Majitel dokumentů, tedy původce, je povinen včas na dokumenty nebo spisy zaznačit skartační lhůtu, kterou je myšlena doba, jež je nezbytná v rámci zákonných i jiných požadavků dokument uchovat.
Skartační lhůta sama o sobě začíná až 1. ledna dalšího roku, který následuje po spouštěcí události, jíž může být například:
- uzavření spisu
- uplynutí záruční lhůty
- vyřazení pacienta ze spisu apod.
Co se děje před skartací dokumentů
Když vyprší lhůta, po kterou je subjekt povinen mít dokumenty uložené ve firmě, může uvažovat o skartaci. Před samotnou skartací ale musí nabídnout oblastnímu archivu k archivaci dokumenty s trvalou hodnotou.
Jakmile uplyne skartační lhůta, dochází k zařazení do skartačního řízení, kde se s dokumenty zachází podle skartačních znaků:
- A – archiv = dokument s trvalou hodnotou, který je určen k uložení do archivu
- S – stoupa = dokument určený ke skartaci
- V – výběr = dokument, který bude po posouzení teprve zařazen do kategorie A nebo S
Je vidět, že skartace a skartační řízení je poměrně složitý proces. Proto se vyplatí používat nástroj, který si dokáže se skartací poradit v rámci komplexní správy dokumentů, kterou můžete provádět prostřednictvím DMS systémů.