Pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku je zřízení datové schránky zákonnou povinností. Jako majitelé společnosti ji stoprocentně máte založenou. Používáte však všechny možnosti, nebo ji prostě jen “máte”? Nebo jako podnikající fyzická osoba o založení uvažujete?
Jakmile založíte firmu, automaticky dostanete od České pošty dopis s přihlašovacími údaji o firemní datové schránce.
Je to primárně z toho důvodu, že veřejná správa chce mít při komunikaci s firmami jistotu, že všechny písemnosti dostanou adekvátní osoby, které jsou oprávněné jednat za společnost. Dalo by se říci, že datová schránka nahrazuje klasické dopisy s “pruhem”.
Žádná firma se tak nemůže vymlouvat na to, že zásilka nebyla doručena do sídla firmy, nebo na jinou adresu.
Takhle to vypadá, že datové schránky slouží pouze pro orgány veřejné moci. Ale i firmy z datových schránek můžou těžit.
Úspora času: Není třeba chodit na poštu kvůli každému úřednímu dokumentu a vystávat nekonečné fronty. Datová schránka udělá práci za vás.
Snížení nákladů: Díky datové schránce ušetříte také na nákladech spojených s listovními službami.
Zplnomocnění: Máte možnost zplnomocnit člověka, která získá přístup do datové schránky.
Výběr pošty kdekoliv: I když si zrovna hovíte na Kanárech, můžete si přečíst důležité dokumenty v datové schránce(jistě oceníte).
Vyzvednutí do 10 dnů: Povinnost vyzvednutí dokumentu z datové schránky máte do 10 dnů. Pokud však máte zplnomocněnce, není to až takový problém.
Jedna datová schránka pro jednu firmu: I velké kolosy si bohužel musí vystačit s jednou datovou schránku, což je velmi nepraktické při objemu dokumentů, které do velkých firem směřují.
Neplacená verze bez archivace: Využíváte-li neplacenou variantu datové schránky, soubory jsou automaticky smazány do 90 dnů.
Připojením DMS systému na datovou schránku s klidem vynulujete všechny nevýhody datových schránek. Dokážete se připojit, stáhnout obsah, zjistit, komu je dokument adresovaný i automaticky přeposlat příjemci a archivovat.
Zkoušeli jste si někdy spočítat, kolik papíru ve firmě spotřebujete za den, týden nebo za měsíc? Podle průzkumů jde skoro polovina veškerých papírů rovnou do koše ještě v ten samý pracovní den. Proč…
Perete se ve firmě každodenně s datovými zprávami? Nevyhovuje vám webovém běžné webové rozhraní? Stává se vám, že občas nějaké zprávy přehlédnete a jsou z toho jenom problémy? Nebo že zprávy dokonce…
Podle zákona musíte před odesláním smlouvy do registru smluv začernit citlivé údaje. Jinak je malér. Víte, co všechno u smluv anonymizovat a jak to udělat co nejrychleji a nejjednodušeji?
