Co je digitalizace účetnictví?

Když to velmi zjednodušíme, tak je digitalizace účetnictví znamená vytváření, přenos, správu a archivaci účetních dokladů v elektronické podobě. Digitalizace zahrnuje využití softwarových řešení, díky kterým jde běžné procesy automatizovat a vyhnout se tak manuálním činnostem. 

Účetnictví je oborem, který se vyznačuje poměrně nízkou úrovní digitálních inovací. Spousta firem disponuje velkým fakturačním oddělením, kde administrativní pracovníci vkládají do systému ručně tisíce faktur a dalších účetních dokladů. Přitom stačí využít šikovnou aplikaci nebo řešení, které výrazně sníží náklady při zpracování dokumentů a zároveň se postará o minimalizaci chybovosti. Člověk je jenom člověk a často se překlikne…

Tady je pouze několik příkladů procesů, které je možné v účetnictví digitalizovat:

• Automatické zpracování faktur –⁠ Díky digitalizaci je možné v účetnictví vytěžovat data z přijatých faktur automaticky, což snižuje náklady na pracovní sílu.
  
  
• Závazky a pohledávky – Místo toho, aby papírové faktury ležely na stole a čekaly na schválení, mohou být v rámci digitalizace elektronicky schvalovány.
  
  
• Zadávání veřejných zakázek – Zadávání veřejných zakázek zahrnuje spoustu papírování, od podání žádostí o cenovou nabídku, přes nákupní objednávky, smlouvy až po potvrzení o převzetí zásilky. Všechny tyto dokumenty lze digitalizovat, což šetří čas i náklady.
  
  
• Dokumentace k auditu – Digitální proces auditu je mnohem bezpečnější a přesnější. Účetní se mohou spolehnout na digitální soubory a auditní záznamy, které dokumentují a prokazují shodu s předpisy.
  
  
• Správa výdajů – Ruční kontrola a schvalování výdajů je časově náročné a neefektivní. Nástroj pro správu výdajů tento proces automatizuje a zlepšuje zkušenost všech zúčastněných stran.
  
  
• Účetní závěrky – Získávání dat potřebných pro měsíční/čtvrtletní závěrku je mnohem rychlejší a přesnější, pokud se spoléháte na digitální účetní nástroje.
  
  
• Smlouvy a dohody – Kromě interních procesů mohou účetní firmy digitalizovat také správu smluv s klienty. Je to pohodlnější pro všechny zúčastněné.

Výše už jste objevili některé výhody digitalizace účetnictví. Těch je ale mnohem víc. Objevte ty nejzásadnější. 

1. Úspora času a zvýšení produktivity díky digitalizaci v účetnictví

Digitalizace účetnictví odstraňuje drtivou část manuální práce. Například nejlepší systém automatizace zpracování dokladů dokáže zvládnout až 90 % účetních, fakturačních postupů bez účasti člověka. 

Účetní tak mohou ušetřit čas a místo toho se soustředit na analytičtější úkoly a úkoly zaměřené na získávání důležitých dat. Díky digitalizaci účetnictví zkrátka maximálně vytěžíte odborníky a nedáváte jim úkoly, které zvládne software. 

2. Přesnost a škálovatelnost digitalizovaných účetních dat

Digitální účetnictví je spolehlivější než tradiční účetní postupy. Lidé jsou náchylní k tvorbě chyb, zatímco software poskytne přesné údaje mnohem důsledněji.

Další věc, kterou je třeba vzít v úvahu, je, že většina začínajících firem začíná s manuálnímu účetními postupy. Což je vlastně v pořádku. Ale s růstem firem se potřeby mění a je třeba v průběhu času zavádět digitalizaci účetnictví kvůli udržitelnosti. Digitální účetní řešení nabízí lepší možnosti škálování podle potřeb firmy.

3. Zvýšená bezpečnost dat

Kybernetické útoky jsou stále častější, a proto by měla být bezpečnost dat nedílnou součástí každé firmy. Většina účetních řešení poskytuje vysokou úroveň zabezpečení, od omezení přístupu a šifrování až po pravidelné zálohování a cloudové úložiště. Díky digitalizaci účetnictví jsou tak data organizací chráněna a přitom stále k dispozici.  

4. Vzdálený přístup

Díky digitalizaci účetnictví mají účetní a další oprávněné osoby možnost přístupu odkudkoliv z různých zařízení. To zaručuje mnohem efektivnější způsob práce a je to výhodné zejména v případě selhání systému. Uživatelé se mohou jednoduše přihlásit z jiného počítače a pokračovat v práci. 

Digitalizaci účetnictví tak zaručuje například jednoduchý přístup pro externí účetní, které nemusíte ve firmě vyhrazovat místo. 

5. Analýza a poradenství v reálném čase

Většina řešení pro digitalizaci účetnictví poskytuje určitý druh analýz, což výrazně usnadňuje vytváření přehledů a zjišťování trendů. Velmi často jsou tato data poskytována v reálném čase, takže účetní mohou činit kvalifikovaná obchodní rozhodnutí ještě rychleji. Další obrovská výhoda digitalizace v účetnictví. 

6. Integrace a synchronizace

Integrace účetního programu s dalšími podnikovými nástroji znamená, že se mohou vzájemně aktualizovat v reálném čase nebo na vyžádání prostřednictvím automatické synchronizace dat. To výrazně snižuje množství manuální práce a zajišťuje, že data jsou na všech platformách vždy aktuální.

Kvalitní řešení pro digitalizaci účetnictví lze napojit na interní firemní systémy nebo DMS systémy. Celý systém pak pracuje efektivně a spolehlivě. Řešení DOCU-X si bezproblémově rozumí například se systémy Helios, Karat, QAD, IFS a dalšími.

Třemi hlavními trendy nejen v digitalizaci účetnictví jsou rozsáhlá digitální transformace, legislativa podporující digitalizaci a zvýšené povědomí o udržitelnosti.

Rozsáhlá digitální transformace

Odborníci napříč všemi odvětvími se potýkají s velkými změnami, z nichž mnohé jsou způsobeny nástupem nových technologií. Přechod k digitální transformaci byl nedávnými událostmi jen urychlen a účetní firmy nejsou výjimkou. 

Proto je digitalizace účetnictví v podstatě povinnost, aby si firmy udržely konkurenceschopnost. Přijetí digitální transformace je pro účetní firmy nutností. 

Legislativa podporující digitalizaci účetnictví

Evropská unie neustále prosazují digitální agendu, a to jak ve vládách, tak v podnicích. Digitalizace totiž znamená značnou úsporu v mnoha oblastech života a zjednodušení i těch nejsložitějších procesů. 

Digitalizace a zvýšení povědomí o udržitelnosti

Vzhledem k tomu, že problematika změny klimatu a životního prostředí získává ve veřejném prostoru stále větší význam, získává digitalizace v organizacích strategickou roli, protože přispívá k pozitivním vztahům s veřejností, reputaci značky a dlouhodobým ziskům.

Společnosti jsou v dnešní době stále více odpovědné nejen za své finance, ale i za udržitelnost svých činností. A to se týká i účetních firem. Účetní firmy, které jsou tradičně odvětvím s velkým podílem využívání papírových dokumentů, mají velkou příležitost digitalizovat mnoho manuálních procesů a posílit svůj profil udržitelnosti.

Digitalizace v účetnictví, to není pouze prázdný pojem. Firmy, které se pro digitalizaci účetnictví rozhodli, z ní dlouhodobě profitují.