DOCU‑X OCR — automatické vytěžování dat z firemních dokumentů

Neplýtvejte časem na přepisování dat z dokumentů. Zautomatizujte procesy a ušetřete pracovní sílu. Systém za Vás vyčte data ze skenovaných dokumentů a sám je uloží do Vašeho informačního systému s minimální chybovostí.

DOCU‑X OCR Vaší firmě pomůže když:

  • Ztrácíte čas přepisováním dat z dokumentů.
  • Vás štve, že musíte zbytečně investovat do pracovní síly za přepisování.
  • Musíte „ručně” kontrolovat data z faktur, dodacích listů, formulářů apod.
  • Se potýkáte s chybovostí při zpracování dat a chcete to vyřešit.
  • Potřebujete urychlit pořizování dokumentů.
  • Chcete systém na vytěžovaní dat propojit s vlastním IS.


Domluvte si schůzku v čase, který Vám vyhovuje!

Domluvit online ukázku

Rozpoznávání údajů s nízkými náklady:

Úspora času při vytěžování dat

O 80 % urychlíte přepisování dat díky DOCU‑X OCR.

Minimalizace nákladů při práci s dokumenty

Dokumenty vstupují do firmy a do interních systémů s minimální pracností.

Zpracování bez nutnosti zásahu uživatele

Plně automatický průchod dokumentu bez zásahu uživatele v případech, kdy si je systém 100% jistý.

Chytrý, učící se algoritmus

Algoritmus učící se v průběhu času – vylepšení výsledků při automatickém vytěžování dat.

Automatická kontrola vytěžených údajů

Automatická validace vytěžených i zadaných údajů s vyznačením chybových hodnot.

Výrazné snížení chybovosti

Data kontrolována podle nastavených pravidel a porovnávána s jinými datovými zdroji.

Jakýkoliv dokument k vytěžení

Faktury, objednávky, dodací listy a další strukturované či polostrukturované dokumenty.

Integrace s informačními systémy

Propojení s ERP, CRM a dalšími systémy pro přímé uložení vytěžených dat.

Díky DOCU‑X OCR si zrychlují a zjednodušují práci např. tyto společnosti:


Výhody, funkce a možnosti systému DOCU‑X OCR podrobně

Kontrola vstupních dat proti datům v informačním systému

Systém umožňuje automatickou validaci (kontrolu) vytěžených i zadaných údajů. Při vytěžení nebo zadání hodnoty atributu dojde ke kontrole hodnoty ve Vašem ERP systému, a pokud je hodnota chybná, je vytěžený atribut zvýrazněn červeně a je vypsán důvod, proč je daná hodnota nesprávná – duplicita faktur, neshoda bankovních účtů, cen apod.

Automatické zpracování dokumentů bez zásahu uživatele

S DOCU‑X OCR může být pořízení a správné uložení dokumentu pouze otázkou vložení papírového dokumentu do skeneru. Naskenované dokumenty nebo jiné dokumenty v elektronické podobě uložené do vstupního adresáře mohou být zpracovány zcela automaticky.

Email Watcher – automatické vytěžování faktur z e‐mailu

V případě, že Vám chodí faktury na e‐mail, nemusíte je nikam ručně stahovat či přepisovat. Email Watcher dokáže samočinně, bez ručního uložení do vstupní složky, vybírat a vytěžovat soubor s fakturou.

Snížení času potřebného na pořizování dokumentů

V DOCU‑X OCR jsou z dokumentů vytěžovány údaje díky předchozímu učení a klíčovým slovům. Dokument je tak uložen se správnými popisnými daty i bez zásahu uživatele. Již nemusíte dokument nikam manuálně ukládat, ani přepisovat data do systému.

Tento postup Vám ušetří čas při ukládání dokumentů a Vy se tak můžete soustředit na Vaše podnikání.

Snížení chybovosti dat

Při manuálním přepisování dat z dokumentů vznikají chyby velmi snadno. S použitím DOCU‑X OCR se jim můžete vyhnout a výrazně tak snížit chybovost zpracovávaných dat.

Vytěžená data jsou validována dle nastavených pravidel, vytěžené hodnoty mohou být také ověřeny kontrolou oproti jiným datovým zdrojům, například ve Vašem informačním systému. Texty načtené z dokumentu s nízkou spolehlivostí vytěžení, mohou být předloženy ke kontrole uživateli, čímž je riziko uložení chybné hodnoty minimalizováno.

Snížení pracnosti = snížení nákladů

Snížením pracnosti při pořizování dokumentů, automatickou kontrolou dat na vstupu a automatickým zpracováním dokumentů ušetříte čas Vašich pracovníků nejen při pořizování dokumentů, ale také následně, když Vaši pracovníci nemusí řešit různé anomálie v datech díky automatické kontrole dat na vstupu.

Systém se učí znát Vaše dokumenty díky algoritmu

Systém je založen na algoritmu, který se postupně učí a zdokonaluje výsledky vytěžování dokumentů. S přibývajícím počtem zpracovávaných dokumentů si systém automaticky ukládá nejnovější informace do znalostní báze a při zpracování vybírá vždy nejlepší umístění jednotlivých hodnot pro vytěžení.

Celý proces učení probíhá zcela automaticky na pozadí, tak aby z pohledu uživatele byl systém maximálně jednoduchý.

Rozpoznávání jakéhokoliv typu dokumentu

Díky učícímu se algoritmu můžete vytěžovat libovolný typ dokumentů, např. faktury, objednávky, dodací listy, technické průkazy, formuláře a další. Systém je schopen se naučit vytěžovat téměř jakýkoli strukturovaný nebo polostrukturovaný dokument.

Integrace s Vaším informačním systémem

Propojení OCR s informačním systémem umožňuje přímé uložení záznamů ve Vašem IS za použití vytěžených dat. Tímto odpadá nejen složité přepisování dat z dokumentů, ale také manuální vytváření a ukládání záznamů v IS.

Naskenovaný dokument může být současně uložen také v systému DOCU‑X DMS a odkaz na něj připojen k záznamu v informačním systému. Krátce po vložení dokumentu do skeneru tak již můžete mít založený odpovídající záznam v informačním systému s dostupným odkazem na naskenovaný dokument.