DOCU‑X DMS – efektivní a bezpečná správa elektronických a skenovaných dokumentů

Vyřešte kompletně práci s dokumenty a datovými zprávami jedním chytrým, robustním a cenově dostupným softwarem s Workflow. Účinné ukládání, správa, tok dokumentů a automatizace procesů Vám přinesou maximální produktivitu a zabere minimum času.

DOCU‑X DMS Vaší firmě pomůže když:

  • Ztrácíte dokumenty a hledáte je déle než pár sekund.
  • Potřebujete, aby Vám žádný dokument neunikl.
  • Chcete mít pod dohledem tok všech dokumentů.
  • Často kopírujete a nemáte kde skladovat stohy papírů.
  • Potřebujete informace z dokumentů, které momentálně nemáte k dispozici.
  • Musíte zajistit, aby měl každý zaměstnanec přístup jen k určitým typům dokumentů.
  • Nemáte přehled, kde se v jakou chvíli nachází určitý dokument.
  • Nevíte, zda např. faktura již byla schválena.

Domluvte si schůzku v čase, který Vám vyhovuje!

Domluvit online ukázku 
 

Investujte čas i peníze do důležitějších věcí

Snížení nákladů na chod firmy

Minimalizace výdajů na správu, na kopie, šanony a prostory pro ukládání papírových dokumentů.

Snadný přístup odkudkoliv

Systematický přístup k dokumentům kdykoliv a kdekoliv potřebujete.

Přívětivá cena za robustní řešení

Rychlá návratnost investice za komplexní řešení ideální pro malé a střední společnosti.

Nastavení odpovědností a přístupů

Nastavení jasných odpovědností za dokumenty a přístupových práv k dokumentům.

Automatizace oběhu dokumentů s Workflow

Usnadnění a zrychlení toku, řízení životního cyklu a přehled o stavu a schvalování dokumentů.

Bezpečné ukládání a archivace

Zabezpečení proti ztrátě a zničení dokumentů. Archivace v centralizovaném úložišti.

Rychlé a efektivní vyhledávání

Každý dokument k nalezení během několika sekund bez ztráty produktivních časů.

Propojení s ERP, CRM a dalšími systémy

Efektivnější práce v prostředí systémů, které znáte – vnitropodnikové systémy a MS Outlook.

Podpora a customizace

Implementace, poimplementační podpora a možnost customizace řešení školeným uživatelem.

Česky a srozumitelně

Ryze český software, kompletně v češtině s přívětivým a intuitivním ovládáním.

Z řešení DOCU‑X DMS profitují např. tyto společnosti:


Výhody, funkce a možnosti systému DOCU‑X DMS podrobně

Bezpečná archivace naskenovaných i elektronických dokumentů

Všechny dokumenty jsou fyzicky uloženy v zabezpečeném úložišti na serveru. Tím je zajištěno, že k dokumentům nemá nikdo přímý přístup a není možné je tak modifikovat, odstranit nebo celé úložiště zkopírovat a odnést.

Automatická správa verzí dokumentů

DOCU‑X DMS stanovuje jasný systém ukládání dokumentů do složek s popisnými daty. Díky verzovacímu systému již nikdy nepřijdete o žádnou změnu v dokumentu. Každá verze dokumentu je uložena zvlášť s označením uživatele, data a času uložení a můžete si ji kdykoli zobrazit nebo se k ní vrátit.

Vyšší úroveň zabezpečení dokumentů a řízený přístup pomocí oprávnění

K Vašim dokumentům se v DOCU‑X DMS dostanou pouze uživatelé s nastaveným přístupem. Před každým zobrazením dokumentu systém ověří, zda k požadovanému dokumentu má přihlášený uživatel oprávnění.

Kompletní historie manipulace s dokumenty a jejich změn

Veškeré změny dokumentů i metadat jsou ukládány v historii záznamu. Máte tak vždy kompletní přehled o tom, kdo, jak a kdy s dokumenty manipuloval.

Rychlé a snadné vyhledávání dokumentů

Každý dokument je popsán metadaty, podle nichž lze dokumenty efektivně vyhledávat, třídit nebo filtrovat. Velmi rychle najdete veškeré dokumenty, které potřebujete a vyhnete se tak složitému vyhledávání v šanonech nebo v adresářích na počítači.

Ušetřený čas snižuje náklady na práci s dokumenty a Vy se tak můžete soustředit na Váš core‐business.

Propojování souvisejících dokumentů

U každého dokumentu máte ihned zobrazeny odkazy na všechny související dokumenty, např. z faktury se jedním kliknutím dostanete na související objednávku, dodací list, smlouvu apod.

Outlook Plugin – přenos e‐mailů a příloh do DOCU‑X DMS

DOCU‑X Outlook Plugin ukládá automaticky e‐maily nebo přílohy přímo do konkrétní složky DOCU‑X DMS. Odpadá tak nutnost procházet každý e‐mail, protože všechny e‐maily a jejich přílohy najdete uložené v požadované složce.

Přístup k dokumentům přímo z Vašeho informačního systému

S DOCU‑X DMS se snadno dostanete k dokumentům přímo z Vašeho informačního systému. K záznamu v informačním systému je uložen odkaz na dokument uložený v DOCU‑X, s jehož pomocí se dostanete přímo na dokument patřící k tomuto záznamu (např. fakturu, dodací list, smlouvu a další).

Workflow pro řízení životního cyklu dokumentů

S Workflow je možné řídit životní cyklus dokumentů a nastavit ho tak, aby odpovídal podnikovým procesům. Workflow stanoví jednotlivé kroky, kterými má dokument projít, s jasným určením odpovědností za dané činnosti. Průběh schvalování je možné řídit na základě rozhodnutí uživatele nebo automaticky na základě vyhodnocení známých metadat.

Podklady pro optimalizaci procesů

Na základě statistik Workflow odhalíte slabá místa Vašich procesů. Zjistíte, který uživatel je příliš přetížen úkoly, kdo si dává s vyřizováním úkolů nejvíce na čas nebo ve kterých krocích má workflow největší prostoje. Workflow přispěje k identifikaci problémů s procesy a získaná data jsou podkladem pro jejich optimalizaci, resp. zefektivnění a zrychlení.

Usnadnění a zrychlení oběhu dokumentů

Díky Workflow nejsou dokumenty předávány v papírové podobě a nemusí být neustále přenášeny. Při řízení oběhu dokumentů pomocí workflow proběhne předání do dalšího kroku prakticky okamžitě a všichni klíčoví uživatelé mají k dokumentu neustále přístup.

Přehled o stavu procesu a schválení

V DOCU‑X je dostupná historie workflow spuštěných u jednotlivých záznamů. Stále tak máte přehled o tom, v jakém stavu se konkrétní workflow aktuálně nachází a také o již proběhlých akcích – jakými kroky worfkflow prošlo, kdo a kdy je vyřídil a s jakým výsledkem.

Pro „schvalovací kolečka” je ve workflow dostupný také speciální seznam schválení záznamu zobrazující všechny uživatele, kteří mají ještě dokument schválit.

Možnost použití i na agendu bez dokumentů

Workflow je spouštěno nad záznamy v elektronickém archivu dokumentů, u záznamu ovšem nemusejí být přiloženy žádné dokumenty. Takto můžete workflow využít i na řízení úkolů nebo jiné agendy, která není přímo spojena s dokumenty.

Nastavitelná e‐mailová upozornění

Ve Workflow nastavíte e‐mailové upozornění při různých aktivitách. Můžete se tak dle potřeby dozvědět například o tom, že byl založen nový dokument, že jste dostali dokument k vyřízení, Vaše Workflow nebo i Workflow Vašeho podřízeného čeká na vyřízení již 2 dny nebo že byl dokument schválen.

Záleží pouze na tom, o jakých aktivitách chcete mít přehled. Jako příloha e‐mailu je vždy odesílán odkaz, díky kterému nemusíte pro schválení otevírat DOCU‑X – lze to přímo z e‐mailu.

Integrace do libovolného informačního systému

Systém DOCU‑X byl navržen tak, aby jej bylo možné jednoduše integrovat s libovolným ERP, CRM či jiným informačním systémem.

Archiv Vašich datových zpráv

Modul DOCU‑X Datové schránky uloží Vaše datové zprávy do zabezpečeného úložiště se všemi atributy (obálkou) a přílohami datové zprávy včetně dodejky a ZFO souboru, který obsahuje celou datovou zprávu opatřenou elektronickým podpisem a může sloužit jako důkaz o datové zprávě. Zatímco v systému datových schránek jsou zprávy po uplynutí 90 dní vymazány, v DOCU‑X jsou uloženy trvale.

Snadný přístup ke zprávám v datové schránce

Datové zprávy jsou do zabezpečeného úložiště k Vám na server stahovány bez nutnosti neustálého přihlašování k webovému rozhraní. Přístupové údaje jsou zadány v nastavení systému, takže je možné zprávy stáhnout pouze „na kliknutí“. Uživatelé, kteří zprávy z datových schránek vyřizují, vůbec nemusí znát heslo do datové schránky.

Zpracování zpráv pomocí workflow

V systému je možné automatizovat i oběh datových zpráv po jejich stažení do archivu. Po uložení zprávy může být ihned předána k řešení odpovědným uživatelům podle atributů zprávy, automaticky mohou být hlídány termíny pro vyřízení jednotlivých zpráv a uživatelům, kteří mají danou zprávu vyřídit, může být zaslána e‐mailová notifikace.