Ztrácíte přehled o přijaté elektronické i papírové poště? Zabírá vám její zpracování neúnosný počet hodin? Netušíte, kde se přesně nachází přijatý dokument, když potřebujete jeho data? Nejvyšší čas zamyslet se nad systémem pro evidenci došlé pošty.
Každé ráno vyzvednou dopisy ze schránky. Omrknout e-maily, roztřídit je. Zjistit typ dokumentu, který je v příloze. Najít správnou osobu, která má za došlou poštu zodpovědnost…
Při práci s papírovou i elektronickou došlou poštou má toho příslušný pracovník spoustu starostí. Je zcela běžné, že může dojít ke ztrátě přiložených dokumentů, zatoulání celého dopisu, zpoždění vyřízení.
Lidské chybě se zkrátka nevyhnete.
Příjem došlé pošty je tak kritickým okamžikem, při kterém snadno dojde k problému. Ten může mít někdy pro firmu i nedozírné následky.
Řešením je digitalizace a evidence došlé pošty a zavedení automatizovaných procesů, které jednoznačně vyloučí lidský chybující faktor.
Systémy pro evidenci došlé pošty dokáží zpracovat veškeré formy dokumentů. Uloží ji v elektronické podobě, rozdělí dokumenty do požadovaných složek.
Došlá pošta se tak nikde netoulá, neztrácí se. Dostane se elektronicky k příslušným zaměstnancům, čímž výrazně zvýšíte rychlost práce a podpoříte bezpečnost dokumentace.
A když je například potřebný audit?
Centrálně uložená došlá pošta, data a dokumenty usnadní jejich třídění a zpětné vyhledávání, například podle data, odesílatele… Zpřehledníte veškerou administrativu včetně evidence smluv, zpracování faktur či řízení objednávek.
Na trhu existuje spousta řešení, která se zabývají evidencí došlé pošty. Doporučujeme vybrat profesionálního dodavatele, který vám nabídne řešení s širokým záběrem.
Důležité například je, aby systém pro evidenci došlé pošty uměl pracovat s různými druhy korespondence, flexibilně pracoval ve spojení s dalšími vnitropodnikovými systémy, dokázal pracovat s přístupovými oprávněními, automaticky notifikoval a umožňoval individuální nastavení.
Když se implementace povede, čekají na vás jenom benefity:
Uvažujete o tom, že vyměníte ruční zpracování faktur za digitální? Nejste si jisti, zda to pomůže firmě ve zkvalitnění procesů? Nevíte, co vše takové řešení umí? Pokud nejste rozhodnutí, prozkoumejte…
Zajímá vás, co přesně znamená zkratka DMS? Co všechno se pod zkratkou DMS skrývá a jak to může firmě pomoci se správou dokumentů?
Optické rozpoznávání znaků (OCR – Optical Character Recognition) je jednou z metod pro efektivní získávání dat z dokumentů. Jaké jsou výhody OCR software? Může pomoci s dokumenty také ve vaší firmě?
