Jak na archivaci účetních dokladů

Archivace účetních dokladů se týká subjektů, které vedou účetnictví. Jestliže jde o výdaje nutné ke stanovení daně z příjmu podle daňové evidence, je nutné archivovat všechny evidence a účetní doklady, které jsou v evidenci uvedené. 

Vést archivaci účetních dokladů je povinné po celou dobu, během které může být subjektu doměřena daň, například daň z příjmu. 

Povinnost archivovat účetní doklady mají tedy účetní jednotky a osoby povinné k dani. Archivovat účetní doklady musí také podnikatelé, které vedou daňovou evidenci (faktury přijaté, vydané, příjmové pokladní doklady, výpisy apod.). 

Záleží pouze na vás, v jaké formě účetní doklady archivujete. Můžete je uchovávat ve fyzické formě, elektronicky nebo smíšenou formou. Nejvýhodnější je samozřejmě digitalizovat účetní doklady a mít nad nimi absolutní přehled. 

Pro elektronickou archivaci účetních dokladů je ale podle zákona č. 235/2004 Sb. nutné dodržovat věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost. Takže pokud byste účetní doklady pouze naskenovali a nahráli do počítače, není to dostatečné. 

Před elektronickou archivací účetních dokladů je nutné vybavit je elektronickým podpisem a časovým razítkem. Jedině tak dokážete, že účetní doklad niko neupravil nebo neznehodnotil.

Archivaci účetních dokladů upravuje Zákon o účetnictví a Zákon o dani z přidané hodnoty. Podle toho se rozlišují 2 různá období pro archivaci účetních záznamů a daňových dokumentů. 

• Zákonná lhůta 5 let se vztahuje na archivaci účetních dokladů, účetních knih, odpisových plánů, inventurních soupisů, účtových rozvrhů a účetních záznamů. 
• Zákonná lhůta 10 let se vztahuje na archivaci účetních závěrek, výročních zpráv a daňových dokladů. 
• Zákonná lhůta 30 let se vztahuje na mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích pro účely důchodového pojištění. 

Když uplyne zákonná lhůta pro archivaci účetních dokladů, na řadu přichází obvykle skartace dokumentů. Tento způsob likvidace zabraňuje rizikům, která jsou spojená s únikem citlivých firemních dat. 

V případě skartování dokumentů, které mají zákonem určenou skartační lhůtu (čili lhůtu pro jejich uchovávání), není potřeba skartační povolení. Pokud není lhůta dodržena a dokumenty jsou zlikvidovány dříve, jedná se o přestupek, za který hrozí pokuta od finančního úřadu.

Při archivaci účetních dokladů je podstatné přemýšlet nad tím, abyste byli ve firmě schopní s dokumenty rychle a snadno pracovat. A hlavně je dohledat, nejen pro interní potřeby. 

V praxi to znamená, že už vám dávno nestačí mít dokumenty uchované v šanonech a archivačních krabicích. Nebo možná stačí, ale práce s dokumenty je o dost komplikovanější, než když účetní doklady archivujete elektronicky. 

Zásadní je pro elektronickou archivaci účetních dokladů zajištění důvěryhodnosti archivovaných účetních dokladů. V souladu s legislativou je nutné elektronické doklady určené k archivaci opatřit takovými prvky důvěryhodnosti, které umožní jejich dlouhodobou elektronickou archivaci. V kontextu platné legislativy se jedná zejména o splnění požadavků na:

• Věrohodnost původu – zaručení totožnosti osoby, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila.
• Neporušenost obsahu – obsah elektronických dat požadovaný podle zákona nesmí být změněn.
• Čitelnost – je nutné se obeznámit s obsahem dokumentu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení.

Elektronická archivace účetních dokladů firmě ušetří řadu problémů spojených s fyzickým uchováváním dokumentů a dohledávání dat, které je nutné dohledávat například v případě auditů. 

Systémy pro elektronickou správu, schvalování a archivaci nejen účetních dokladů

Chcete spravovat a archivovat účetní doklady efektivně? K tomu vám poslouží praktický Document Management System. Ten mimo jiné zaúčtované doklady souběžně uloží s kvalifikovanými časovými razítky a podpisy v online archivu splňujícím nařízení Evropské unie a GDPR.