Přepisujete ve firmě data z přijatých dokumentů ručně? Nebo používáte OCR, ale nevíte, jak dál pracovat se získanými daty? Pojďme se podívat na to, jak řízení dokumentů ve firmě dostat na vyšší úroveň díky vytěžování dat.
Řada firem svá data digitalizuje. Skenuje, skenuje a záhy zjistí, že má najednou neuvěřitelné množství dat, která jsou pro další práci nepoužitelná. Například, když převede do pdf stovky faktur a až pak zjistí, že z nich mohla všechna data z dokumentu jednoduše vytěžit a dále s nimi pracovat, například s DMS software.
Jestli očekáváte od vytěžování a toku dokumentů ve firmě víc, bez technologie pro vytěžování dat se neobejdete – vytěžovací algoritmus vytvoří strukturovaná data, která lze dále automatizovat.
Ukažme si část výsledku po vytěžení dat na fiktivním dokumentu:
Typ ID Hodnota
Faktura přijatá id_Dodavatel Novák Petr
Faktura přijatá id_AdresaDodavatel Neznámá 11 77900 Olomouc
Faktura přijatá id_IcoDodavatel 1234567
Takové řešení firmě ušetří spoustu lidské práce a minimalizuje chybovost.
Hodí se například pro automatické zpracování dodavatelských faktur, kde snížíte nutnost práce s papírovými dokumenty a zefektivníte celý proces.
Pro správu vytěžených dokumentů je výhodné dále využívat DMS software, který dovoluje inteligentní vyhledávání, ukládání dokumentů a jejich změn a usnadňuje workflow.
Po udělení různé úrovně správcovských práv pak získává uživatel možnost s dokumenty pracovat odkudkoliv.
Cílem vytěžování dokumentů je minimalizovat ručního zadávání klíčových dat. Technologie pro vytěžování dat z dokumentů automaticky přenese relevantní informace do odpovídajících polí DMS systému. Registrace a práce nejen s příchozími dokumenty je tak rychlejší a efektivnější.
Informace, které potřebujete vytěžit, závisí na daném typu dokumentu. Pokud je OCR software správně integrovaný s vnitropodnikovým systémem, se všemi daty se manipuluje na jednom místě. V případě, že potřebujete vytěžit složité dokumenty, získáte díky systému automatizovaný pracovní postup.
Pokud pracujete ve firmě s různými typy dokumentů, jako jsou faktury, objednávky nebo vratky, velmi oceníte systém schopný spárovat dokumenty. Porovnáním příchozích obchodních dat s dalšími souvisejícími dokumenty může pomoci s dalším zpracováním a schvalováním vytěžených dokumentů.
Krásným příkladem efektivní práce s vytěženými dokumenty je schvalování faktur před jejich zaúčtováním nebo platbou. Díky praktickým DMS systémům je možné schvalování automatizovat a zajistit tak ve firmě každému přístup k pracovnímu postupu schvalování. Každá pověřená osoba navíc může získat přímý přístup k digitálnímu archivu. Vytěžené dokumenty je tak možné mít v případě potřeby kdykoliv po ruce.
Pokud vytěžujete dokumenty dostatečně efektivně, máte všechna důležitá data centralizovaná. V praxi to znamená, že vytěžování dokumentů vám přinese možnost se v informacích jednoduše vyznat a aplikovat je. Pokud například potřebujete rychle schválit objednávku, nemusíte si procházet klasickým papírovým kolečkem, které někdy trvá i několik dní. To oceníte vy, vaši zákazníci i obchodní partneři.
Přehledný zápis z porady je důležitý, protože z něj vyplývají další úkoly pro celý tým. Pokud tohle nefunguje, vznikají zbytečné komplikace, nedorozumění a problémy se splněním úkolů. Zjistěte, jak…
Chcete přistoupit k digitalizaci účetních dokladů? Mít možnost s nimi jednoduše pracovat a archivovat je? Zjistěte, jaké výhody vám přinese digitalizace účetnictních dokladů.
Co je to digitalizace dokumentů? Jak přispěje k efektivnějšímu chodu firmy? Jak se do digitalizace dokumentů pustit? Přečtěte si vše podstatné, co potřebujete vědět.
