Využíváte ve firmě datovou schránku? Dokážete ji uplatnit naplno?

datova-schranka

Pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku je zřízení datové schránky zákonnou povinností. Jako majitelé společnosti ji stoprocentně máte založenou. Používáte však všechny možnosti, nebo ji prostě jen “máte”? Nebo jako podnikající fyzická osoba o založení uvažujete?

Jakmile založíte firmu, automaticky dostanete od České pošty dopis s přihlašovacími údaji o firemní datové schránce. 

Je to primárně z toho důvodu, že veřejná správa chce mít při komunikaci s firmami jistotu, že všechny písemnosti dostanou adekvátní osoby, které jsou oprávněné jednat za společnost. Dalo by se říci, že datová schránka nahrazuje klasické dopisy s “pruhem”. 

Žádná firma se tak nemůže vymlouvat na to, že zásilka nebyla doručena do sídla firmy, nebo na jinou adresu. 

Takhle to vypadá, že datové schránky slouží pouze pro orgány veřejné moci. Ale i firmy z datových schránek můžou těžit.

V čem tkví největší výhody datových schránek

Úspora času: Není třeba chodit na poštu kvůli každému úřednímu dokumentu a vystávat nekonečné fronty. Datová schránka udělá práci za vás. 

Snížení nákladů: Díky datové schránce ušetříte také na nákladech spojených s listovními službami. 

Zplnomocnění: Máte možnost zplnomocnit člověka, která získá přístup do datové schránky

Výběr pošty kdekoliv: I když si zrovna hovíte na Kanárech, můžete si přečíst důležité dokumenty v datové schránce(jistě oceníte).

Nevýhody, které majitelům datových schránek mírně svazují ruce

Vyzvednutí do 10 dnů: Povinnost vyzvednutí dokumentu z datové schránky máte do 10 dnů. Pokud však máte zplnomocněnce, není to až takový problém. 

Jedna datová schránka pro jednu firmu: I velké kolosy si bohužel musí vystačit s jednou datovou schránku, což je velmi nepraktické při objemu dokumentů, které do velkých firem směřují. 

Neplacená verze bez archivace: Využíváte-li neplacenou variantu datové schránky, soubory jsou automaticky smazány do 90 dnů.

Nevýhody vyváží šikovné aplikace pro správu datové schránky

Připojením DMS systému na datovou schránku s klidem vynulujete všechny nevýhody datových schránek. Dokážete se připojit, stáhnout obsah, zjistit, komu je dokument adresovaný i automaticky přeposlat příjemci a archivovat.