Systém pro správu dokumentů. Potřebná nebo nutná výbava moderní firmy?

system-pro-spravu-dokumentu

Čím více dokumentů firma využívá, tím více roste potřeba mít v nich pořádek. Zjistěte, v čem tkví kouzlo a potřeba systému pro správu dokumentů a jaké má funkce.

Systém pro správu dokumentů jako základ firmy

Lidstvo se s papírovými dokumenty potýká od nepaměti. Už když byl vynalezený papír, vznikla potřeba dokumenty spravovat. Hovořit o systému je možná trochu nadnesené. Ale každý, kdo má doma nějaké dokumenty, snaží se je systematicky schraňovat, například s využitím šanonů. 

Dnes musí každá menší a velký společnost uchovávat neskutečné množství papírů. Kvůli zpětnému vyhledávání informací nebo kvůli doložení skutečnosti. Prostě „co je psáno, to je dáno“. 

Navíc, každý podnik produkuje denně klidně i tisíce dokumentů, jako jsou zprávy, objednávky, reporty apod. Zaměstnanci na různých pozicích s nimi musí pracovat. Je tedy důležité využít systém pro správu dokumentů, který usnadňuje práci a šetří čas. Je jasné, že moderní firmy potřebují mnohem víc než jen fyzické šanony a složky. 

Efektivní systém pro správu dokumentů je důležitý také v tom, že lidé v dokumentech dohledávají informace, schvalují je nebo vytvářejí revize. A pokud by se tak dělo výhradně v papírové podobě, zaměstnanci by se dřív nebo později v dokumentech utopili. 

Vývoj systémů pro správu dokumentů

Počátky systémů pro správu dokumentů (DMS software) sahají do 80. let 20. století. Velké firmy si začaly uvědomovat, že evidence obrovské masy papírových dokumentů je dlouhodobě neudržitelná. Proto začaly vyvíjet systémy pro správu dokumentů, který dokáže uchovávat data a dále s nimi pracovat. Systém pro správu dokumentů tak začal nahrazovat prostý file system, kdy jsou dokumenty pouze uloženy na úložišti. 

Vývoj systémů pro správu dokumentů jde stále kupředu v souvislosti s tím, že stále více společností si je vědomo výhod digitalizace. Proto na trhu najdete řadu šikovných systémů pro správu dokumentů, ze kterých můžete vybírat. Můžete si tak najít DMS řešení, které přesně vyhoví požadavkům firmy. 

Funkce systémů pro správu dokumentů

Jak už jsme naznačili výše, systém pro správu dokumentů nabízí řadu praktických funkcí, které ho odlišují od běžného ukládání dokumentů na disk nebo do cloudu. Tady jsou ty nejzajímavější. 

  • Systém pro správu dokumentů nabízí přehledné a bezpečné úložiště. 
  • DMS systém lze snadno propojit s dalšími aplikacemi, jako jsou CRM, ERP nebo účetnictví. 
  • Životní cyklus dokumentu probíhá elektronicky, dokumenty lze snadno verzovat nebo schvalovat. 
  • Vytěžování dat probíhá prostřednictvím OCR přímo do systému pro správu dokumentů. 
  • Archivace v systému pro správu dokumentů je velmi efektivní. Je možné jednoduše sledovat verze nebo prohlížet historii. 
  • V systému pro správu dokumentů může každý uživatel s přístupem jednoduše a fulltextově vyhledávat informace. 

Metadata jako tajná zbraň systému pro správu dokumentů

Síla systémů pro správu dokumentů není jenom v tom, že můžete snadno sdílet obsah dokumentu. Zásadní jsou totiž metadata, která v dokumentu primárně obsažená nejsou. 

Systém pro správu dokumentu sleduje, co se s elektronickými soubory děje. Kdo dokumenty upravuje, kdo je schvaluje nebo kdo je archivuje. Systém tak zaznamenává změny a dokáže archivovat všechny verze dokumentu. Metadata dovolují snadnější katalogizaci a vyhledávání. Pokročilé systémy pro správu dokumentů si díky tomu poradí i s fulltextovým vyhledáváním.

Jak vybrat systém pro správu dokumentů

Systémů pro správu dokumentů je na trhu celá řada. Pokud si zadáte klíčové slovo “systém pro správuu dokumentů”, vypadne na vás masa odkazů. Je třeba si uvědomit, že se jednotlivé systémy pro správu dokumentů značně liší. 

Některá řešení například fungují jako cloudová služba, jiná je možné implementovat jako firemní platformu na soukromém serveru. Záleží také, jestli chcete využívat webové rozhraní nebo vlastní interface. Parametrů, které při výběru systému pro správu dokumentů zvážit, je skutečně hodně. 

Jak vybrat vhodný systém pro správu dokumentů? Máme pro vás praktické rady a tipy v článku. 

Systémy pro správu dokumentů mají společný cíl

Pokud o systému pro správu dokumentů minimálně uvažujete, jste na dobré cestě. Existuje mnoho výzkumů, které dokazují, že DMS systémy výrazně zefektivňují práci

Všechny systémy pro správu dokumentů mají zjednodušit jejich sdílení, správu, orientaci v nich a umožnit vzdálený přístup, zvýšit dostupnost a v neposlední řadě také bezpečnost.

Důkazem, že systémy pro správu dokumentů fungují, jsou případové studie. Například naše řešení DOCU-X dokáže společnosti ASEKOL šetřit 210 000 Kč ročně. A to je pouze špička ledovce.

Případová studie Asekol

ocr-program-asekol
ocr-program-asekol

Zavedením OCR programu a systému pro správu dokumentů urychlilo zadání faktury o 78 % a snížilo roční náklady o 210 000 Kč

Jak získat systém pro správu dokumentů

Při integraci systému pro správu dokumentů je třeba počítat s investicí a s tím, že jde o dlouhodobější proces. Investice se však vrátí v podobě přehledné, rychle dostupné centrální evidence všech dokumentů firmy. od faktur po ISO dokumentaci. 

Chcete vědět, jak systém pro správu dokumentů funguje v praxi? Jak ho implementovat a jaké má výhody? Domluvte si živou online ukázku, ve které vám ho předvedeme. Datum a čas jsou na vás.