Milan Loucký z CFOworld vyzpovídal našeho obchodního ředitele, Jiřího Cmírala. Hlavním tématem rozhovoru byly rozdíly mezi aplikacemi pro digitalizaci účetnictví a DMS systémem. Přečtěte si celý rozhovor.
Jsou dva hlavní důvody, proč je stále velké množství organizací, jež to neřeší. Jedním jsou zaměstnanci, kteří nedokážou přepnout myšlení a zbavit se papíru a tužky, a tím druhým je stát. Ten totiž stále požaduje v rámci ukládání například elektronických účetních dokladů časová razítka, elektronické podpisy apod., což zbytečně komplikuje a prodražuje přechod na bezpapírovou formu. Přitom třeba na Slovensku už stačí obyčejný sken nebo vygenerované PDF z účetního systému. Dříve to byla ještě cena, ale to už díky řešením, jako je třeba náš produkt DOCU-X a další, odpadlo.
Je jedno, kde začnou, hlavně když začnou. Klidně s něčím jednoduchým, jako je třeba vytěžování faktur do účetního systému. Následně je možné mezi tuto operaci a účetní systém vsadit schvalovací proces. Jakmile zaměstnanci pochopí, jak je to jednoduché a pro ně přínosné, začnou vedení tlačit, že chtějí zautomatizovat další činnosti v rámci firmy, a digitalizace se stane její nedílnou součástí. Stane se to vlastně součástí podnikové kultury.
Často si lidé myslí, že DMS je nějaký archiv na dokumenty. Prostě místo, kam uložím něco, co už nepoužívám, ale jednou za čas potřebuji dohledat. Přitom DMS je primárně o procesech a automatizaci. Umíme přijmout jakýkoliv doklad, vytěžit jej, zařadit do DMS. Automaticky nad dokladem spustit schvalovací proces a na základě pravidel rozhodnout, kdo bude schvalovat. Třeba některé faktury se nemusejí schvalovat vůbec, protože byla schválena již objednávka.
DMS je také o generování dokladů ze šablon – například smlouvy, verzování smlouvy, ISO, nabídky, správa datových schránek a podobně. V neposlední řadě jsou to integrace na ERP systémy, kdy v rámci procesu využíváme data z ERP pro automatické rozhodnutí, jak se má schvalovací proces dále chovat, koho úkolovat. K definici procesů máme vyvinutý robustní grafický designér, kde můžeme namodelovat téměř cokoliv. Klient si pak dokáže během deseti minut vytvořit třeba proces schvalování dovolené...
Víte, jaký je rozdíl mezi zálohovaným a archivovaným dokumentem? Jakým zákonům podléhá archivace dokumentů? A proč si dát na správu dokumentů ve firmě velký pozor? Dozvíte se v článku.
S každým rokem přichází na řadu povinnost udělat si pořádek v dokumentech a mimo jiné archivovat účetní doklady. Co o archivaci účetních dokladů praví zákon? Na co si dát při archivaci pozor? V…
Podle zákona musíte před odesláním smlouvy do registru smluv začernit citlivé údaje. Jinak je malér. Víte, co všechno u smluv anonymizovat a jak to udělat co nejrychleji a nejjednodušeji?
