Práce z domu je pro mnohé firmy a její zaměstnance čárou přes rozpočet. Řada interních procesů neodpovídá specifickým podmínkách home office. Týká se to i správy firemních dokumentů. Nastává správná chvíle, kdy minimálně popřemýšlet o digitalizaci. Jaké mají výhody DMS a OCR systémy, které zůstanou firmě i po “době virové”?
Vytisknout dokument, vstát od počítače, jít přes 3 kanceláře k tiskárně, vzít dokument, podepsat, donést šéfovi do kanceláře ke kontrole, zanést zpátky do systému…
Uf. Náročná práce, která je sama o sobě velmi zdlouhavá a neefektivní. Aktuálně v “době virové” pro mnoho firem také nemožná – kdo může, raději pracuje z domu, aby neriskoval zdraví své i ostatních.
Jenže kdo teď udělá tu černou práci, když kancelář zeje prázdnotou?
Digitální řešení správy dokumentů je teď na místě. Mnohem víc než kdykoliv předtím. Práce z domu by vás neměla připravit o možnost pracovat s firemními dokumenty.
Řešením jsou DMS systémy (systémy pro digitální správu dokumentů), které umožňují bezpečný vzdálený přístup ke všem dokumentů, se kterými firma přichází denně do styku.
A vůbec nevadí, že účetní teď pracuje doma v bytě na Praze 5 a projektový manažer se rozhodl zpříjemnit si home office pobytem na chalupě v Jizerkách. Díky elektronické správě dokumentů mají různí uživatelé přístup definovaný na základě rolí odkudkoliv.
Co takový DMS systém například umí?
To pomáhá významně zefektivnit procesy při nakládání s dokumenty a jejich výměně v týmech, což zásadně usnadňuje práci z domova.
V praxi to znamená, že se dokumenty snadno dostanou ke kolegům v týmu. Získat stanovisko je tak velmi rychlé a další distribuce jednoduchá.
OCR (systém pro automatické vytěžování dat z dokumentů) a DMS systémy si poradí s různými typy dokumentů, například:
Ukažme si ale systém na fakturách, které patří mezi nejběžnější dokumenty v každé firmě.
Zapomeňte na běžnou kancelářskou praxi, kdy každá jednotlivá faktura prochází rukama účetní. A to i několikrát.
Díky digitalizaci není třeba faktury ručně zadávat do systému. OCR systém faktury automaticky vytěží a založí je do DMS systému a zároveň do účetního softwaru. Příchozí faktura nekoluje ve firmě v papírové podobě a není proto třeba nutně sedat v kanceláři. Vše jde řešit pohodlně z home office díky řízenému přístupu.
Představte si, že takto efektivně pracujete se všemi firemními dokumenty. Chcete vědět víc?
Pod pojmem skartace dokumentů si vybavíte fyzickou likvidaci dokumentů rozřezáním na nesložitelné dílky. Skartace je ale v “očích” zákona něco jiného. Zjistěte, jak na skartaci podle platné…
Zajímá vás, co je to DMS systém? Jak funguje a proč prospěje vaší firmě? V článku se seznámíte se základními parametry, výhodami a oblastmi využití.
Chcete přistoupit k digitalizaci účetních dokladů? Mít možnost s nimi jednoduše pracovat a archivovat je? Zjistěte, jaké výhody vám přinese digitalizace účetnictních dokladů.
