Jak na řízení dokumentace ve firmě?
S dokumenty se to ve firmě jenom hemží. Jak je zkrotit tak, abyste se v nich vyznali? Vystačíte si ještě s papírovým řízením? Nebo je lepší využít elektronický systém pro správu dokumentů?
2.6.2021
Proč řešit evidenci došlé pošty? I pro malý podnik znamená chybné vyřízení velké lapálie…
Ztrácíte přehled o přijaté elektronické i papírové poště? Zabírá vám její zpracování neúnosný počet hodin? Netušíte, kde se přesně nachází přijatý dokument, když potřebujete jeho data? Nejvyšší čas zamyslet se nad systémem pro evidenci došlé pošty.
Každé ráno vyzvednou dopisy ze schránky. Omrknout e-maily, roztřídit je. Zjistit typ dokumentu, který je v příloze. Najít správnou osobu, která má za došlou poštu zodpovědnost…
Při práci s papírovou i elektronickou došlou poštou má toho příslušný pracovník spoustu starostí. Je zcela běžné, že může dojít ke ztrátě přiložených dokumentů, zatoulání celého dopisu, zpoždění vyřízení.
Lidské chybě se zkrátka nevyhnete.
Příjem došlé pošty je tak kritickým okamžikem, při kterém snadno dojde k problému. Ten může mít někdy pro firmu i nedozírné následky.
Řešením je digitalizace a evidence došlé pošty a zavedení automatizovaných procesů, které jednoznačně vyloučí lidský chybující faktor.
Začněte u vstupu došlé pošty do firmy a ulevíte celé firmě
Systémy pro evidenci došlé pošty dokáží zpracovat veškeré formy dokumentů. Uloží ji v elektronické podobě, rozdělí dokumenty do požadovaných složek.
Došlá pošta se tak nikde netoulá, neztrácí se. Dostane se elektronicky k příslušným zaměstnancům, čímž výrazně zvýšíte rychlost práce a podpoříte bezpečnost dokumentace.
A když je například potřebný audit?
Centrálně uložená došlá pošta, data a dokumenty usnadní jejich třídění a zpětné vyhledávání, například podle data, odesílatele… Zpřehledníte veškerou administrativu včetně evidence smluv, zpracování faktur či řízení objednávek.
Padnoucí řešení evidence došlé pošty pro firmu znamená jednoduchost a efektivitu
Na trhu existuje spousta řešení, která se zabývají evidencí došlé pošty. Doporučujeme vybrat profesionálního dodavatele, který vám nabídne řešení s širokým záběrem.
Důležité například je, aby systém pro evidenci došlé pošty uměl pracovat s různými druhy korespondence, flexibilně pracoval ve spojení s dalšími vnitropodnikovými systémy, dokázal pracovat s přístupovými oprávněními, automaticky notifikoval a umožňoval individuální nastavení.
Když se implementace povede, čekají na vás jenom benefity:
- Zvýšení efektivity zpracování došlé pošty.
- Snížení nákladů na zpracování dokumentů.
- Řízená distribuce došlé pošty na příslušná místa.
- Automatické zařazování do spisů.
- Zjednodušené vyhledávání.
- Zvýšení bezpečnosti dokumentů.
Vše, co potřebujete vědět o digitalizaci dokumentů
Co je to digitalizace dokumentů? Jak přispěje k efektivnějšímu chodu firmy? Jak se do digitalizace dokumentů pustit? Přečtěte si vše podstatné, co potřebujete vědět.
11.11.2021
Co je to řízená dokumentace a jak efektivně na to?
V každé firmě a organizaci vznikají denně desítky až tisíce dokumentů. Proto je nezbytně nutné, aby tyto dokumenty podléhaly řízení. Co je to vlastně řízená dokumentace, jak by měla probíhat a jaké k…
8.1.2024
