Digitalizace účetnictví. Proč je pro firmu důležitá?

Účetnictví prošlo v posledních letech výrazným vývojem. Ruční zadávání dat do počítače pomalu nahrazuje digitalizace účetnictví. Některé firmy se sice ještě kloní ke starým přístupům. Každá však dříve nebo později zjistí, že je digitalizace účetnictví nevyhnutelná. 

Nejde jen o to, že digitalizace účetnictví firmě ušetří čas a peníze. Ale taky o to, že samotní zákazníci si začínají zvykat na určitý komfort.  Chtějí mít přístup k datům, vyžadují personalizaci, informace v reálném čase a nadstandardní zákaznický servis. Toho je možné dosáhnout pouze digitalizací účetnictví. 

A abychom vám dokázali, že je digitalizace účetnictví výhodná, můžete si pustit případovou studii společnosti ASB.

Digitalizace účetnictví přichází na přetřes, pokud firma řeší čím dál tím větší problémy s vedením účetnictví. Těch může být celá řada, vybrali jsme několik příkladů: 

• Dokumenty je nutné řešit jen v papírové podobě, což je nevýhodné a zdlouhavé. To znamená, že je musí někdo naskenovat, kopírovat, základat do šanonů a archivovat v papírové podobě. 
• Účetní doklady musí zaměstnanec předávat účetní po jednom nebo posílat klasicky poštou. 
• Neexistuje osoba, která by měla na starosti všechny účetní dokumenty. 
• Často se stává, že účetní doklady chybí. Není jasné, kdo má za ně zodpovědnost. 
• Při schvalování dokladů dochází k extrémním časovým prodlevám.  

Pokud vám tenhle (ne)systém něco připomíná, digitalizace účetnictví se nabízí.

Digitalizace účetnictví, to není jenom faktura v počítači ve formátu PDF. Digitalizace účetnictví je proces, kdy jsou doklady převedeny do elektronické podoby, a pak se s nimi digitálně pracuje. Schvalování, účtování a archivování probíhá s využitím systému pro správu dokumentů. Díky digitalizaci účetnictví je tak zaručený okamžitý přístup k datům a dokonalá kontrola nad procesem. 

Digitalizaci účetnictví bychom mohli shrnout do čtyř kroků. 

Digitalizace účetnictví a shromažďování dat

Pokud se bavíme o skutečné digitalizaci účetnictví, je nutné mít veškeré doklady na jednom místě. A ani nezáleží na tom, jestli vám klienti nebo dodavatelé posílají faktury nebo jiné účetní doklady e-mailem nebo poštou. Většina společností se spoléhá na cloudová úložiště. Doklady je možné nahrát nebo s nimi pracovat dále, ať už je pověřený zaměstnanec kdekoliv. 

Vytěžování dat. Alfa a omega digitalizace účetnictví

Pokud byste pouze nahráli doklady na disk, nemůžeme hovořit o digitalizaci účetnictví. Ta funguje teprve v případě, když dochází k napojení systému, který automaticky vytěžuje data a dokáže se následně postarat o schvalování a zpracování. 

K tomu slouží OCR programy, které dokáží automaticky číst data z účetních a dalších dokumentů. Účetní tak nemusí data přepisovat ručně. Chybovost je minimální a časová úspora je značná. 

Schválení a zaúčtování účetních dokladů

Díky digitalizaci účetnictví je možné doklady  jednoduše upravovat, přiřazovat jim zakázky nebo platební priority. Samotný proces schvalování má pak obvykle několik úrovní, práci lze rozdělit mezi více lidí. Ve chvíli, kdy schválíte elektronický doklad, automaticky se zaúčtuje do synchronizovaného účetního systému.

Kvalitní systémy pro vytěžování a elektronickou správu dat je možné snadno propojit s účetními systémy, jako jsou Pohoda, Helios, Money, Abra a další. 

Díky tomu pověřený zaměstnanec přes ví, v jaké fázi se účetní doklady nachází. 

Poslední krok digitalizace účetnictví, archivace

Už není nutné chodit s doklady do kartotéky. Digitalizace účetnictví znamená, že se doklady automaticky uloží k dlouhodobé archivaci. Všechny dokumenty jsou označeny kvalifikovanými časovými razítky a podpisy pro účely auditu. Kdykoliv je určitý doklad nutné vyhledat, jde to velmi snadno. 

Výhody digitalizace účetnictví se prolínají celou společností, od zaměstnanců pro zákazníky. Vzhledem k pokroku v účetní technologií je možné například doklady digitálně podepisovat nebo je komentovat v reálném čase. 

Digitalizace účetnictví znamená efektivnější chod firmy

Digitalizace účetnictví integruje kritické procesy, systémy a analýzy. To firmám umožňuje pohodlně komunikovat se zákazníky a zároveň obsluhovat větší zákaznickou základnu prostřednictvím rychlejších a efektivnějších operací.

Díky digitalizaci účetnictví se firmy mohou vyhnout sankcím

Digitalizované účetnictví pomáhá firmám vyhnout se případným sankcím nebo postihům, které mohou vzejít například z auditů. Ve skutečnosti nebylo organizování finančních dat, jejich analýza a sledování výkonnosti podniku nikdy jednodušší.

Značná úspora času při vytěžování dat a elektronické správě dokladů

Ušetřený čas spojený s ručním zadáváním dat a nižší náklady na zpracování faktur jsou zcela zásadním benefitem. Například společnost ASEKOL ušetřila digitalizací účetnictví 210 000 Kč ročně. Dokumenty jsou přístupné pověřeným osobám kdykoli a odkudkoli. Nezáleží, zda máte interní účetní oddělení, jste účetní firma nebo účetnictví outsourcujete.

Digitalizace účetnictví šetří místo a životní prostředí

Všechny účetní doklady jsou uložené v digitální podobě. Zbavíte se papírů a snížíte nároky na skladování. Současně se snižují náklady na tisk a spotřeba kancelářského papíru. 

Nejjednodušším řešením pro digitalizaci účetnictví jsou různé cloudové aplikace. Na trhu jich najdete hned několik. Problém je v tom, že jsou úzce zaměřené pouze na účetnictví. 

Pokud se potýkáte s nárůstem faktur, může zdát aplikace pro digitalizaci účetnictví šikovným nástrojem. Jenže firma není přeci jenom o fakturách. Je nutné zpracovat další doklady, jako jsou ISO dokumenty, směrnice, došlá pošta apod. Jakmile ale potřebujete něco změnit, nejde to. Aplikaci se musíte přizpůsobit. 

Mnohem výhodnější je proto rovnou se spolehnout na document management system, tedy DMS. Jde o platformu, se kterou můžete efektivně spravovat jakýkoliv typ dokumentů a lze ji přizpůsobit jakémukoliv procesu. Tady se dozvíte víc.