Prozkoumejte všechny výhody bezpapírové kanceláře. Začněte třeba s fakturami

Podle průzkumů je v ČR průměrná roční spotřeba papíru a lepenky přibližně 130 kg na osobu. To je poměrně vysoké číslo, když si uvědomíte, že reálně s papírem denně pracuje mnohem méně lidí. 

Představte si, že byste mohli ve firmě spotřebu papíru razantně omezit, a tím nejen pošetřit životní prostředí, ale také čas a peníze. Projděte si hlavní výhody vytěžování dokumentů a bezpapírové kanceláře.

1. Úspora času v řádu desítek procent

Věděli jste, že zaměstnanci mohou spotřebovat až 40 % pracovní doby prací s dokumenty? Hledání papírů, zpracovávání, přepisování… Zní to až neuvěřitelně, ale je to tak. 

Obrovské kvantum času je možné použít na důležitější činnosti. Digitalizované dokumenty jsou uložené na jednom místě, je k nim rychlý, jednoduchý přístup a snadno se v nich vyhledává. V téhle “digitální kartotéce” si zaměstnanec najde potřebné údaje během několika sekund. 

2. Bezpapírová kancelář ušetří spoustu místa

Papír sem, papír tam, ale kdybyste je dali všechny na jednu hromadu, je z nich masivní halda. Další místo zabírají šanony a kartotéky, které zaberou klidně celé místnosti. Díky digitalizaci souborů, jako jsou faktury, uložíte veškeré dokumenty na serveru nebo cloudu.

3. Bezpapírová kancelář snižuje náklady

Nejspíš namítnete, že zavedení DMS systému pro bezvadné fungování bezpapírové kanceláře není zadarmo. Jenže s bezpapírovou kanceláří jsou firmy schopné zpracovat několikanásobně větší objem informací. Digitalizace snižuje náklady vynaložené nejen na papír, ale také na tisk, poštovné i pronájem prostor, kde se dokumenty uchovávají.

4. Bezpapírové kanceláře jsou vlídnější k životnímu prostředí

Věděli jste, že:

• Malá česká firma s přibližně 50 zaměstnanci ročně spotřebuje tolik papíru, na jehož výrobu padne 16 vzrostlých smrků? 
• V účetní firmě, která tiskne faktury, se dá ušetřit nejméně 30 % nákladů? 
• Při výrobě papíru vznikají skleníkové plyny a jeho spotřeba přispívá k odlesňování. 

To samozřejmě neznamená, že bezpapírová kancelář je samospásná. Ale každým ušetřeným listem pomůžete přírodě.

5. Bezpapírová kancelář znamená jednoduchý přenos informací

Představte si, že sedíte v kanceláři a nutně potřebujete vyhledat dokument. Ejhle, kam jste ho asi založili? V jakém šanonu se nachází? A i kdybyste přesně věděli, kde je uložený, stejně musíte vynaložit značné úsilí k tomu, abyste potřebnou informaci našli a využili ji. 

Softwary určené pro správu dokumentů a využívané v bezpapírové kanceláři zvládají ukládání a hledání dat jednoduše. Jsou uložené na jednom úložišti, tak stačí pár kliknutí a dokument máte na obrazovce. Dokumenty lze dále snadno sdílet s dalšími uživateli a nebo je převádět do jiných formátů.

6. V bezpapírové kanceláři dosáhnete vyšší bezpepčnosti

Tištěné papíry často žijí svým vlastním životem. Občas se stane, že důležitý dokument někam uložíte, a pak ne a ne ho najít. Problém nastává ve chvíli, kdy dokument obsahuje důležitá nebo citlivá data. 

Bezpapírová kancelář znamená, že pracujete se softwarem pro chytrou správu dokumentů, který vám dovoluje každý “papír” sledovat a mít perfektní přehled. Takový software pro správu elektronických dokumentů disponuje pokročilými bezpečnostními funkcemi, díky kterým lze například lehce nastavit přístupová práva k daným dokumentům.

Jednoduše řečeno, převeďte všechny interní dokumenty do digitální podoby, která je centrálně řízená. Je to dlouhodobý proces, k němuž je nutné přistupovat postupně. S bezpapírovou kanceláří je lepší začít od digitalizace jednodušších dokumentů po ty složitější. 

Jedním z nejběžnějších dokumentových procesů ve firmách je zpracovávání faktur. Bezpapírová kancelář v tomto případě znamená automatické zpracování faktur, které přináší významné zjednodušení a úspory podnikové administrativy. Proto stále více firem zavádí systémy pro digitalizaci a řízení faktur a další dokumentů. Díky tomu firmy:

• Získávají možnost zpracovávat faktury automaticky.  
• Sledovat oběh faktur. 
• Snížit až eliminovat chybovost. 
• Vyvarovat se prodlevám při splatnosti faktur.

S bezpapírovou kanceláří můžete jednoduše začít například také s:

• elektronickým kalendářem
• digitálním zápisníkem – místo papírového zápisu využijete užitečné poznámkové aplikace, mezi které patří například OneNote nebo Evernote
• elektronickým podpisem smluv dostupným na webu elektornickypodpis.cz

Když se bavíme o pojmu „bezpapírová kancelář”, těžko si můžeme myslet, že firmy budou fungovat úplně bez papírů. To samozřejmě není možné. 

„78 % firem podle jejich údajů říká, že tisk je důležitý pro každodenní podnikání. 64 % firem očekává, že bude důležité využívání papíru i v roce 2025,” tvrdí Veronika Brázdilová, generální ředitelka Xeroxu pro Česko, Slovensko a Maďarsko. 

Zároveň ale upozorňuje, že firmy často nevědí, kolik čeho se tiskne, ani kolik objednávají papíru. Na účetní ve firmě, která tiskne faktury, se dá ušetřit až 30 procent nákladů, a nejde zdaleka jen o materiál, ale třeba o dvě hodiny méně času, kdy účetní u kopírky nebo tiskárny stojí (zdroj). 

Znamená to, že bezpapírová kancelář je trend, který postupně narůstá, ale stále bude koexistovat s používáním klasických tištěných dokumentů. Je pak na každé společnosti, kolik chce ušetřit.