Zadávání dat, tvorba faktur, účetní závěrka… Účetnictví je samo o sobě poměrně komplikované. Naštěstí může každé firmě, nejen účetní, pomoci OCR software, který díky moderní technologii ulehčí práci všem účetním a administrativním pracovníkům. Jak OCR software funguje a jaké přináší firmám benefity?
OCR software (program pro optické rozpoznávání znaků) je technologie, která převádí data z naskenovaných dokumentů do digitální podoby. V kontextu účetnictví to znamená, že se používá ke skenování účtenek, faktur, nákupních objednávek a dalších relevantních dokladů a dokumentů.
Ty mohou být jednoduše naskenovány nebo nafoceny, aby pak OCR software rozpoznal jejich strukturovaná nebo polostrukturovaná data a převedl je do digitální podoby. Tato data se pak automaticky převedou do vašeho účetního programu, aby se eliminovala potřeba ručního zadávání dat.
Bez ohledu na typ OCR softwaru zůstává obecný postup stejný. Velmi zjednodušeně si postup můžete představit takto:
OCR software nabízí účetním oddělením a vlastně všem firmám řadu výhod. Zde je jen několik příkladů toho, jak může toto řešení optimalizovat firemní procesy.
Pokud pro účetnictví používáte stále ruční zadávání dat, je dobré popřemýšlet o tom, jak dostat firmu do digitálního věku. I když existuje více možností pro převod fyzických dokumentů do digitální soubory, kvalitní OCR software tento proces značně usnadní a zefektivní.
Až přijde na uzávěrku nebo audit, díky OCR software máte všechny dokumenty digitálně uložené a v případě potřeby snadno dostupné.
S OCR software získáte schopnost zvýšit efektivitu pomocí automatizace. Ruční zadávání každého dokumentu je únavné a vede k chybovosti. Zvlášť, když zaměstnanci potřebují zadávat obrovské množství platebních údajů. Díky technologii OCR jsou data skenována a vkládána do systému přímo ze zdrojových dokumentů. OCR software dokáže zpracovávat velké objemy faktur od více dodavatelů a převádět je do stejného formátu pro zpracování a schválení.
Jednou z největších výzev pro účetní je držet krok s rychle se vyvíjející dobou. Účetní software se v průběhu let vyvíjel, ale stále vyžaduje ruční zadávání dat. I když existují programy, které jsou schopny importovat data z jiných aplikací, ne vždy fungují dokonale a vyžadují spoustu času a úsilí ze strany účetních.
V účetních firmách je automatizace dnes už nutností. OCR software je skutečnou konkurenční výhodou, uvolňuje ruce účetním a umožňuje dodat klientům lepší servis.
Jak svět přechází z klasického papírování na digitální systémy, nejen účetní oddělení mohou těžit z pohodlí a přesnosti automatizace. Zavedení OCR software do firemních procesů zajišťuje jednoduchost a efektivitu.
Díky digitalizaci mají účetní mnohem jednodušší procesy, například ve schvalování nebo vyhledávání či archivaci. To dává účetním a dalším pracovníkům více času na soustředění se na odbornější aspekty práce, než je ruční zadávání dat.
Ideální je, když vidíte v praxi, co všechno umí a jak funguje. Domluvme si praktickou ukázku.
Anonymizace dokumentů je velmi diskutovaným tématem. Registr smluv, GDPR i další případy ji nutně vyžadují. Kde a kdy musíte anonymizaci dokumentů skutečně využít? Jaké je nejvhodnější řešení?
Používáte ve firmě tradiční postupy ručního vedení ISO firemní dokumentace? Trápí vás chybovost a značná neefektivita? Přesvědčte se o tom, že s ruční správou v dnešní době neobstojíte. Přečtěte si…
Také to znáte? Hromadí se vám papíry na stole? Neustálé dohledáváte v šanonech, jaké máte se podepsané smlouvy a jaké důležité termíny z nich plynou? Digitalizujte. V článku najdete argumenty, proč…
