Schvalování a účtování digitalizovaných dokladů
Digitalizace účetních dokladů má velký přínos v jednoduchém a plně digitalizovaném workflow účetních dat. V praxi to znamená, že si fakturu nemusíte stokrát posílat tam a zpět e-mailem. Schvalování dokladů může probíhat zcela elektronicky, ať už je účetní nebo zodpovědná osoba za schvalování kdekoliv.
Teprve po schválení se doklad dostává k účetním pro zaúčtování. Obrovskou výhodou pro management je tak naprostý a okamžitý přehled o nákladech, které se do firmy dostávají, a možnost ovlivnit, zda budou zaúčtovány (a stanou se součástí účetnictví) či nikoliv.
Archivace digitalizovaných účetních dokladů
Povinnosti daňových a podnikatelských subjektů spojené s archivací upravuje celá řada českých zákonů. Legislativa upravující archivaci účetnictví přichází s různě dlouhými lhůtami pro různé typy dokladů či firemních písemností. Zde se dočtete víc.
Zákon zároveň vyžaduje, aby bylo prokazatelné, že s doklady po jejich vzniku nikdo nemanipuloval. A pokud ano, aby bylo zaznamenáno kdo, kdy, jak a proč. Zkrátka, aby daňový subjekt měl k dispozici kompletní auditní stopu (kompletní historii, chcete-li) každého dokladu. A to digitálně archivovanými účetními doklady není žádný problém.