Krocení firemní ISO dokumentace: Proč zapomenout na papírování a jít na věc elektronicky

Účinné řízení ISO firemní dokumentace je v současnosti pro firmy rozhodující. Manažeři se na ni spoléhají kvůli bezproblémovému zajištění provozních operací – v průmyslových podnicích například od detailních plánů, schémat procesů, standardních provozních postupů až po manuály apod.

Tradiční postup ručního řízení firemní dokumentace je náchylný na:

1. Tvorbu chyb: Projevují se ústupky, které mají negativní vliv na dodržování norem a předpisů. 
   
   
2. Vyšší náklady: Souvisí s nadměrnou časovou náročností a vynaložením prostředků na dodržení všech předpisů.

Ve firmách s efektivní elektronickou správou ISO firemní dokumentace dokumentace je zajištěný hladký chod a:

1. Vysoká úroveň kvality: Dodržování všech standardů znamená nejen efektivní provoz, ale kvalitativní posun výše.

2. Zvýšení zisku: Díky snížení rizik, chybovosti a plnění závazků podpoří firma své dobré jméno. A zákazníci si vybírají firmy, které mají “zvuk”.

3. Řízení firemní dokumentace napříč organizací: Profesionální systém na elektronickou správu firemní dokumentace dovoluje řídit a spravovat důležité dokumenty a související firemní procesy v rámci celé organizace.

4. Integrace do jiných podnikových systémů: Začleněním do systémů jako DMS, ERP či účetních systémů získáte přehledné rozhraní pro vyhledávání, prohlížení, úpravu a kontrolu firemních dokumentů.

5. Efektivní pracovní toky procesů: Elektronizace a automatizace navíc přispěje k zefektivnění dalších procesů jako: zpracování faktur, správa smluv apod.

Minimalizace chyb v datech

Elektronické řízení ISO firemní dokumentace probíhá bezpečně v centralizovaném systému, díky čemuž prosadíte stejné procesy a postupy v každé části firmy. 

Manažeři a další vedoucí pracovníci tak mají přístup ke všem předchozím i aktuálním verzím důležitých firemních dokumentů. Uplatní tak dodržování potřebných úkolů, termínů, lhůt, zvýší zodpovědnost a eliminují chybovost. 

Bezpečný a dokonalý tok dat

Přístup k citlivým a důvěrným firemním dokumentům mají jen oprávněné osoby. Ovládání přístupu a povolení pro zaměstnance patří mezi významné aspekty řízení shod a verzí stejně jako rozhodující prvek procesů spojených se schválením, vydáním a rozdělováním rozhodujících informačních prostředků. 

Nastavená povolení přístupu směřují ke snížení chyb a omylů, které jinak vznikají při používání neaktuální či nesprávné ISO firemní dokumentace. 

Veškerý obsah na jednom místě

Předpisy, ISO standardy a další regulační směrnice vyžadují, aby vedoucí pracovníci spravovali verze, kontrolovali přístupy zaměstnanců a zaváděli odpovídající změnové řídící postupy u firemních dokumentů. 

Systémy řízení jakosti bez integrovaných procesů řízení firemní dokumentace mohou uvést podniky do konkurenční nevýhody a významně zvýšit riziko nedodržení standardů a souvisejících předpisů.

Elektronický systém řízení ISO firemní dokumentace poskytuje centrální organizování a sledování důležitých dokumentů a procesů. 

Dodržování standardů jednoduše

Přestupky proti postupům a s tím související nápravná opatření, posouzení rizik, audity a reklamace ze strany zákazníků ‒ toto vše zvyšuje nezbytnost ustanovení uzavřené smyčky procesů pro řízení jakosti a požadavků na shodu dokumentace a na to navazující problémy a události. 

Nastavení jednotného řízení ISO firemní dokumentace usnadňuje provádění auditů zaměřených na jakost a dodržení shody, rozšiřuje spolupráci, optimalizuje hodnotu existujících zdrojů a pohání účinnost firmy.