Optické rozpoznávání znaků je metoda, která s využitím software a skeneru umožňuje digitalizovat dokumenty. V jednoduché variantě se s OCR software můžete setkat například ve free aplikacích, kde nahrajete PDF dokument a převodem získáte textový dokument.
Pokročilý OCR software, který používají firmy pro digitalizaci, je ale mnohem sofistikovanější a dovede například:
- zpracování dokumentů bez zásahu uživatele
- automatické vytěžování dat fungující na základě algoritmů
- automatickou kontrola dat
- vytěžování všech strukturovaných a polostrukturovaných dokumentů
Dokument digitalizovaný pomocí OCR software vstupuje do procesu v elektronické formě, která s využitím DMS systému umožňuje další jednoduchou práci s dokumentem, jako jsou úpravy, sdílení, přidělování práv uživatelů nad dokumentem apod.
OCR software dokáže vytěžit data prakticky z každého naskenovaného dokumentu, který obsahuje ručně nebo strojově zaznamenaná data.