OCR software. Přínosy jeho využití ve firemních procesech

ocr-software-uvodni

Optické rozpoznávání znaků (OCR – Optical Character Recognition) je jednou z metod pro efektivní získávání dat z dokumentů. Jaké jsou výhody OCR software? Může pomoci s dokumenty také ve vaší firmě?

OCR software jako náhrada ručního přepisování dat

Optické rozpoznávání znaků je metoda, která s využitím software a skeneru umožňuje digitalizovat dokumenty. V jednoduché variantě se s OCR software můžete setkat například ve free aplikacích, kde nahrajete PDF dokument a převodem získáte textový dokument. 

Pokročilý OCR software, který používají firmy pro digitalizaci, je ale mnohem sofistikovanější a dovede například:

  • zpracování dokumentů bez zásahu uživatele
  • automatické vytěžování dat fungující na základě algoritmů
  • automatickou kontrola dat
  • vytěžování všech strukturovaných a polostrukturovaných dokumentů

Dokument digitalizovaný pomocí OCR software vstupuje do procesu v elektronické formě, která s využitím DMS systému umožňuje další jednoduchou práci s dokumentem, jako jsou úpravy, sdílení, přidělování práv uživatelů nad dokumentem apod. 

OCR software dokáže vytěžit data prakticky z každého naskenovaného dokumentu, který obsahuje ručně nebo strojově zaznamenaná data.

Kde se vzal OCR software?

Technologie OCR se stala populární na počátku 90. let při pokusech o digitalizaci historických novin. Od té doby prošla technologie mnoha vylepšeními. Dnešní řešení poskytují téměř dokonalou přesnost pro každou firmu, která chce při zadávání dat ušetřit čas a náklady. Pro optické rozpoznávání znaků je ideální využívat OCR software v kombinaci s chytrým DMS systémem pro správu dokumentů.

Uplatnění OCR software. Hodí se také pro vaši firmu?

Firmy využívají OCR software při digitalizaci dokumentů, se kterými dále pracují ve firemním informačním systému. Optické rozpoznávání znaků je možné využít pro všechny dokumenty, které do firemních procesů vstupují. 

OCR software může účinně využít každá firma, která:

  • Chce ušetřit čas, který ztrácí ručním přepisováním z dokumentů. 
  • Chce automatizovat procesy spojené s tokem dokumentů ve firmě. 
  • Potřebuje snížit nebo úplně odstranit chybovost při zpracování dat. 
ocr-software-dokumenty
ocr-software-dokumenty

Automatické zpracování faktur – nejběžnější využití OCR software

Než byla k dispozici technologie OCR, jedinou možností digitalizace tištěných papírových dokumentů bylo ruční přepisování textu. To je nejen časově velmi náročné, ale také nákladné a s rizikem vzniku chyb. 

Účetní doklady jsou typem dokumentu, se kterými se denně potýká každá firma. Proto je OCR software nejčastěji využíván při vytěžování dat z faktur. Zároveň je to řešení, které ve firmách funguje bezvadně a firmy pak mnohdy rozšiřují vytěžování dat pomocí OCR software na další firemní dokumenty. 

Tip na další čtení: Řešení automatického zpracování dodavatelských faktur>>

Hledáte OCR software? Vyzkoušejte DOCU-X OCR

Výběr nejlepšího OCR software vyžaduje průzkum a testování. Ideální je, když vidíte v praxi, co všechno umí a jak funguje.

Domluvme si datum a čas živé ukázky>>