Používáte ve firmě tradiční postupy ručního vedení ISO firemní dokumentace? Trápí vás chybovost a značná neefektivita? Přesvědčte se o tom, že s ruční správou v dnešní době neobstojíte. Přečtěte si argumenty, které jasně mluví pro správu elektronickou.
Účinné řízení ISO firemní dokumentace je v současnosti pro firmy rozhodující. Manažeři se na ni spoléhají kvůli bezproblémovému zajištění provozních operací – v průmyslových podnicích například od detailních plánů, schémat procesů, standardních provozních postupů až po manuály apod.
Tradiční postup ručního řízení firemní dokumentace je náchylný na:
Ve firmách s efektivní elektronickou správou ISO firemní dokumentace dokumentace je zajištěný hladký chod a:
1. Vysoká úroveň kvality: Dodržování všech standardů znamená nejen efektivní provoz, ale kvalitativní posun výše.
2. Zvýšení zisku: Díky snížení rizik, chybovosti a plnění závazků podpoří firma své dobré jméno. A zákazníci si vybírají firmy, které mají “zvuk”.
3. Řízení firemní dokumentace napříč organizací: Profesionální systém na elektronickou správu firemní dokumentace dovoluje řídit a spravovat důležité dokumenty a související firemní procesy v rámci celé organizace.
4. Integrace do jiných podnikových systémů: Začleněním do systémů jako DMS, ERP či účetních systémů získáte přehledné rozhraní pro vyhledávání, prohlížení, úpravu a kontrolu firemních dokumentů.
5. Efektivní pracovní toky procesů: Elektronizace a automatizace navíc přispěje k zefektivnění dalších procesů jako: zpracování faktur, správa smluv apod.
Elektronické řízení ISO firemní dokumentace probíhá bezpečně v centralizovaném systému, díky čemuž prosadíte stejné procesy a postupy v každé části firmy.
Manažeři a další vedoucí pracovníci tak mají přístup ke všem předchozím i aktuálním verzím důležitých firemních dokumentů. Uplatní tak dodržování potřebných úkolů, termínů, lhůt, zvýší zodpovědnost a eliminují chybovost.
Přístup k citlivým a důvěrným firemním dokumentům mají jen oprávněné osoby. Ovládání přístupu a povolení pro zaměstnance patří mezi významné aspekty řízení shod a verzí stejně jako rozhodující prvek procesů spojených se schválením, vydáním a rozdělováním rozhodujících informačních prostředků.
Nastavená povolení přístupu směřují ke snížení chyb a omylů, které jinak vznikají při používání neaktuální či nesprávné ISO firemní dokumentace.
Předpisy, ISO standardy a další regulační směrnice vyžadují, aby vedoucí pracovníci spravovali verze, kontrolovali přístupy zaměstnanců a zaváděli odpovídající změnové řídící postupy u firemních dokumentů.
Systémy řízení jakosti bez integrovaných procesů řízení firemní dokumentace mohou uvést podniky do konkurenční nevýhody a významně zvýšit riziko nedodržení standardů a souvisejících předpisů.
Elektronický systém řízení ISO firemní dokumentace poskytuje centrální organizování a sledování důležitých dokumentů a procesů.
Přestupky proti postupům a s tím související nápravná opatření, posouzení rizik, audity a reklamace ze strany zákazníků ‒ toto vše zvyšuje nezbytnost ustanovení uzavřené smyčky procesů pro řízení jakosti a požadavků na shodu dokumentace a na to navazující problémy a události.
Nastavení jednotného řízení ISO firemní dokumentace usnadňuje provádění auditů zaměřených na jakost a dodržení shody, rozšiřuje spolupráci, optimalizuje hodnotu existujících zdrojů a pohání účinnost firmy.
Nová verze DOCU-X je tady! Za účelem představení nového, moderního a funkcemi nabitého DMS jsme pro stávající zákazníky připravili v Praze a Brně snídaňové setkání. Podívejte se, jak to na akcích…
Brzdí vás ruční zadávání dat z dokumentů do podnikového systému? Hledáte automatické řešení pro vytěžování? Zjistěte, jak vybrat kvalitní OCR program, co všechno by měl umět a jaké to má pro firmu…
Víte, jaký je rozdíl mezi zálohovaným a archivovaným dokumentem? Jakým zákonům podléhá archivace dokumentů? A proč si dát na správu dokumentů ve firmě velký pozor? Dozvíte se v článku.