OCR software v účetnictví. Nutnost moderní doby

OCR software (program pro optické rozpoznávání znaků) je technologie, která převádí data z naskenovaných dokumentů do digitální podoby. V kontextu účetnictví to znamená, že se používá ke skenování účtenek, faktur, nákupních objednávek a dalších relevantních dokladů a dokumentů. 

Ty mohou být jednoduše naskenovány nebo nafoceny, aby pak OCR software rozpoznal jejich strukturovaná nebo polostrukturovaná data a převedl je do digitální podoby. Tato data se pak automaticky převedou do vašeho účetního programu, aby se eliminovala potřeba ručního zadávání dat.

Bez ohledu na typ OCR  softwaru zůstává obecný postup stejný. Velmi zjednodušeně si postup můžete představit takto:

• OCR software získá naskenovaný soubor nebo jiný zdrojový materiál, například fakturu nebo dodací list.
  
  
• OCR software zpracujete strukturovaná data do formátu, ve kterém je možné spravovat je a vyhledávat elektronicky. Vše probíhá pomocí předem definovaných pravidel.
  
  
• Automaticky získaná data putují do účetního programu, kde s nimi uživatel může dále jednoduše pracovat, poslat ke schvalování nebo zařadit do jiných firemních procesů. 

OCR software nabízí účetním oddělením a vlastně všem firmám řadu výhod. Zde je jen několik příkladů toho, jak může toto řešení optimalizovat firemní procesy. 

OCR software lze využívat napříč celou organizací

Pokud pro účetnictví používáte stále ruční zadávání dat, je dobré popřemýšlet o tom, jak dostat firmu do digitálního věku. I když existuje více možností pro převod fyzických dokumentů do digitální soubory, kvalitní OCR software tento proces značně usnadní a zefektivní.

• Finančním oddělením ke zpracování faktur od dodavatelů. 
  
  
• Oddělením lidských zdrojů ke zpracování zaměstnaneckých smluv a dalších dokumentů.
  
  
• Marketingovým oddělením ke zpracování smluv s dodavateli.

Až přijde na uzávěrku nebo audit, díky OCR software máte všechny dokumenty digitálně uložené a v případě potřeby snadno dostupné. 

Přesnost, které člověk nemůže dosáhnout

S OCR software získáte schopnost zvýšit efektivitu pomocí automatizace. Ruční zadávání každého dokumentu je únavné a vede k chybovosti. Zvlášť, když zaměstnanci potřebují zadávat obrovské množství platebních údajů. Díky technologii OCR jsou data skenována a vkládána do systému přímo ze zdrojových dokumentů. OCR software dokáže zpracovávat velké objemy faktur od více dodavatelů a převádět je do stejného formátu pro zpracování a schválení.

Vyšší efektivita účetních procesů

Jednou z největších výzev pro účetní je držet krok s rychle se vyvíjející dobou. Účetní software se v průběhu let vyvíjel, ale stále vyžaduje ruční zadávání dat. I když existují programy, které jsou schopny importovat data z jiných aplikací, ne vždy fungují dokonale a vyžadují spoustu času a úsilí ze strany účetních.

V účetních firmách je automatizace dnes už nutností. OCR software je skutečnou konkurenční výhodou, uvolňuje ruce účetním a umožňuje dodat klientům lepší servis. 

Jak svět přechází z klasického papírování na digitální systémy, nejen účetní oddělení mohou těžit z pohodlí a přesnosti automatizace. Zavedení OCR software do firemních procesů zajišťuje jednoduchost a efektivitu. 

Díky digitalizaci mají účetní mnohem jednodušší procesy, například ve schvalování nebo vyhledávání či archivaci. To dává účetním a dalším pracovníkům více času na soustředění se na odbornější aspekty práce, než je ruční zadávání dat.