Digitalizace účetních dokladů –⁠ účtujte efektivně bez přepisování faktur

Pod pojmem digitalizace účetních dokladů si můžete představit spoustu věcí, například prosté naskenování přijaté faktury. Ale to přeci jenom není to, co hledáte. Digitalizace účetních dokladů vypadá přibližně následovně. 

Shromáždění účetních dokladů, které potřebujete digitalizovat

Nejprve bychom rádi zdůraznili, že digitalizace účetních dokladů je proces, který probíhá kontinuálně. Pokud ale s digitalizací účetnictví začínáte, je třeba nashromáždit doklady. Spoustu dokladů koluje v digitální podobě. Jestliže se k vám ale doklady dostanu ve fyzické firmě, je vhodné je uchovávat na jednom místě. V ideálním případě rovnou digitalizovat. 

Vytěžování dat z účetních dokladů

Dřív bylo nutné všechny doklady ručně přepisovat do účetního programu. A u některých firem se tohle děje doposud. Jde o velmi neodbornou činnost, která zabírá účetním příliš mnoho času a zapříčiňuje neefektivní využívání kapacit účetních. 

Dnes však existují spolehlivé programy pro automatické vytěžování dat z účetních dokladů. Ty dokážou přenést data přímo do účetní aplikace. Účetní tak neprovádějí zbytečnou administrativní činnost, ale soustředí se přímo na kontrolu správnosti dat a finální zaúčtování dokladů.

Schvalování a účtování digitalizovaných dokladů 

Digitalizace účetních dokladů má velký přínos v jednoduchém a plně digitalizovaném workflow účetních dat. V praxi to znamená, že si fakturu nemusíte stokrát posílat tam a zpět e-mailem. Schvalování dokladů může probíhat zcela elektronicky, ať už je účetní nebo zodpovědná osoba za schvalování kdekoliv. 

Teprve po schválení se doklad dostává k účetním pro zaúčtování. Obrovskou výhodou pro management je tak naprostý a okamžitý přehled o nákladech, které se do firmy dostávají, a možnost ovlivnit, zda budou zaúčtovány (a stanou se součástí účetnictví) či nikoliv.

Archivace digitalizovaných účetních dokladů

Povinnosti daňových a podnikatelských subjektů spojené s archivací upravuje celá řada českých zákonů. Legislativa upravující archivaci účetnictví přichází s různě dlouhými lhůtami pro různé typy dokladů či firemních písemností. Zde se dočtete víc. 

Zákon zároveň vyžaduje, aby bylo prokazatelné, že s doklady po jejich vzniku nikdo nemanipuloval. A pokud ano, aby bylo zaznamenáno kdo, kdy, jak a proč. Zkrátka, aby daňový subjekt měl k dispozici kompletní auditní stopu (kompletní historii, chcete-li) každého dokladu. A to digitálně archivovanými účetními doklady není žádný problém.

Výhod digitalizace účetních dokladů je celá řada. Úspora nákladů, času a snížení nákladů. Abychom tady ale pouze neteoretizovali, nabízíme vám k prozkoumání případovou studii, která má největší vypovídací hodnotu.

Co se týče digitalizace běžných účetních dokladů, ta není v rámci účetní a daňové legislativy upravena způsobem, který by odrážel současné technologické možnosti. České zákony jsou v tomhle ohledu poměrně zastaralé. Pro postup digitalizace účetních dokladů tak neexistují jednoznačná pravidla. 

Zákonná pravidla jsou však uvedena především v zákoně o účetnictví a v zákoně o DPH. Například § 34, 35 a 35a zákona, který upravuje způsob zajištění věrohodnosti původu, neporušitelnosti obsahu a čitelnost daňových dokladů v listinné i elektronické podobě. 

Jednoduše je možné dostupné zákonné požadavky shrnout tak, že archivace původně papírových účetních dokladů pouze v elektronické podobě je možná při vhodném nastavení interních procesů při skenování dokladů.

Při digitalizaci účetních dokladů byste měli brát zřetel na:

• Identifikace zaměstnance, který provádí převod dokladu do elektronické podoby a porovnání shody originálního dokladu s naskenovanou verzí. 
• Doložení neporušenosti obsahu digitálně zpracovaného účetního dokladu.
• Vytváření spolehlivé auditní stopy o celém procesu digitalizace účetních dokladů. 
• Důsledná archivace předmětného naskenovaného dokladu.

Z pohledu firemních procesů a legislativy tak nelze považovat obyčejné vyfocení nebo naskenování faktury za digitalizaci účetního dokladu. Jednak jde o efektivitu práce a také o zákony. 

Pro digitalizaci účetních dokladů je nutné dostatečné technologické a procesní zabezpečení. Jinak se vystavujete riziku, že například špatně archivovaný doklad nepřijme správce daně. 

Pokud se tedy rozhodnete pro digitalizaci účetních dokladů, doporučujeme postupovat obezřetně a ideálně se zkušeným a profesionálním dodavatelem. 

Promyslete to. Jak jsme uvedli výše, pod digitalizací účetních dokladů si můžete představit cokoliv. Aby digitalizace fungovala úspěšně, je vhodné vybrat komplexní řešení. 

Častou chybou je výběr jednoduché účetní aplikace, které vám ale za pár měsíců přestane stačit. A vy musíte hledat další a další řešení. O tom jsme psali tady.