Přepisujete ve firmě data z přijatých dokumentů ručně? Nebo používáte OCR, ale nevíte, jak dál pracovat se získanými daty? Pojďme se podívat na to, jak řízení dokumentů ve firmě dostat na vyšší úroveň díky vytěžování dat.
Řada firem svá data digitalizuje. Skenuje, skenuje a záhy zjistí, že má najednou neuvěřitelné množství dat, která jsou pro další práci nepoužitelná. Například, když převede do pdf stovky faktur a až pak zjistí, že z nich mohla všechna data z dokumentu jednoduše vytěžit a dále s nimi pracovat, například s DMS software.
Jestli očekáváte od vytěžování a toku dokumentů ve firmě víc, bez technologie pro vytěžování dat se neobejdete – vytěžovací algoritmus vytvoří strukturovaná data, která lze dále automatizovat.
Ukažme si část výsledku po vytěžení dat na fiktivním dokumentu:
Typ ID Hodnota
Faktura přijatá id_Dodavatel Novák Petr
Faktura přijatá id_AdresaDodavatel Neznámá 11 77900 Olomouc
Faktura přijatá id_IcoDodavatel 1234567
Takové řešení firmě ušetří spoustu lidské práce a minimalizuje chybovost.
Hodí se například pro automatické zpracování dodavatelských faktur, kde snížíte nutnost práce s papírovými dokumenty a zefektivníte celý proces.
Pro správu vytěžených dokumentů je výhodné dále využívat DMS software, který dovoluje inteligentní vyhledávání, ukládání dokumentů a jejich změn a usnadňuje workflow.
Po udělení různé úrovně správcovských práv pak získává uživatel možnost s dokumenty pracovat odkudkoliv.
Práce z domu je pro mnohé firmy a její zaměstnance čárou přes rozpočet. Řada interních procesů neodpovídá specifickým podmínkách home office. Týká se to i správy firemních dokumentů. Nastává správná…
S dokumenty se to ve firmě jenom hemží. Jak je zkrotit tak, abyste se v nich vyznali? Vystačíte si ještě s papírovým řízením? Nebo je lepší využít elektronický systém pro správu dokumentů?
Zajímá vás, co je to DMS systém? Jak funguje a proč prospěje vaší firmě? V článku se seznámíte se základními parametry, výhodami a oblastmi využití.