Přehledný zápis z porady je důležitý, protože z něj vyplývají další úkoly pro celý tým. Pokud tohle nefunguje, vznikají zbytečné komplikace, nedorozumění a problémy se splněním úkolů. Zjistěte, jak mají vypadat zápisy z porad a jak s nimi pracovat účinně.
Zápisy z porady bývají mnohdy podceňovány, i když hrají velmi významnou roli v managementu na všech stupních řízení. Hlavním úkolem zapisovatele je vytvořit stručný a přitom výstižný zápis, který je jasný a pochopitelný třeba i po dvou měsících od porady.
Nejdříve je dobré zjistit, o jaký typ porady jde. Mezi nejběžnější patří 4 typy porad:
Operativní porada rychle řeší akutní problém. Obvykle je organizovaná velmi rychle a zápis z porady se nedělá.
Za manažerskou poradu je považována taková porada, jejímž cílem je dostat se k určitému rozhodnutí. Zápis z porady se dělá proto, aby vznikl dokument jako zdroj informací o přijatých rozhodnutích.
Ředitelská porada hledá řešení problému, určuje úkoly pro jednotlivé role v týmu, prezentuje specifické výsledky apod. I v tomto případě je nutné udělat zápis z porady.
Kontrolní porada odhaluje, jestli jde ve firmě všechno podle plánu. Zápis z porady tady není potřeba.
Zápis z porady by měl mít jasnou strukturu a splňovat několik náležitostí. Přehlednost a jasné formulace usnadňují práci se zápisem z porady na dalších úrovních. Rozesílá se všem zúčastněným, používá se při rozdělování úkolů i při další poradě, kdy je třeba překontrolovat splnění úkolů.
Při tvorbě zápisu z porady myslete na následující položky:
Na poradách se hodně mluví a není jednoduché vše zaznamenat. Práci si ulehčíte tím, že zápis z porady píšete v odrážkách a hlavní body porady si označíte nadpisem.
Zápis z porady je tu pak pro další členy týmu a sáhodlouhé romány nikoho bavit nebudou.
Do zápisu z porady zaznamenávejte pouze ty body, které jsou ve své finální fázi, například:
Na poradě se “hází” úkoly na většinu přísedících. Zápis z porady by je měl všechny obsahovat, protože většina si poznámky dělat nebude. Když jsou v zápisu z porady úkoly pojaty konkrétně, je to velmi přínosné pro chod celého týmu.
Zápis z porady nechte trochu “uležet”. Neposílejte ho dál hned bez dalších úprav. Objevíte, že některé zápisky jsou podobné nebo se překrývají nebo že z poznámky plynou úkoly pro více lidí.
Nepsané pravidlo praví, že zápis z porady by měl být do 60 minut po ukončení porady v e-mailových schránkách všech zúčastněných, kteří mají své úkoly nebo obecná témata ještě v živé paměti. Díky tomu se snadněji dostanou ke splnění svých úkolů.
Teď to nejdůležitější – forma zápisů z porad. Mezi nejznámější a nejpoužívanější patří papírový zápis z porady a zápis z porady zaznamenávaný například na flipchart. Jenže až ten třetí způsob je nejefektivnější…
Je to běžný způsob tvorby zápisu z porady, který je sice jednoduchý, ale také s sebou nese řadu problémů s další distribucí zápisů na další pověřené osoby. Rozdávání úkolů je komplikované a může nastat riziko, že k některým vůbec nedoje.
Zapisovatel zapisuje poznámky v průběhu porady tak, aby je mohli ostatní zúčastnění vidět a vyjadřovat se k nim. K těmto účelům poslouží magnetická tabule nebo flipchart.
Tento způsob sice udržuje pozornost účastníků porady, ale stejně jako v prvním případě ho limituje jednoduchá distribuce všem zúčastněným. V první řadě je totiž nutný ruční přepis, který je časově náročný.
Tvorba zápisu z porady může být mnohem účinnější než v předchozích dvou případech. Představte si, že chytrý software za vás udělá spoustu úkolů:
Slouží k tomu DMS systémy, které jednoduše vyřeší mnohem víc než jen zápisy z porad.
O digitalizaci firem se hodně mluví a tak vás možná napadá otázka, zda je vhodná a výhodná také pro vaši organizaci. Přečtěte si o sedmi benefitech, které mají vliv na ziskovost a efektivitu.
Systémy pro automatické vytěžování údajů dokáží z faktur a dalších naskenovaných a elektronický dokumentů přepisovat data do podnikového systému. Jak vytěžování dat z faktur funguje? Jaké výhody…
Řízení procesů ve firmách je poměrně složité. Jak si ho zjednodušit a zrychlit všechny části procesu? Zaměřte se na automatizaci postupů díky nástroji workflow, který zefektivní elektronický oběh a…
