Optické rozpoznávání znaků (OCR – Optical Character Recognition) je jednou z metod pro efektivní získávání dat z dokumentů. Jaké jsou výhody OCR software? Může pomoci s dokumenty také ve vaší firmě?
Optické rozpoznávání znaků je metoda, která s využitím software a skeneru umožňuje digitalizovat dokumenty, jako jsou například faktury. V jednoduché variantě se s OCR program můžete setkat například ve free aplikacích, kde nahrajete PDF dokument a převodem získáte textový dokument.
Pokročilý OCR software, který používají firmy pro digitalizaci, je ale mnohem sofistikovanější a dovede například:
Dokument digitalizovaný pomocí OCR software vstupuje do procesu v elektronické formě, která s využitím DMS systému umožňuje další jednoduchou práci s dokumentem, jako jsou úpravy, sdílení, přidělování práv uživatelů nad dokumentem apod.
OCR software dokáže vytěžit data prakticky z každého naskenovaného dokumentu, který obsahuje ručně nebo strojově zaznamenaná data.
OCR software opticky rozpoznává znaky z dokumentu a s využitím algoritmů jim přiřadí znak. Kdyz je ukončeno primární rozpoznávání znaků, OCR software pokračuje v analýze, kdy jsou kontrolovány chyby. OCR software k tomu používá vlastností daného jazyka, každý jazyk má danou pravděpodobnost výskytu kombinací určitých písmen vedle sebe. Typickým příkladem využití OCR software je vytěžování faktur.
Firmy využívají OCR software při digitalizaci dokumentů nebo účetnictví. Optické rozpoznávání znaků je možné využít pro všechny dokumenty, které do firemních procesů vstupují.
OCR software může účinně využít každá firma, která:
Chcete vědět, že je pro každou firmu OCR software skutečným přínosem? Prozkoumejte případovou studii. Společnost ASEKOL zpracovává přes 20 000 faktur ročně. Díky OCR software ve firmě ušetřili denně 3,5 hodiny při při zadávání faktur. Objevte všechny konkrétní výhody využití OCR software ve společnosti ASEKOL. Ve vaší firmě to bude fungovat stejně dobře a efektivně.
Než byla k dispozici technologie OCR, jedinou možností digitalizace tištěných papírových dokumentů bylo ruční přepisování textu. To je nejen časově velmi náročné, ale také nákladné a s rizikem vzniku chyb.
Účetní doklady jsou typem dokumentu, se kterými se denně potýká každá firma. Proto je OCR software nejčastěji využíván při vytěžování dat z faktur. Zároveň je to řešení, které ve firmách funguje bezvadně a firmy pak mnohdy rozšiřují vytěžování dat pomocí OCR software na další firemní dokumenty.
Na trhu naleznete celou řadu OCR software, což vám výběr příliš neusnadní. Tady je 5 hlavních vlastností, které vám pomohou vybrat ten správný OCR software.
Ve firmě zpracováváte celou řadu dokumentů. Faktury, smlouvy, ISO dokumentaci… Kvalitní OCR software musí být efektivní pro veškerou dokumentaci, která koluje firmou. Některé společnosti často sáhnou po jednoduchém řešení, například pouze pro zpracování faktur. Časem ale zjistí, že obyčejný OCR software nestačí.
OCR software by měl být účinný při zpracování všech typů dokumentů. A to při rozpoznávání znaků, rozpoznávání polí a při automatizaci. Nekvalitní OCR softwary obvykle splňují pouze jeden parametr, což je pro bezproblémovou digitalizaci firmy málo.
API je nejlepší a nejjednodušší způsob, jakým integrujete OCR software. Rozhraní API musí umožňovat paralelizaci provozu, aby jej bylo možné použít efektivně i při zpracování velkého objemu dat.
Abyste měli přehled o toku analyzovaných dokumentů, potřebujete přehledné uživatelské rozhraní, ve kterém zjistíte, že je automatická extrakce dat správná.
Můžete mít sebelepší OCR software. Bez zákaznického servisu to ale nikdy nebude úplně ono. Pro dosažení kvalitní míry automatizace je klíčové neustálé zlepšování. To umožní OCR softwaru, aby vyhovoval vašim potřebám a přizpůsobil se firemním procesům. Než si pořídíte konkrétní OCR software , ujistěte se, že v případě potřeby vám bude podpora schopna efektivně a rychle pomoci.
Přehledný zápis z porady je důležitý, protože z něj vyplývají další úkoly pro celý tým. Pokud tohle nefunguje, vznikají zbytečné komplikace, nedorozumění a problémy se splněním úkolů. Zjistěte, jak…
Pravidelné porady jsou nezbytnou součástí bezproblémového chodu každé firmy. Jak vést poradu tak, aby byli všichni spokojení a přinášela kladné výsledky?
Co je to digitalizace dokumentů? Jak přispěje k efektivnějšímu chodu firmy? Jak se do digitalizace dokumentů pustit? Přečtěte si vše podstatné, co potřebujete vědět.
