Brzdí vás ruční zadávání dat z dokumentů do podnikového systému? Hledáte automatické řešení pro vytěžování? Zjistěte, jak vybrat kvalitní OCR program, co všechno by měl umět a jaké to má pro firmu benefity.
Program pro optické rozpoznávání znaků využívá technologii OCR k extrahování a opětovnému použití dat z naskenovaných dokumentů, obrázků a souborů PDF. OCR program dokáže převést text z dokumentů do strojově čitelných dat. Tato data je možné dále díky DMS systémům upravovat, formátovat, prohledávat… Zkrátka spravovat tak, aby to ladilo s efektivními firemními procesy.
OCR programy mají schopnost rychle prohledávat obrovské množství materiálu. To je důležité pro každou firmu, která se vypořádává s velký množstvím dokumentů. Zde jsou hlavní výhody využívání OCR programů.
OCR program pomáhá firmám dosáhnout vyšší efektivity tím, že urychluje získávání dat. Čas a úsilí, které by museli zaměstnanci vynaložit při ruční práci s dokumenty, zcela nahrazují automatizované funkce OCR programu. Zaměstnanci tak nemusí ručně přepisovat data například z každé faktury, OCR program to udělá za ně. Lidskou sílu je proto možné využít tam, kde je to více potřeba.
Společnost ASEKOL díky zavedení OCR programu ušetřila při zadávání faktur 3,5 hodiny denně.
Jednou z nejvýraznějších výhod zavedení OCR programu je, že společnosti mohou zvýšit ziskovost. OCR programy totiž v kombinaci s DMS řešení pomáhají snižovat náklady spojené s kopírováním nebo tiskem. A není to pouze výmysl. Představte si, že výše uvedená firma ASEKOL šetří 3,5 hodiny denně při zadávání faktur. To znamená, že zaměstnanci se mohou věnovat jiným činnostem.
Díky OCR programům je jednoduché dokumenty digitalizovat. Neni tak nutné ve firmě schraňovat tuny papírů ve speciálních prostorách. Digitalizovaná data jsou tak zásadní při implementaci „bezpapírové“ strategie v celé firmě.
Jednou z hlavních výhod zpracování dat pomocí OCR programu je, že vytěžená data z dokumentů je možné snadno vyhledávat. Pokud běžně naskenujete dokument do PDF a uložíte je třeba na pevný disk, při hledání informací musíte přesně vědět, kde je dokument uložený a co v něm hledáte. Takže i když je v digitální podobě, vyhledávání dat je stále velmi časově náročné.
Pokud používáte OCR program a systém pro správu dat, v dokumentu vyhledáváte podobně jako v Googlu. Zadáte klíčové slovo v podobě adresy, jména nebo jiného kritéria a informace máte před sebou za pár sekund.
Představte si, že máte zákaznickou podporu. Zákazníci vám často volají a potřebují rychle určité informace. V takové situaci není možné se přehrabovat v papírových dokumentech. Pokud jste data z dokumentů získali pomocí OCR programu, máte je všechna strukturovaná a dostupná na jednom místě. Můžete proto rychle vyhledávat, což dramaticky zkracuje dobu čekání klientů. A zlepšuje jejich zážitek.
Dokumenty v papírové podobě mohou být pro firmy achillovou patou. Využívání OCR programů zvyšuje výkon a efektivitu, protože zaměstnanci se nyní mohou soustředit na hlavní operace společnosti.
Na trhu najdete celou řadu OCR programů. Od verzí zdarma, které slouží spíše pro hobby účely, po profesionální řešení vhodné pro firmy. Zaměříme se na propracované OCR programy, které mají pro firmy skutečný význam.
Není OCR program jako OCR program. Můžete sáhnout po dostupném řešení, které vám nabídne základní funkce. Později ale zjistíte, že mnohem výhodnější by bylo sáhnout po robustnějším řešení, které v průběhu času plní všechny potřeby firmy.
Příkladem jsou OCR programy pro vytěžování faktur. Investice je velmi nízká. Ale když firma později zjistí, že je zaměření OCR programu příliš úzké, už je obvykle pozdě. Je třeba sáhnout po dalších řešeních, které OCR program doplní. Pak je ale otázka, jestli si jednotlivé aplikace rozumí a jestli jim rozumí také jejich uživatelé.
Proto je třeba při výběru OCR programu myslet dopředu a hledat takové řešení, které je dostatečně flexibilní, má vhodnou konfiguraci a splňuje všechny požadavky, i ty budoucí (např. na vytěžování dalších typů dokladů). OCR program by měl vynikat snadnou implementací a konfigurací.
I když se technologie v dnešní době vyvíjejí stále kupředu, objevit spolehlivý OCR program může být jako hledání jehly v kupce sena. Problém je v tom, že vytěžovaný dokument může být různé kvality. Pokud například dokument vznikne nekvalitním tiskem, ne každý OCR program si s tím dokáže poradit.
Dalším aspektem je nízké rozlišení, neostrost nebo rozmazání. Tyto a další vlastnosti vyžadují vysokou úroveň a robustnost OCR programu. Stručně řečeno, spolehlivý OCR program by měl být co nejvíc propracovaný, aby si poradil se všemi omezeními, se kterými se u dokumentů můžete setkat.
Kromě všestrannosti a robustnosti je potřeba, aby byl OCR program uživatelsky přívětivý a šlo ho jednoduše použít. Nejde pouze o to, aby ho uživatel dokázal lehce ovládat. Ale taky o to, aby šel snadno a rychle integrovat do jiných systémů. A aby v procesu vytěžování dat a elektronickém oběhu dokumentu fungoval, tak jak má.
Jak už jsme zmínili výše, OCR program je pouze jedním článkem v řetězu zvaném digitalizace. Pokud chcete dokumenty ve firmě zpracovávat naprosto efektivně, je potřeba, aby si OCR program rozuměl také s DMS systémem a dalšími vnitropodnikovými nástroji, jako je třeba ERP nebo účetní program. Při konzultacích nebo živých ukázkách poznáte, jak na tom OCR program ve skutečnosti je.
Ve světě vysoké produktivity je od OCR programů očekávána rychlost a odezva. Například v případě, kdy je vytěžovaný dokument nemožné rozpoznat, měl by OCR program v určitém bodě přerušit operaci, aby neobětoval příliš času vytěžování, které je předurčeno k selhání.
Zároveň by měl OCR program fungovat na takové úrovní, aby se dokázal na základě strojové učení učit z minulých dat. Pokud se všechny tyhle parametry sejdou, získáte OCR program, který je pro firmu přínosem.
Víte, že ve firmě potřebujete kvalitní OCR program? Zjistěte, jaké výhody vám přinese řešení DOCU-X OCR.
Náš OCR program funguje velice efektivně. Když vyměníte ruční přepisování dat za OCR program DOCU-X, urychlíte vytěžování dat o 80 %.
Spolehněte se na řešení, které si poradí s veškerou dokumentací. Obyčejné účetní aplikace umí pracovat pouze s fakturami. Náš OCR program vytěží faktury, objednávky, dodací listy, ručně psaný text apod. Zkrátka všechny strukturované nebo polostrukturované dokumenty.
OCR program DOCU-X používá algoritmus, který se učí v průběhu času. Automatické vytěžování dat je tak stále účinnější a účinnější. Díky tomu dochází k minimální chybovosti. Data jsou kontrolována podle předem nastavených pravidel a porovnávána s jinými datovými zdroji.
OCR program DOCU-X je součástí komplexního řešení. Program můžete propojit s ERP, CRM a dalšími programy pro přímé uložení vytěžených dat. V součinnosti s DMS systémem získáte komplexní řešení, se kterým ve firmě snadno digitalizujete všechny dokumenty, jejich oběh, schvalování i archivaci.
Milan Loucký z CFOworld vyzpovídal našeho obchodního ředitele, Jiřího Cmírala. Hlavním tématem rozhovoru byly rozdíly mezi aplikacemi pro digitalizaci účetnictví a DMS systémem. Přečtěte si celý…
Čím více dokumentů firma využívá, tím více roste potřeba mít v nich pořádek. Zjistěte, v čem tkví kouzlo a potřeba systému pro správu dokumentů a jaké má funkce.
Nová verze DOCU-X je tady! Za účelem představení nového, moderního a funkcemi nabitého DMS jsme pro stávající zákazníky připravili v Praze a Brně snídaňové setkání. Podívejte se, jak to na akcích…
