Anomymizace dat je v poslední době velmi diskutovaným tématem. Registr smluv, GDPR i další případy ji nutně vyžadují. Kde a kdy ji skutečně musíte využít? Firmami a různými organizacemi denně proudí i tisíce dokumentů, se nimiž se dále pracuje. S daty z dokumentů však nelze nakládat, jak se nám líbí. Obyčejně obsahují citlivé osobní údaje, na které se vztahují přímo zákony.
Za osobní údaj je považována každá informace, která má co dočinění s určitým člověkem. To znamená, že cokoliv vede k identifikaci konkrétní osoby (například telefonní či rodné číslo), spadá pod ustanovení zákona o ochraně osobních údajů.
Pokud tedy chcete s dokumenty a daty dále pracovat, musíte je anonymizovat - začernit, nebo jakkoliv jinak odstranit.
Anonymizovaná data nepomáhají v identifikaci konkrétní osoby, a proto s nimi můžete nakládat volněji. Nespadají pod regule zákona o ochraně osobních údajů.
Pozor. Prostě začernění jména a rodného čísla nestačí. Je třeba dávat skutečně dobrý pozor na to, aby z dokumentu zmizely i další informace odkazující na daného člověka. I malá nepozornost může vést i ke statisícovým pokutám.
Musíte data také anonymizovat? Poraďte se s odborníky. Nejčastěji se však využívá:
Potřebujete také anonymizovat data?
Máte na výběr ze 2 možností: Buď to budete dělat u každého dokumentu ručně, což zabere věky a zvyšuje riziko chybovosti.
Systémy pro automatické vytěžování údajů dokáží z faktur a dalších naskenovaných a elektronický dokumentů přepisovat data do podnikového systému. Jak vytěžování dat z faktur funguje? Jaké výhody…
Pod pojmem skartace dokumentů si vybavíte fyzickou likvidaci dokumentů rozřezáním na nesložitelné dílky. Skartace je ale v “očích” zákona něco jiného. Zjistěte, jak na skartaci podle platné…
Zajímá vás, co je to DMS systém? Jak funguje a proč prospěje vaší firmě? V článku se seznámíte se základními parametry, výhodami a oblastmi využití.