Stojí vás administrativa spoustu peněz a času? Vyměňte ruční přepisování, kontrolu a schvalování za vytěžování dat a digitalizaci. Zjistěte, jak vám automatické vytěžování dat zrychlí a zjednoduší firemní procesy.
Každá firma se dnes a denně potýká s haldou dokumentů. Některé společnosti dokumenty digitalizují, některé zůstávají u fyzického papírování. Jedna věc je ale pro každou firmu společná. Data je nutná nějakým způsobem vytěžovat, aby se s nimi dalo dále pracovat.
Ruční vytěžování dat, jestli to tak můžeme vůbec nazvat, zpomaluje chod firmy a je zbytečnou zátěží pro administrativní pracovníky. Jedinou cestou, jak zvládnout velký objem dat, je digitalizace s využitím inteligentní technologie pro vytěžování dat z dokumentů.
Představte si, že ve firmě musíte denně zpracovat 150 faktur. To nezvládne jeden zaměstnanec. A pokud ano, tak se musí dost otáčet. Pokud je ale pod tlakem, vznikají chyby. A to pověsti firmy zrovna neprospívá. Moderní firma ví, že je třeba ruční práci s dokumenty vyměnit za automatické vytěžování dat.
Nástroj pro vytěžování dat, tedy OCR program, dokáže automaticky rozpoznat dokument, vyhodnotit ho a exportovat data podle nastavených pravidel. Nejběžnějším typem dokumentu jsou faktury. Ale automaticky vytěžovat data lze také z dodacích listů, smluv, formulářů nebo mzdových dokladů.
Dokumenty mohou mít různou strukturu a podle té se i orientují nástroje pro rozpoznání, vytěžení údajů a zpracování konkrétních typů dokumentů.
Vytěžování dat do digitální podoby přináší spoustu benefitů. Ušetříte fyzické místo a spotřebujete méně papírů a tonerů. Ještě zajímavější je ale snadná dostupnost elektronických souborů, bezpečná archivace a rychlost využití v automatizovaném procesu.
Automatické vytěžování dat je vhodné pro pro strukturované a polostrukturované dokumenty. Díky tomu dokáže OCR software rozpoznat konkrétní informace, zpracovat je, zkontrolovat je nebo je exportovat podle předem určených pravidel.
Informací přitom může být text, číselný údaj, čárový kód nebo obrázek. Typickým příkladem je faktura, která vždy obsahuje podobná data, jako jsou variabilní symbol, částka, hodnota DPH nebo datum splatnosti.
Program pro automatické vytěžování dat je ideální pro firmy nebo instituce, které denně přijímají a vydávají vyšší počet faktur a pracují s dalšími doklady. Vytěžovací software dokáže až úplně nahradit ruční práci s dokumenty.
Společnost ASEKOL šetří denně 3,5 hodiny při zadávání faktur, což je celkem 105 dní v roce. Objevte další výhody automatického vytěžování dat.
Pod pojmem vytěžování dat si můžete představit cokoliv. Třeba to, že recepční ve firmě přijme fakturu, informace z ní přepíše ručně do systému a pošle požadavek ke schválení.
Jenže skutečně efektivní vytěžování dat je automatizovaný proces, který by měl být navázaný na další elektronickou správu dokumentů. To znamená, že automatické vytěžování dat je pouze polovina úspěchu vedoucí k digitalizaci dokumentů, která je funkční a přínosná.
Pokud to s digitalizací myslíte ve firmě vážně, je po vytěžování dat dobré myslet také na výběr vhodného DMS systému (Document Management System). Když totiž zůstaneme například u faktury, po vytěžení dat následně potřebujete s dokladem dále pracovat.
A asi se nechcete dostat zase do bodu, kdy si fakturu posíláte tam a zpátky e-mailem.
Software pro elektronickou správu dokumentů dokumentů umožňuje:
Porozumějte digitální transformaci. Zjistěte, proč je pro firmy důležitější než dřív a jakou jim přinese přidanou hodnotu.
Anonymizace dokumentů je velmi diskutovaným tématem. Registr smluv, GDPR i další případy ji nutně vyžadují. Kde a kdy musíte anonymizaci dokumentů skutečně využít? Jaké je nejvhodnější řešení?
V každé firmě a organizaci vznikají denně desítky až tisíce dokumentů. Proto je nezbytně nutné, aby tyto dokumenty podléhaly řízení. Co je to vlastně řízená dokumentace, jak by měla probíhat a jaké k…
