Automatizace patří mezi často užívané pojmy, převážně ve výrobní sféře. Jak ale automatizace firemních procesů pomáhá v administrativě a dalších podobných oborech? Objevte 6 zásadních výhod.
Automatizace. Někdy až nadužívaný výraz. Přesto ale nejde o něco prázdného. Bez automatizace firemních nebo výrobních procesů se dnes mohou firmy jenom těžko vypořádat se stále silnější konkurencí. K tomu si připočítejte nedostatek kvalifikovaných lidí na trhu práce.
Možná jste slyšeli názory, že stroje, software a automatizace nahradí zaměstnance. Praxe v automatizaci firemních procesů ale dokazuje, že se nikde nic podobného neděje. Naopak. Automatizace může zaměstnance chránit před vyhořením a uvolnit jim ruce k mnohem kvalifikovanějším činnostem. Zvýší se produktivita bez nadbytečné zátěže, té fyzické i psychické.
Automatizace firemních procesů se totiž zaměřuje převážně na procesy, které zaměstnanci obvykle provádějí ručně nebo které se stále opakují. Jde o rutinu, kterou jde poměrně jednoduše nahradit efektivnějším řešením.
Proč by měla například kvalifikovaná účetní ručně přepisovat data z faktur, když jde celý proces zautomatizovat? Proč by měl administrativní pracovník lítat za vedením s každou smlouvou, když jde všechno vyřešit digitálně s workflow? A to je jenom vrchol ledovce v rámci automatizace firemních procesů.
Pojďme si ale představit hlavní výhody automatizace firemních procesů.
Můžeme zůstat u výše uvedeného příkladu digitalizace účetních dokladů. Po implementaci řešení ve firmě eliminujete chybovost a vaše podnikání se okamžitě stane efektivnějším.
Odstraněním složitých a zdlouhavých manuálních procesů, které váš tým denně provádí, odstraníte problematická místa a zrychlíte důležité firemní procesy mezi administrativou, dalšími členy týmu i všemi zaměstnanci v rámci firmy.
Automatizace firemních procesů přispívá ke snižování nákladů a zvyšování ziskovosti. Zejména v případě týmů, které stále svou činnost vykonávají s využitím fyzického papírování.
Vzhledem k tomu, že automatizace firemních procesů urychluje interní operace, můžete snadno ušetřit čas a peníze na zdrojích potřebných k dokončení těchto procesů. Zaměstnancům, kterým byly dříve přidělovány manuální úkoly, můžete dát na starost důležitější úkoly.
Pokud zaměstnanci pracují s dokumenty stále manuálně, snadno se ztratí v papírech, často nějaký zašantročí nebo úplně ztratí. Ono vyznat se v desítkách šanonů není žádný med. Nebo se běžně stává, že se celý tým totálně ztratí v komplikované e-mailové komunikaci.
Automatizace firemních procesů znamená, že všechny vaše dokumenty a data jsou umístěny na jednom místě. To zjednodušuje správu dokumentů, jejich organizaci i vyhledávání dat.
S automatizací firemních procesů nemusíte v týmu řešit problémy, které jste měli doposud. Automatizace pomáhá dodržovat osvědčené postupy a zásady správného řízení.
Díky možnostem sběru dat, reportům a analýzám můžete mít všechna data o procesním řízení pod kontrolou a zjistit, na čem všichni aktuálně pracují. To dovoluje dělat správná rozhodnutí.
Automatizace firemních procesů je založená na přesném dodržování pokynů a nastavování práv a rolí. V rámci správy dokumentů můžete například nastavit, kdo v nich může provádět změny nebo je aktualizovat.
S zavedením automatizace firemních procesů se nemusíte bát, že některé důležité kroky vynecháte, protože celý proces je “zabudovaný” do systému.
Můžete vytvořit efektivní digitální automatizaci pracovních postupů , která zajišťuje, že jsou správné informace směrovány ke správné osobě ve správný čas. To také znamená, že pověřené osoby můžou sledovat, kdo jaká data používá.
Přidání automatizovaného řešení do procesu umožní zaměstnancům snadno a bezchybně dokončovat každodenní úkoly. Automatizace firemních procesů přináší prostředí bez problémů, ve kterém se zaměstnancům může dařit.
Schvalování manažery je rychlejší, což znamená, že se vaši zaměstnanci mohou soustředit na důležitější projekty a úkoly. A jako bonus budete mít i spokojenější zákazníky.
Automatizace firemních procesů, to nejsou jenom prázdná slova. Důkazem jsou například naši spokojení zákazníci, kteří využívají DOCU-X:
“Výrazně jsme zefektivnili ekonomicky-administrativní úsek (menší náklady, nižší chybovost) a získali rychlejší, přehlednější a dostupnější informace informace pro management. Díky DOCU-X si vystačíme s ¼ zaměstnanců oproti původnímu plánu.”
“Po zavedení DOCU-X DMS a DOCU-X OCR došlo k úsporám času během zpracování faktur a ve schvalování faktur. Důležité jsou pro nás také materiální úspory ve formě papíru, nároků na archiv apod. Zvažujeme o podobné službě v rámci vydávaných faktur a evidence smluv.”
Stále ve firmě schvalujete faktury a další doklady klasickým „papírováním”? Přemýšlíte, jak agendu přenést z papíru do digitální podoby? Zjistěte víc o přínosech elektronického schvalování faktur.
Brzdí vás ruční zadávání dat z dokumentů do podnikového systému? Hledáte automatické řešení pro vytěžování? Zjistěte, jak vybrat kvalitní OCR program, co všechno by měl umět a jaké to má pro firmu…
Perete se ve firmě každodenně s datovými zprávami? Nevyhovuje vám webovém běžné webové rozhraní? Stává se vám, že občas nějaké zprávy přehlédnete a jsou z toho jenom problémy? Nebo že zprávy dokonce…
