Jak na přehledný zápis z porady? Tužka a blok už jsou dávno pasé…

Zápisy z porady bývají mnohdy podceňovány, i když hrají velmi významnou roli v managementu na všech stupních řízení. Hlavním úkolem zapisovatele je vytvořit stručný a přitom výstižný zápis, který je jasný a pochopitelný třeba i po dvou měsících od porady.

Nejdříve je dobré zjistit, o jaký typ porady jde. Mezi nejběžnější patří 4 typy porad:

1. Operativní porada

Operativní porada rychle řeší akutní problém. Obvykle je organizovaná velmi rychle a zápis z porady se nedělá. 

2. Manažerská porada

Za manažerskou poradu je považována taková porada, jejímž cílem je dostat se k určitému rozhodnutí. Zápis z porady se dělá proto, aby vznikl dokument jako zdroj informací o přijatých rozhodnutích. 

3. Ředitelská porada

Ředitelská porada hledá řešení problému, určuje úkoly pro jednotlivé role v týmu, prezentuje specifické výsledky apod. I v tomto případě je nutné udělat zápis z porady. 

4. Kontrolní porada

Kontrolní porada odhaluje, jestli jde ve firmě všechno podle plánu. Zápis z porady tady není potřeba.

Zápis z porady by měl mít jasnou strukturu a splňovat několik náležitostí. Přehlednost a jasné formulace usnadňují práci se zápisem z porady na dalších úrovních. Rozesílá se všem zúčastněným, používá se při rozdělování úkolů i při další poradě, kdy je třeba překontrolovat splnění úkolů. 

Při tvorbě zápisu z porady myslete na následující položky:

• záhlaví – název organizace
• název dokumentu – zápis z porady, číslo zápisu
• typ porady a datum konání
• údaje o přítomných, omluvených, příp. hostech (buď výpis nebo přiložený prezentační list)
• program porady
• jednotlivé body jednání
• rozdělené úkoly a termíny zpracování
• datum a místo vyhotovení zápisu
• jméno zapisovatele
• jméno a funkce pracovníka, který poradu vedl

1. Nadpisy a odrážky zlepšují přehlednost

Na poradách se hodně mluví a není jednoduché vše zaznamenat. Práci si ulehčíte tím, že zápis z porady píšete v odrážkách a hlavní body porady si označíte nadpisem. 

Zápis z porady je tu pak pro další členy týmu a sáhodlouhé romány nikoho bavit nebudou. 

2. Zápis z porady tvořte kontextově

Do zápisu z porady zaznamenávejte pouze ty body, které jsou ve své finální fázi, například:

• odsouhlasená rozhodnutí
• úkoly pro konkrétního člena týmu
• otázky nutné vyřešit mimo poradu

3. Pohrajte si s pojmenováním úkolů

Na poradě se “hází” úkoly na většinu přísedících. Zápis z porady by je měl všechny obsahovat, protože většina si poznámky dělat nebude. Když jsou v zápisu z porady úkoly pojaty konkrétně, je to velmi přínosné pro chod celého týmu. 

4. Zápis z porady si zaslouží úpravy

Zápis z porady nechte trochu “uležet”. Neposílejte ho dál hned bez dalších úprav. Objevíte, že některé zápisky jsou podobné nebo se překrývají nebo že z poznámky plynou úkoly pro více lidí. 

5. Rozeslání zápisu z porady

Nepsané pravidlo praví, že zápis z porady by měl být do 60 minut po ukončení porady v e-mailových schránkách všech zúčastněných, kteří mají své úkoly nebo obecná témata ještě v živé paměti. Díky tomu se snadněji dostanou ke splnění svých úkolů.

Teď to nejdůležitější – forma zápisů z porad. Mezi nejznámější a nejpoužívanější patří papírový zápis z porady a zápis z porady zaznamenávaný například na flipchart. Jenže až ten třetí způsob je nejefektivnější… 

1. Klasický zápis z porady vedený na papíře

Je to běžný způsob tvorby zápisu z porady, který je sice jednoduchý, ale také s sebou nese řadu problémů s další distribucí zápisů na další pověřené osoby. Rozdávání úkolů je komplikované a může nastat riziko, že k některým vůbec nedoje. 

2. Zápis tvořený v průběhu porady na tabuli

Zapisovatel zapisuje poznámky v průběhu porady tak, aby je mohli ostatní zúčastnění vidět a vyjadřovat se k nim. K těmto účelům poslouží magnetická tabule nebo flipchart. 

Tento způsob sice udržuje pozornost účastníků porady, ale stejně jako v prvním případě ho limituje jednoduchá distribuce všem zúčastněným. V první řadě je totiž nutný ruční přepis, který je časově náročný. 

3. Zápis z porady, který automaticky generuje úkoly a předává je dál 

Tvorba zápisu z porady může být mnohem účinnější než v předchozích dvou případech. Představte si, že chytrý software za vás udělá spoustu úkolů: 

• generování a distribuce úkolů z dokumentu zápisu do přehledné databáze úkolů
• centrální evidence všech úkolů
• monitorování a kontrola plnění úkolů výkonnými pracovníky po dobu řešení
• vytváření podkladů o plnění úkolů na další poradu (tvorba seznamu nesplněných úkolů)
• filtrování a vyhledávání úkolů podle zadaných kritérií

Slouží k tomu DMS systémy, které jednoduše vyřeší mnohem víc než jen zápisy z porad.