10 výhod DMS software, které jsou pro každou firmu zásadní

Pokud váš byznys závisí na řadě důležitých dokumentů a záznamů, může být pro vás zásadní mít v nich pořádek. Proto byste měli zbystřit a prozkoumat všechny výhody DMS software. 

DMS software umožňuje rychle a snadno poskytnout zaměstnancům, zákazníkům a prodejcům informace, které potřebují, a snížit tak neefektivitu práce při plnění obchodních cílů.

Náklady na skladování papírových dokumentů rostou přímou úměrou s jejich počtem. Musíte mít ve firmě dost místa pro pro kartotéky, krabice, skříně… Podle jednoho amerického průzkumu prý fyzické uložení papírů zabírá cca 15 % kancelářského prostoru. 

S využitím DMS software se uchování dokumentů vůbec prostoru vůbec nedotkne. Všechny zůstanou v digitalizované podobě a firma většinu papírů nemusí vůbec řešit. 

Fyzické skladování dokumentů je nejen drahé, ale také riskantní. Požár, povodeň, zemětřesení nebo jiná katastrofa může zničit cenná data, která ve firmě roky schraňujete. 

Elektronickým ukládáním dokumentů s DMS software, zejména cloudového a se tomuto problému vyhnete. A data snadno ochráníte.

Sami nejspíš dobře víte, jaká je to s papírovými dokumenty práce. Dokazují to také průzkumy. Podle studie Nintex má 49 % zaměstnanců problém s dohledáváním dokumentů a 43 % se sdílením dokumentů. To je hodně velká neefektivita práce. 

DMS software zjednodušuje správu a řízení dokumentů. Tím šetří hodiny práce. V DMS software je navíc možné jednoduše hledat potřebná data. Zaměstnanci tak získají čas na důležitější úkoly. 

Znáte to, když si ve firmě přehazujete upravovaný dokument tam a zpátky? Pak už nevíte, jaká verze je správná a kterou schválit. Kvalitní DMS software dokáže sledovat úpravy dokumentů. V historii dokumentu snadno dohledáte všechny změny a získáte vždy přístup k nejnovější verzi.

Pokud ve firmě pracujete ve větší míře s papírovými dokumenty, nastává potíž s dostupností. Zvlášť v době, kdy spoustu lidí pracuje na home office nebo remote. Pokud máte například externího dodavatele služeb z jiného města, těžko bude do firmy jezdit kvůli každému dokumentu. Ani jiní zaměstnanci nemají čas na dohledávání a skenování. 

DMS software funguje jako správce souborů. Každý, kdo potřebuje mít přístup k dokumentu, má ho. Odkudkoliv, v jakoukoliv dobu. Nemusí čekat, až mu ho někdo jiný dodá.

Každá firma musí chránit data, jako jsou například čísla kreditních karet, zdravotní záznamy, adresy apod. Pokud jsou dokumenty sdíleny s větším počtem zaměstnanců, je důležité zabezpečení. 

DMS software je i v tomhle případě neocenitelný. Podle potřeby můžete omezit přístup k dokumentům. A kdykoli zjistit, kdo dokument zobrazil nebo upravil.

Ono to zní jako velké klišé. Jenže ve skutečnosti to tak je. Například firma ASEKOL po zavedení OCR a DMS software šetří ročně více než 210 000 Kč. To nemluvíme o tom, kolik mají zaměstnanci času navíc na jiné úkoly. 

Digitalizace účetnictví je pro firmy zásadní. S tím je spojené využití nejen OCR programů pro vytěžování dat, ale také DMS software. Díky tomu získáte robustní nástroj, který si poradí nejen se správou účetních dokladů, ale také všech dokumentů ve firmě. 

Nemusíte tak využívat několik úzce zaměřených aplikací, ale jedno efektivní řešení, jakým DMS software bezesporu je.

DMS software zjednodušuje vyhledávání, protože umožňuje zaměstnancům přístup k tomu, co potřebují, prakticky odkudkoli pomocí jednoduchého vyhledávání. A v závislosti na systému, který si vyberete, můžete do každého dokumentu přidat metadata a tagy, aby byl proces vyhledávání mnohem jednodušší.

Představte si situaci, kdy si zaměstnanci přehazují papírové dokumenty. Zmatek nad zmatek. S DMS software mohou lidé z různých oddělení sdílet dokumenty a pracovat na nich společně s minimálním úsilím. 

Například někdo z marketingu může snadno poslat e-mailem fakturu kolegovi z účetnictví. Účetní může fakturu uhradit a poté doklad označit jako „uhrazenou“, aby každý věděl, v jakém stavu je.