaké změny byly kdy provedeny kterými uživateli.
• Automatické mazání zastaralých dokumentů – DMS systémy přicházejí s regulačními ovládacími prvky pro automatické ukládání a mazání, aby se uvolnilo místo v úložišti.
• Přístup prostřednictvím mobilních zařízení – Měli byste mít přístup k firemní dokumentaci prostřednictvím mobilního zařízení. Funkce správy mobilních dokumentů by měly zahrnovat prohlížení, úpravy a sdílení dokumentů.

DMS systémy mají pro firmy řadu výhod. Souhrnně by měly být jednoduché, efektivní a měly by usnadňovat chod firmy. 

Úspora času – Použitím DMS můžete věnovat čas, který jste dříve strávili organizací a správou dokumentů, důležitějším částem vašeho podnikání.

Zabezpečení – Kybernetická bezpečnost je nyní důležitější než kdy dříve. Zálohováním dokumentů v šifrovaném cloudu nebo na zabezpečeném místním serveru můžete chránit důležité a citlivé firemní informace a protokoly.

Škálování – S růstem vaší firmy se rozrůstají také funkce pro správu dokumentů. Jednou z hlavních výhod Document Management System je jeho schopnost škálování, aby vyhovoval neustále se měnícím potřebám vašeho podnikání.

Snadná správa dokumentů – Hledání podle klíčových slov vám umožní rychle a snadno najít důležité informace. Dny prohrabování se kartotékou jsou pryč. Systémy pro správu dokumentů vám umožní efektivnější přístup k jakémukoli dokumentu.

Spolupráce – Týmová práce je páteří každého úspěšného podnikání. Document Management System může zlepšit spolupráci tím, že umožní více lidem pracovat na stejném souboru najednou, sledovat, kdo co mění, a zachovat si přístup ke starším verzím dokumentu.

I když jste se blíže seznámili s Document Management System, stále vás mohou trápit nezodpovězené dotazy. Tady jsou ty nejčastější. 

Je Document Management System vhodný pouze pro velké organizace, nebo z nich mohou těžit také malé firmy?

I když firma nepracuje s velkým množstvím dokumentů, zavedení DMS se vyplatí. Zvlášť, když personál trápí spousta papírování. 

Je se ukládají dokumenty v Document Management System?

Existuje několik způsobů, jak přidávat soubory. Můžete je nahrát ze svého počítače, importovat nebo skenovat papírové dokumenty přímo do systému.

Jak se hledají dokumenty v DMS?

Document Management System nabízí mnoho způsobů, jak rychle vyhledávat dokumenty, včetně prohledávání názvu souboru, jména autora a data, kdy byl do systému přidán. Mnoho z těchto řešení vám také umožňuje hledat obsah v každém souboru nebo podle typu souboru. Podobně můžete ke každému dokumentu přidat metadata a značky, které vám pomohou při načítání.

Rozumí si DMS také s jinými programy, které ve firmě používáme?

Document Management System lze napojit na systémy, které znáte. Například na vnitropodnikové systémy, MS Outlook a další. 

Lze využít Document Management System také pro jiné účely než výhradně pro správu dokumentů? 

Ano, jednou z možností jsou nástroje, které pomáhají firmám hlídat úkoly a projekty – upozorňují zaměstnance, když je jejich čas pracovat na určitých úkolech, a pomáhají zajistit, aby se úkoly nikdy nezatoulaly v doručené poště pověřené osoby. 

Nástroje pro správu verzí navíc umožňují uživatelům sledovat úpravy a spolupracovat na nich v reálném čase, podobně jako v Google Docs.

Mají všichni uživatelé Document Management System přístup ke každému souboru?

Většina DMS systémů má bezpečnostní omezení. Lze tak řídit, kteří zaměstnanci mají přístup ke kterým souborům. Tím je zajištěno, že zaměstnanci uvidí pouze dokumenty, které by měli. Můžete například nastavit, aby personální smlouvy byly k dispozici pouze zaměstnancům HR, nikoli všem členům společnosti.