5 výhod, které vám přinese workflow a zavedení systému pro elektronický oběh dokumentů

workflow-elektronicky-obeh-dokumentu

Řízení procesů ve firmách je poměrně složité. Jak si ho zjednodušit a zrychlit všechny části procesu? Zaměřte se na automatizaci postupů díky nástroji workflow, který zefektivní elektronický oběh a schvalování dokumentů.

Workflow je posloupnost kroků, během kterých se přesouvají data či dokumenty od jednoho pracovníka ke druhému –⁠ kdekoliv ve firemním procesu. Mohli bychom říci, že workflow je firemní proces. 


Už záleží na jednotlivých organizacích a firmách, jak s workflow pracují. Buď může probíhat jako klasické “posouvání” papírových dokumentů, nebo oběh digitálních dokumentů


Nejspíš není třeba zdůrazňovat, že potýkání se se štosy papírů, jejich předávání, schvalování a uchovávání je pro každou společnost problém. Pokud chce s řízením procesů s dokumenty pracovat efektivně. 


Workflow, které je podpořené DMS softwarem, výrazně usnadňuje práci, protože poskytuje:

1. Snížení nákladů díky elektronizaci oběhu dokumentů

Zcela mizí složitá práce s papírovými dokumenty. Administrativní pracovníci nemusí žádné dokumenty nikam přenášet, či zakládat. Vedoucí pracovníci docílí vyšší efektivity práce podřízených, lepší kontrolu nad oběhem dokumentů. To vše výrazně snižuje náklady na pracovní sílu

2. Přehled nad schvalovacími procesy

Workflow je mimořádně podstatné pro schvalování požadavků. Umožňuje znát konkrétní osobu, která je zodpovědná za určitý požadavek nebo úkol. Workflow procesy se opakují, a proto je jejich průběh daný. Jsou tedy jasně dané kroky, rozhodovací místa a kdo o tom na základě nastavených kompetencí rozhoduje. 


Workflow taktéž zaznamenává historii – pracovníci tak mají neustálý přehled na tím, v v jakém stavu se konkrétní workflow aktuálně nachází a také o již proběhlých akcích.

3. Zrychlení oběhu dokumentů

Díky DMS softwaru a workflow není nutné dokumenty předávat v papírové podobě. Odevzdání dokumentu do dalšího kroku se uskuteční okamžitě a všichni kompetentní uživatelé mají k dokumentu stálý přístup. Elektronický oběh dokumentů zrychluje veškeré firemní procesy. 

4. Optimalizace procesů a jejich zprůhlednění

Statistiky workflow vypátrají slabá místa procesů. Odhalíte, který pracovník má příliš úkolů, kdo se naopak loudá, nebo kde je potenciál procesy vylepšit. Získaná statistická data tak poslouží jako podklad pro zefektivnění procesů.

5. Zvýšení produktivity práce administrativních pracovníků

Životní cyklus díky workflow nastavíte tak, aby přesně odpovídal firemním procesům –⁠ jednotlivé kroky a jasně danou odpovědnost. Tím odstraníte neproduktivní časy, se kterými by se administrativní pracovníci museli jinak zaobírat.

Správně fungující workflow dokáže podpořit zjednodušení a zrychlení všech částí schvalovacího procesu.