Skartace dokumentů. Jak správně postupovat a na co si dát podle zákonů pozor?

Žádná firma by neměla podceňovat nakládání s dokumenty. Ať už jde o jejich ukládání, správu, ale také jejich odstranění. Likvidaci dokumentů řídí složitá pravidla a není možné dělat s firemními dokumenty cokoliv.

Kromě vedení účetnictví mají fyzické a právnické osoby také povinnost příslušné dokumenty archivovat a po vypršení skartačních lhůt je také řádně skartovat. Tato povinnost se ale netýká výhradně účetních dokladů, ale také jiných dokumentů. 

Povinnosti jsou v tomto ohledu velmi těžko uchopitelné, protože jsou rozštípené v mnoha právních předpisech. Snadno se tak může stát, že je daný subjekt může být potrestaný třeba i za neuložené ceníky, které už jsou dávno po splatnosti.

1. Úschova dokladů u subjektu pod zákonem stanovené, tzv. skartační lhůty. 
2. Volba dokumentů určených pro skartaci. 
3. Splnění povinností, které má subjekt ke státnímu archivu – v případě podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, třídění dokumentů na ty určené k trvalé archivace a na dokumenty určené ke skartaci. 
4. Skartace dokumentů a archivace příslušných dokumentů.

Skartační řád je předpis původce dokumentů, který stanovuje podrobnosti výkonu spisové služby, jehož součástí je také tzv. spisový plán – seznam typů dokumentů. Součástí skartačního řádu je také skartační plán, který se v praxi používá v kombinaci se spisovým plánem. 

Proto každý druh dokumentu doprovází minimálně skartační znak, skartační lhůta a spouštěcí událost.

Majitel dokumentů, tedy původce, je povinen včas na dokumenty nebo spisy zaznačit skartační lhůtu, kterou je myšlena doba, jež je nezbytná v rámci zákonných i jiných požadavků dokument uchovat. 

Skartační lhůta sama o sobě začíná až 1. ledna dalšího roku, který následuje po spouštěcí události, jíž může být například:

• uzavření spisu
• uplynutí záruční lhůty
• vyřazení pacienta ze spisu apod. 

Co se děje před skartací dokumentů

Když vyprší lhůta, po kterou je subjekt povinen mít dokumenty uložené ve firmě, může uvažovat o skartaci. Před samotnou skartací ale musí nabídnout oblastnímu archivu k archivaci dokumenty s trvalou hodnotou. 

Jakmile uplyne skartační lhůta, dochází k zařazení do skartačního řízení, kde se s dokumenty zachází podle skartačních znaků:

• A – archiv = dokument s trvalou hodnotou, který je určen k uložení do archivu
• S – stoupa = dokument určený ke skartaci
• V – výběr = dokument, který bude po posouzení teprve zařazen do kategorie A nebo S

Je vidět, že skartace a skartační řízení je poměrně složitý proces. Proto se vyplatí používat nástroj, který si dokáže se skartací poradit v rámci komplexní správy dokumentů, kterou můžete provádět prostřednictvím DMS systémů.