Jak vést poradu? 7 + 1 tip na její přínosné řízení

Porada. Nutnost, bez které si fungování firmy nedokážeme představit. Pro některé účastníky sice znamená nepříjemnost spojenou se ztrátou času. Pokud však víte, jak poradu vést, máte vyhráno. 

Porada totiž pro firmu znamená:

• Identifikaci firemních problémů a jejich analýzu.
• Zvýšení pocitu „sounáležitosti” týmu.
• Hledání nových cest pro „zamrzlé” postupy.
• Koordinaci týmu. 
• Nasměrování soustředění pracovníků na firemní priority. 

Když porada není monologem nadřízeného, dává prostor všem zúčastněným, přivede k novým poznatkům, strategiím a ke zvýšení motivace. Čtěte dál, dozvíte se, jak vést poradu účinně.

Pokud se ptáte, jak vést poradu, máme pro vás 7 jednoduchých kroků. Navíc vám ukážeme, kde vzít vzor k zápisu z porady a jaký nástroj je pro vedení porad ze všech nejefektivnější.

1. Stanovte jednoznačný program a cíl

Před poradou musí být jasné co, kdo, kdy, kde, jak, proč a kolik:

• podklady, body jednání
• předsedající, účastníci
• den a čas
• místo, které odpovídá počtu účastníků
• způsob projednávání
• jaký očekáváte výsledek
• jak dlouho to bude trvat

2. Vyberte zapisovatele

Zápisy z porad slouží k další práci jako je například rozdělování úkolů. Určete si zapisovatele, který hned po zahájení zaznamenává poznámky. Pomůžete tak nepřítomným a máte jasný podklad pro následné rozdělení úkolů.

3. Shrnujte a opakujte

Je porada trochu delší? Shrňte na závěr vše podstatné. Někteří se mohli ztratit ve snu, nebo zkrátka zapomněli. Uveďte vyřešené body.

4. Držte se struktury. Řešení nechte na závěr

Snažte se dodržet strukturu, kterou jste předem navrhli. Je to přehledné pro všechny. Nepleťte do průběhu řešení. Nechte si ho na závěr, kde ho doložíte fakty, argumenty, čísly. 

5. Vyhněte se malým bezúčelným poradám

Udělejte radši jednu a větší poradu než méně malých. Jen tehdy, pokud je k tomu opravdový důvod. Dělejte pravidelně přestávky, protože po 45 minutách klesá pozornost zúčastněných. 

6. Diskutujte otevřeně

Vtáhněte do porady všechny účastníky. Vytvoříte klima otevřenosti, kde se nikdo nebojí říci svůj názor. Dostanou se k vám zajímavé názory a nápady, které mohou poradu posunout. 

7. Dodržujte program, neplýtvejte časem

Poradu nikdy zbytečně neprotahujte.  Dodržujte stanovený čas konce porady a v závěru buďte pozitivní. 

Stanovte si dobu trvání a čas věnovaný jednotlivým tématům, která budou trvat zhruba 10 až 15 minut. Celková doba by neměla přesáhnout hodinu. 

Všechna tato pravidla přispějí ke kvalitnímu vedení porad. Je tu však ještě jedno, které přivádí porady k dokonalosti... 

Šablony a vzory, které pomohou vést poradu jednodušeji

Velmi jednoduchý způsob, jak vést poradu lépe, jsou různé vzory a šablony. Na internetu jich najdete desítky. Pokud využíváte Google Documents, v sekci šablony jich najdete několik. 

Jestliže dáváte přednost kancelářskému balíčku Microsoft Office, na tomto odkazu najdete několik vzorů ke stažení. Jde ale přeci jen o značně neefektivní postup „tužka-papír”, který lze nahradit výkonnější metodou. Dále se dozvíte, jak vést poradu mnohem výhodněji…

Podle průzkumů je až 75 % manažerů středních a velkých firem nespokojeno s nízkou efektivitou porad. Buď nedodržují zasádní pravidla, nebo nepoužívají správný nástroj pro řízení zápisů a úkolů z porad. 

Klasická forma zápisu znamená problémy, které souvisí s přenesením poznatků z poradu na zodpovědné osoby, se výběrem a rozdělováním úkolů. 

Při využití elektronického nástroje ušetříte spoustu starostí a času, protože máte:

• Zápisy z porad na jednom místě pro snadnou dohledatelnost.
• Pohotové řízení pracovních procesů.
• Snadné vyhledávání úkolů podle kritérií.
• Monitorování plnění úkolů vzešlých z porad.